Wie MASV Portals einer globalen Konferenz hilft, Tausende von Videos pünktlich zu übertragen

von Ankit Verma | 11.6.2021

"Wenn ich Ihnen jetzt eine MASV-Portal-URL schicken würde, würden Ihre Inhalte direkt in das richtige Frame.io-Projekt hochgeladen und wären wahrscheinlich innerhalb einer Stunde fertig und einsatzbereit."

"Wenn ich Ihnen jetzt eine MASV-Portal-URL schicken würde, würden Ihre Inhalte direkt in das richtige Frame.io-Projekt hochgeladen und wären wahrscheinlich innerhalb einer Stunde fertig und einsatzbereit."

Der Kunde

Ein führendes Veranstaltungsunternehmen mit Sitz in Dublin, das einige der angesagtesten Technologiekonferenzen der Welt veranstaltet, darunter die jährliche "weltgrößte Technologiekonferenz" in Lissabon und Tokio. Weitere Veranstaltungen finden in Toronto und Kuala Lumpur statt. Bei jeder Veranstaltung treten hochkarätige Redner auf, darunter einige der größten Namen aus den Bereichen Technologie, Innovation und Menschenrechte. 

Wir sprachen mit einem Executive Producer des Unternehmens, der für die Produktion überzeugender Videoinhalte von jeder Veranstaltung sowie für den Empfang von Inhalten der Vortragenden (die unweigerlich große Videodateien enthalten) verantwortlich ist. Letzteres ist eine besonders wichtige Funktion im Zeitalter virtueller Konferenzen und dezentraler Arbeitsabläufe.

Die Herausforderung

Veranstaltungssaal mit einem großen Banner mit der Aufschrift imagine everything

Jedes Unternehmen, das Live-Events durchführt, stand 2020 vor ungeahnten Herausforderungen, so auch dieses Unternehmen. Der Produzent sagt, dass sich die größten anfänglichen Probleme mit virtuellen Konferenzen und Remote-Workflows auf die Planung und den Empfang von Präsentationsinhalten von Hunderten von Rednern konzentrierten.

"Der Satz, den ich intern gerne verwende, lautet, dass wir zum ersten Mal hundertprozentig fertig sein müssen, bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt."

Das bedeutet, dass keine Probleme mehr spontan behoben werden müssen oder die Inhalte eines Referenten 20 Minuten vor seinem Vortrag auf einem USB-Stick gespeichert werden müssen, wie es in der Welt der Live-Konferenzen häufig der Fall ist.

"Das ist eine große Umstellung für jeden Veranstaltungsproduzenten. Wir sind es gewohnt, mit Last-Minute-Buchungen und Änderungen bis zur Bühnenzeit umzugehen, aber bei virtuellen Veranstaltungen sind wir 24 Stunden im Voraus hundertprozentig abgesichert. Wenn der Inhalt nicht fertig ist, wird er nicht gespielt."

Laptop auf einem Schreibtisch mit einer virtuellen Besprechung auf dem Bildschirm

Foto von Brett Jordan auf Unsplash

Das bedeutet, dass keine Probleme mehr spontan behoben werden müssen oder die Inhalte eines Referenten 20 Minuten vor seinem Vortrag auf einem USB-Stick gespeichert werden müssen, wie es in der Welt der Live-Konferenzen häufig der Fall ist.

Das bedeutet, dass keine Probleme mehr spontan behoben werden müssen oder die Inhalte eines Referenten 20 Minuten vor seinem Vortrag auf einem USB-Stick gespeichert werden müssen, wie es in der Welt der Live-Konferenzen häufig der Fall ist.

Alternativen zur Dateiübertragung

Jede virtuelle Präsentation setzt sich aus Live- und aufgezeichneten Videoinhalten zusammen, die oft mehrere große RAW-Dateien enthalten. Das Unternehmen probierte zunächst eine Handvoll anderer Dateiübertragungslösungen auf dem Markt aus, wie z. B. WeTransfer, waren aber mit der Leistung und Zuverlässigkeit nicht zufrieden.

"Die Idee, einen hochkarätigen Redner zu bitten, die Datei hochzuladen, seine E-Mail einzugeben, den Code aus seiner E-Mail zu holen und all diese Schritte durchzuführen - das war für uns ein No-Go. Wir brauchten etwas, das per Drag & Drop funktioniert."

Die Entwickler des Unternehmens schwenkten zunächst um und bauten schnell ihre eigene, firmeneigene Dateiübertragungslösung.

"Es funktionierte, sah aber nicht gut aus. Für uns war es der Beweis, dass wir ein Tool wie MASV brauchen.

