5 Wege, wie Covid-19 die Art und Weise verändert hat, wie Konferenzen Video- und Präsentationsinhalte sammeln

von Jim Donnelly | 5. Mai 2021

Mark Teeple von Web Summit beschreibt die Umwälzungen, die Covid-19 im Veranstaltungs- und Konferenzgeschäft verursacht hat, mit sieben einfachen Worten...

"Es war eine wirklich große Umstellung", erklärt der Executive Producer (Broadcast) des in Dublin ansässigen Veranstaltungs- und Konferenzunternehmens, das für die Ausrichtung der die weltgrößte Technologiekonferenz (zusammen mit anderen Großveranstaltungen wie Kollisiondie am 20. April in Toronto stattfand, und die Kuala Lumpur's RISE). Zu den Rednern gehören unter anderem Ryan Reynolds, Fidji Simo, Leiter der Facebook-App bei Facebook, und Malala Yousafzai.

"Wir waren es gewohnt, dass Leute und Lieferanten vor Ort waren, um viele kleine Probleme zu lösen, von denen wir wussten, dass sie auftauchen, die aber nicht unbedingt eingeplant werden mussten", fügt Teeple hinzu. "Vor allem, wenn man eine Veranstaltung von der Größe und dem Umfang von Collision oder Web Summit hat, ist eine Planung in diesem Umfang unmöglich. 

Teeple arbeitet mit den Produktionsteams des Unternehmens zusammen, um Videoinhalte für jede Konferenz zu generieren und Videoinhalte von den Vortragenden zu erhalten. Letzteres ist eine besonders wichtige Funktion bei virtuellen Konferenzen - die letzten Web Summit-Konferenzen wurden, wie die meisten großen Veranstaltungen auf der ganzen Welt, 2020 und 2021 vollständig virtuell abgehalten, da die Pandemie Geschäftsreisen und persönliches Networking zum Erliegen brachte. Stillstand

Leere Konferenzstühle, da persönliche Veranstaltungen im Jahr 2020 zum Erliegen kamen

Das hat sich massiv auf die gesamte Branche ausgewirkt: Nach Angaben von UFI.orghat die Veranstaltungs- und Konferenzbranche durch die Pandemie rund $16,5 Mrd. USD verloren. 

Doch während die meisten Veranstaltungsprofis positiv bleiben dass 2021 wieder persönliche Veranstaltungen stattfinden werden - und wenn die diesjährige Oscar-Verleihung Das bedeutet jedoch nicht, dass das Zeitalter der virtuellen Veranstaltungen ein völliger Reinfall gewesen ist. Rund um Zweidrittel der von EventMB befragten Veranstaltungsexperten geben an, dass sie nach der Pandemie weiterhin hybride Veranstaltungen (teils virtuell, teils persönlich) durchführen werden. Und 71 Prozent der befragten Planer gaben an, dass sie weiterhin eine digitale Strategie anwenden werden, "um ihr virtuelles Publikum aufrechtzuerhalten", sobald die persönlichen Veranstaltungen wieder aufgenommen werden.

In der Tat haben viele Shows - darunter Web Summit, Collision und RISE - in der virtuellen Welt Erfolg gehabt. Und warum auch nicht? Virtuelle und sogar hybride Veranstaltungen können mehrere Vorteile haben, darunter niedrigere Gemeinkosten, eine geringere CO2-Bilanz und in einigen Fällen sogar eine höhere Teilnehmerzahl. 

Sie zwingen die Produktions- und Videoteams von Event-Organisationen, ihre Arbeitsabläufe anzupassen - von der Handhabung der Redner über den Empfang großer Videodateien für Präsentationen bis hin zur Planung, die für einen reibungslosen Ablauf der Show erforderlich ist. 

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Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie sich Veranstaltungen und Konferenzen an das virtuelle Zeitalter angepasst haben - und wie sie sich auch in Zukunft weiterentwickeln werden.

1. Prägnanterer Inhalt.

Virtuelle Veranstaltungen stellen manchmal eine größere Herausforderung dar, da die Teilnehmer nicht wie ein gefesseltes Publikum in einem Konferenzraum versammelt sind, sondern diesen einfach verlassen können, wenn etwas Interessanteres kommt (oder wenn sie bei der Arbeit beschäftigt sind). Die Inhalte sollten dementsprechend zugeschnitten sein - denken Sie an kurze, spritzige Videosegmente, die den Wert schnell veranschaulichen, im Gegensatz zu einstündigen Präsentationen mit superdetaillierten Folien. "Es ist wichtig, sich kurz zu fassen und zu überlegen, wie die Redner so schnell wie möglich auf den Punkt kommen können". sagt James Mulvey von Hootsuite in Forbes.
 

2. Keine Einreichung von Inhalten in letzter Minute mehr.

Das passiert bei jeder persönlichen Veranstaltung: Ein Redner stürmt in letzter Minute mit einem USB-Stick, der den Inhalt seiner Präsentation enthält, zum A/V-Pult, um auf die Bühne zu gehen. Das ist bei virtuellen Konferenzen einfach nicht möglich, da diese eine viel detailliertere Planung erfordern und oft eine Kombination aus Live- und aufgezeichneten Videos beinhalten, die lange im Voraus vorbereitet und einsatzbereit sein müssen.

"Der Satz, den ich intern gerne verwende, lautet, dass wir zum ersten Mal hundertprozentig fertig sein müssen, bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt", erklärt Teeple. "Alles muss fertig sein, bevor ein Teilnehmer auftaucht. Das ist eine große Umstellung für jeden Veranstaltungsproduzenten. Wir sind es gewohnt, mit Last-Minute-Buchungen und Änderungen bis zum Beginn der Veranstaltung umzugehen, aber bei virtuellen Veranstaltungen können wir nichts ein- oder auslagern, und im Grunde sind wir 24 Stunden im Voraus zu hundert Prozent festgelegt. Wenn der Inhalt nicht fertig ist, wird er nicht gespielt."

