Probleme mit der gemeinsamen Nutzung von Dateien bei der Arbeit von zu Hause aus

von Mathew Sobkowicz | 6.5.2020

Es ist kein Geheimnis, dass sich das Arbeitsumfeld vieler Menschen dramatisch verändert hat, seit sich die Auswirkungen des Coronavirus über den ganzen Globus ausgebreitet haben. Im heutigen digitalen Zeitalter, gemeinsames Nutzen von Dateien ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Diejenigen, die es gewohnt sind, in einem traditionellen Büro mit sicheren, verkabelten Netzwerken zu arbeiten, finden sich nun bei der Arbeit von zu Hause aus wieder, wo die Internetverbindung unzuverlässig ist und die einfache Zusammenarbeit gestört wird. Ob häufige Zeitüberschreitungen, mangelnde Kompatibilität mit dem Empfänger, Beschränkungen bei der Dateigröße oder andere Gründe - die gemeinsame Nutzung von Dateien bereitet vielen, die von zu Hause aus arbeiten, Kopfschmerzen. Nachfolgend sind einige häufige Probleme aufgeführt, mit denen Arbeitnehmer bei der Anpassung an ihre Heimarbeitsumgebung konfrontiert sind.

Probleme mit der gemeinsamen Nutzung von Dateien bei der Arbeit von zu Hause aus

Dateikorruption

Es kann schwierig sein, sich in der riesigen Menge an Daten zurechtzufinden, die uns zur Verfügung steht. Kenny Trinh, CEO von NetBookNews teilt seine Erfahrungen mit der Fernarbeit. Das Hauptproblem, das er bei der Online-Freigabe großer Dateien festgestellt hat, ist, dass die Dateien während des Prozesses beschädigt werden. Dies führt dazu, dass er den Vorgang möglicherweise mehrmals wiederholen muss. Trinh hat herausgefunden, dass Google Drive eine gute Lösung ist, wenn es um große Dateien geht.

Große Dateiübertragungen sollten nicht mit diesem Aufwand verbunden sein.

Beschränkungen der Dateigröße

Eine der größten Frustrationen bei der Übertragung großer Dateien sind die Beschränkungen der Dateigröße. Leonard Ang, Marketing Manager bei AQVA äußerte seine Schwierigkeiten mit dem Versand großer Dateien per E-Mail.

 "Es gibt viele Probleme bei der Übertragung von großen Dateien, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das Senden einer E-Mail mit einer großen Datei im Anhang an Yahoo Mail nicht möglich war, da die Größe der Datei, die man senden kann, begrenzt ist. Ich habe stattdessen mein Google Mail verwendet, da dieses über ein Google Drive verfügt, das große Dateien aufnehmen kann."

Dies ist eher eine Notlösung, da viele Hindernisse folgen können.

Begrenzter Zugang

Für viele, gemeinsames Nutzen von Dateien wird viel komplizierter gemacht, als es sein müsste. Tim Absalikov, CEO von Dauerhafter Trend bringt zum Ausdruck, dass es bei der Übertragung von Massendateien immer Probleme gab, auch schon vor COVID-19.

Laut Zakirov sollte der Austausch solcher Daten nicht über Messenger oder soziale Netzwerke erfolgen. Als Alternative ist es am besten, die benötigten Informationen vor der Übertragung zu archivieren oder einen der vielen Dienste zu nutzen, die die Übertragung von Dateien beliebiger Größe ermöglichen. Zakirov hatte kürzlich Probleme mit Google Drive, wo die Dokumentendatei selbst hochgeladen wurde, aber der Zugriff darauf nicht freigegeben werden konnte.

 Am besten ist es, eine File-Sharing-Plattform zu nutzen, die sich auf schnelle und zuverlässige Übertragungen spezialisiert hat.

Probleme bei der Synchronisierung

Dropbox ist zwar eine sehr bekannte Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien, aber nicht immer mit jedem Gerät kompatibel.

Adam Hempenstall, CEO und Gründer von Bessere Vorschläge in letzter Zeit mit dieser Plattform zu kämpfen hatte.

 "Das größte Problem, das wir bei der gemeinsamen Nutzung großer Dateien bei der Fernarbeit hatten, ist, dass Dropbox ewig braucht, um etwas hochzuladen, und dass es Probleme mit der Synchronisierung gibt. Wenn man die App auf mehreren Geräten verwendet, kann es manchmal ewig dauern, bis alles synchronisiert ist, und wir verwenden stattdessen Google Drive.

Hempenstall stellte fest, dass Google Drive besser für die Arbeit geeignet ist, während Dropbox besser für die private Nutzung geeignet ist.

Schlechte Internetgeschwindigkeiten

Ihr Heim-Internet kann unzuverlässig sein, wenn Sie es für mehr als nur das Surfen im Internet und das Scrollen durch soziale Medien nutzen wollen.

Osama Khabab, CEO und Gründer von MotionCue fand es schwierig, sich an die Arbeit von zu Hause aus anzupassen. Das größte Problem war die Verteilung von Informationen und die gemeinsame Nutzung von Daten an verschiedenen Standorten.