Der Produzent sagt, dass das anfängliche Verfahren des Unternehmens für den Empfang und die Verwendung großer Videodateien nach der Umstellung auf virtuelle Medien unnötig kompliziert und zeitaufwändig war, was größtenteils auf die Beschränkungen der vorherigen Dateiübertragungssoftware zurückzuführen war.

"In unserem ersten Remote-Zyklus luden unsere Hauptteilnehmer ihre Dateien auf einen Dateitransferdienst hoch. Derjenige, der die Dateien erhielt, musste sie manuell herunterladen und dann erneut in den Cloud-Speicher hochladen. Dann lud ein Redakteur oder ein anderer Produzent diese Dateien erneut herunter, erstellte das bearbeitete Asset und lud es erneut in die Cloud hoch. Frame.io. Und am Ende haben wir die Daten erneut heruntergeladen, um sie in unser Planungstool zu laden und sie für die Veranstaltung zu sortieren.

Die Lösung

Fortschritte der masv-Portale

Das Unternehmen erkannte, dass es seine Inhaltserfassung und den Trichter für die Zusammenarbeit optimieren musste - und zwar schnell. Da das Unternehmen etwa zur gleichen Zeit mit dem Testen von MASV begonnen hatte, konnte es schnell eine Reihe von fast 250 MASV-Portale die gleichzeitig laufen, um verschiedene Projekte getrennt und organisiert zu halten.

Ursprünglich wollte man die API von Frame.io nutzen, um Dateien nach ihrem Eintreffen in verschiedene Projekte zu sortieren, doch aufgrund der schnell näher rückenden Termine musste sich das Unternehmen auf die Flexibilität von MASV Portals stützen, um die Dinge schnell zu erledigen.

"Wir waren in der Lage, sie [die Portale] fast sofort einzurichten", sagte er.erklärt der Produzent und fügt hinzu, dass die Portale auch nahtlos mit dem internen System zur Identifizierung von Inhalten des Unternehmens zusammenarbeiten.

    "Jede Projekt-ID in Frame ist die gleiche wie jedes Asset in der Produktion in unseren Projektmanagement-Tools, die gleiche wie die URL für das Portal, die gleiche wie die Cloud-Verbindungen."

    Jedes Portal ist mit dem Cloud-Speicher und den Frame.io-Konten des Unternehmens verbunden und mit einem eigenen Branding versehen, was bei hochkarätigen Rednern einen positiven ersten Eindruck hinterlassen hat. Die Projekt-IDs waren für alle Tools gleich, einschließlich Projektleitung Werkzeuge.

    "Unsere Fähigkeit, das Hochladen von Dateien professionell aussehen zu lassen, ist wirklich wichtig. Der Komfort, der dahinter steckt, ist einer der größten Vorteile, die wir in diesem Zyklus im Vergleich zu früheren Lösungen feststellen konnten. Es ist eine nahtlose Erfahrung."

    Die Ergebnisse

    Der Hersteller sagt, dass die verschiedenen MASV Integrationen mit Cloud-Software und -Diensten wie Google Cloud-Speicher, S3, Azurblau, Adobe Premiere Pro und Frame.io haben zu Zeiteinsparungen in einer Größenordnung geführt.

    "MASV kümmert sich einfach um die Dinge. Wenn ich Ihnen jetzt eine MASV-Portal-URL schicken würde, würden Ihre Inhalte direkt in das richtige Frame.io-Projekt hochgeladen und wären wahrscheinlich innerhalb einer Stunde fertig und bereit, mit der Arbeit zu beginnen. Jeder dieser Schritte (die ich vorhin erwähnte), bis hin zur Übertragung von Inhalten in unser Planungssystem, ist dank MASV weggefallen."

    Cloud- und SaaS-Integrationen sind jedoch nur ein Teil des Wertes, den MASV dem Unternehmen jetzt bietet. Die Dashboard-basierten Reporting-Tools von MASV liefern wichtige Daten darüber, wer auf welche Dateien zugreift, und die Geschwindigkeit und das Fehlen von Upload-Limits sind ein großer Vorteil bei der Arbeit mit großen Dateien in engen Zeitfenstern.

    Was kommt als Nächstes?

    Das Unternehmen plant nun, MASV für andere Anwendungsfälle zu erforschen, wie z. B. das Versenden von Markenvideos an Redner bei ihren Live-Auftritten und das Hochladen von Inhalten während persönlicher Konferenzen für einen einheitlicheren Arbeitsablauf.

    Das bedeutet, dass selbst dann, wenn jemand mit einem USB-Stick 20 Minuten vor seinem Zeitfenster auftaucht, diese Datei direkt vom Konferenzraum aus in die Cloud hochgeladen werden kann.

    Nutzen Sie MASV noch heute in Ihrem Workflow