 

3. Der erste (Online-)Eindruck ist alles.

"Bei digitalen Veranstaltungen ist der Inhalt König, und das Design ist die Königin. Achten Sie auf das Erlebnis, das Sie den Menschen bieten". sagt Dianne Semark von Hootsuite. Das gleiche Prinzip gilt für die Referenten der Veranstaltung, und Teeple sagt, dass die erste Interaktion eines jeden Web Summit-Referenten die Website ist, die sie zum Hochladen von Inhalten verwenden müssen. "Das ist in der Regel eines der ersten Dinge, die sie erleben - das Einreichen eines Videos oder einer Präsentation, indem sie die URL aufrufen, um ihre Inhalte hochzuladen", erklärt er und fügt hinzu, dass viele Vortragende in der Covid-19-Ära ihre eigenen Präsentationsvideos zu Hause produzieren.

"Unsere Fähigkeit, das Hochladen von Dateien professionell zu gestalten, ist wirklich wichtig."


Web Summit verwendet MASV-Portale - fast 250 MASV-Portale, die gleichzeitig laufen, um ihre vielen Inhaltsströme getrennt und organisiert zu halten - um große Videodateien von ihren Dutzenden von Rednern für mehrere Veranstaltungen zu sammeln. Jedes MASV-Portal verfügt über ein individuelles Branding, Farben und Nachrichten, die der Konferenz und der Funktion entsprechen, mit der es verbunden ist. "Diese Flexibilität beim Branding der einzelnen Portale ist überraschend wichtig", fügt er hinzu. "Es ist eine nahtlose Erfahrung."

 

4. Ein Tool zur Übertragung großer Dateien ist jetzt eine Notwendigkeit.

Veranstaltungs- und Konferenzteams mussten schon immer Dateien im Voraus empfangen. Virtuelle Veranstaltungen werden jedoch durch termingebundene Videoinhalte, sowohl aufgezeichnet als auch live, vorangetrieben, was eine zuverlässige, schnelle Übertragung großer Dateien zu einem unverzichtbaren Tool für Konferenzproduktionsteams gemacht hat. Die Durchführung einer großen Konferenz mit Dutzenden von hochkarätigen Rednern bedeutet die Produktion und den Empfang von Tausenden von einzelnen Assets, wobei jedes Asset oft mehrere RAW-Dateien enthält. Um möglichst effektiv zu sein, sollten Lösungen für die Übertragung großer Dateien so schnell und zuverlässig wie möglich sein und keine Beschränkung der Dateigröße aufweisen.

 

5. Vereinfachte Arbeitsabläufe bei der Dateiübertragung sind ebenfalls wichtig.

Die schiere Menge an Dateien, die viele Veranstaltungsproduzenten von den Referenten erhalten, bedeutet, dass Workflows für die Übertragung großer Dateien für jeden einfach zu bedienen sein müssen - auch für technisch nicht versierte Personen. Teeple sagt Hochladen von Dateien per Drag-and-Drop und automatische Dateiübertragungen Die Umstellung auf Cloud-Speicher hat dazu beigetragen, dass Dutzende von mühsamen Schritten wegfallen. "Der Gedanke, einen hochkarätigen Redner zu bitten, die Datei hochzuladen, seine E-Mail einzugeben, den Code aus seiner E-Mail zu holen und all diese Schritte auszuführen, war für uns ein absolutes No-Go. Wir brauchten etwas, das per Drag-and-Drop funktioniert."

Die Abschaffung zeitaufwändiger Schritte ist auch ein Geschenk des Himmels für Videoredakteure und -produzenten, die oft mit Hunderten von Dateien pro Tag zu tun haben, meist unter Zeitdruck und - zumindest während der Pandemie - immer aus der Ferne. "Bei unserem ersten Remote-Zyklus (im letzten Jahr) luden die wichtigsten Teilnehmer ihre Dateien auf einen Dateitransferdienst hoch. Derjenige, der sie empfing, lud sie dann manuell herunter. Anschließend wurden sie erneut in einen Google Drive- oder Amazon-Bucket hochgeladen. Dann lud jemand diese Dateien erneut herunter und lud sie an einem anderen Ort wieder hoch. Und wenn der Redakteur sie dann erhielt, lud er sie erneut herunter, erstellte das bearbeitete Asset und lud es erneut hoch."

Es ist anstrengend, nur daran zu denken - aber Teeple sagt, dass die Nutzung des Dateitransferdienstes von MASV mit vereinfachten Workflows und automatischen Cloud-Integrationen fast "jeden einzelnen dieser Schritte" beseitigt hat. 

Trotz der massiven Unterbrechung ihres Geschäfts durch die Umstellung von persönlichen auf virtuelle Veranstaltungen sagt Teeple, dass viele dieser Änderungen "hundertprozentig bestehen bleiben" werden. Er sagt, sie werden weiterhin Übertragung großer Dateien sobald die persönlichen Veranstaltungen wieder stattfinden, was sogar in den bereits erwähnten Last-Minute-Situationen mit USB-Sticks hilfreich sein kann.

"Selbst wenn wir vor Ort sind und jemand mit einem USB-Stick kommt, können wir diese Datei mit einem großen Dateitransferprogramm auf den von uns verwendeten Cloud-Server hochladen. Das hilft, den gesamten Prozess so nahtlos wie möglich zu gestalten."

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