 "Bei der Arbeit haben wir uns im Allgemeinen an einen lokalen Server gewöhnt, auf dem die meisten unserer Projektdaten und Quelldateien liegen, was für eine Videoproduktionsagentur unerlässlich ist. In Anbetracht der Größe dieser Dateien war es schwierig, Daten hoch- und herunterzuladen, da die Internetgeschwindigkeit zu Hause nicht so gut ist wie am Arbeitsplatz.

Außerdem ist die lokale Verteilung von Daten in einem kabelgebundenen Netzwerk viel schneller als das Hoch- und Herunterladen über die Cloud. Um unsere Probleme zu lösen, haben wir Daten über Dropbox ausgetauscht, und das hat sich als sehr nützlich für uns erwiesen.

Was wäre, wenn Sie Dropbox noch besser machen könnten?

Mangel an Bildung

Die gemeinsame Nutzung von Dateien sollte einfach und für jeden zugänglich sein. Ben Taylor, Gründer von Home Working Club ist der Ansicht, dass das Problem des Austauschs großer Dateien bei der Arbeit von zu Hause aus nicht auf die Internetverbindung zu Hause zurückzuführen ist, sondern auf die mangelnde Ausbildung der Benutzer. Die größte Wissenslücke besteht darin, dass Einzelpersonen versuchen, E-Mail für Dateien zu verwenden, die für dieses Medium viel zu groß sind. Taylor empfiehlt viele alternative Dienste wie Dropbox, die Nutzung von iCloud Mail Drop auf Apple-Geräten oder die Nutzung öffentlicher Dienste wie WeTransfer. "Wichtig ist, dass die Mitarbeiter sich der Grenzen von E-Mail bewusst sind und wissen, wann sie eine andere Methode zum Teilen von Dateien verwenden sollten."

Es gibt viele Möglichkeiten, um Ihre Dateiübertragungen mühelos zu gestalten, man muss nur wissen, wo man suchen muss!

Fehlgeschlagene Uploads

Nach Angaben von Jennifer Walden, Leiterin der operativen Abteilung bei WikiLawnManchmal reichen eine gute, stabile Internetverbindung und die Möglichkeit, größere Dateien wie die G-Suite gemeinsam zu nutzen, nicht aus. Das häufigste Problem, mit dem Walden konfrontiert wurde, waren Zeitüberschreitungen. "Die Internetverbindung bricht zusammen, der Datei-Upload schlägt fehl, und ich muss die Datei erneut hochladen.

Walden fand heraus, dass eine Zip-Datei eine gewisse Erleichterung bringen kann, da man eine Rohdatei stark komprimieren kann. Sie sieht darin zwar keine vollständige Lösung, aber es ist ein Anfang für alle, die Probleme haben.

Als eher altmodische Empfehlung schlägt Walden vor, wenn Sie viele Dateien übertragen müssen und die Mittel dazu haben, diese auf einen USB-Stick zu packen (den Sie natürlich mit Desinfektionsmittel abwischen) und per Post an die Person zu schicken, die sie benötigt. Wenn Sie auf diese Option verzichten, sollten Sie die Dateien unbedingt vorher komprimieren, sicherstellen, dass nichts anderes Ihre Bandbreite beansprucht, und einen Dienst wie Google Drive oder Dropbox nutzen, der große Dateien verarbeiten kann.

Stockende Uploads durch Zeitüberschreitungen

Es gibt nichts Frustrierenderes als eine schleppende Verbindung, die Sie daran hindert, Ihre Arbeit zu erledigen. Dieser Meinung ist auch John Stevenson, Gründer und CEO von Top VPN Kanada Er ist der Meinung, dass Probleme bei der Dateifreigabe zu den häufigsten Problemen gehören, mit denen Remote-Teams konfrontiert sind, und dass sie oft die Produktivität beeinträchtigen, z. B. durch blockierte Uploads aufgrund von Zeitüberschreitungen. Dies kann oft das Ergebnis eines Mitarbeiters sein, der mit einem begrenzten Datenabonnement arbeitet und daher anfällig für Datenobergrenzen und schwankende Geschwindigkeiten ist. Auch wenn eine Zip-Datei eine gute Lösung zu sein scheint, gibt es keine Garantie dafür, dass diese Probleme nicht dennoch auftreten. Stevenson empfiehlt den Wechsel zu einem schlanken Browser, der weniger Daten verbraucht.

Es ist heute wichtiger denn je, sich für die Arbeit von zu Hause aus zu rüsten, vor allem dann, wenn Ihr Arbeitsalltag die gemeinsame Nutzung großer Dateien auf verschiedenen Plattformen erfordert. Die gemeinsame Nutzung von Dateien kann sich wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen, aber zum Glück muss es nicht so schwierig sein. Wir von MASV bieten die ultimative Lösung. Ganz gleich, wo Sie arbeiten, wir ermöglichen eine schnelle und zuverlässige gemeinsame Nutzung von Dateien jeder Größe. Mit unserem globalen beschleunigten Netzwerk können Sie sich von Verbindungsabbrüchen und schwankenden Bedingungen verabschieden. Wenn Sie Ihr leistungsschwaches Netzwerk leid sind, Kontaktieren Sie uns noch heute!