5 formas en que Covid-19 ha cambiado la forma en que las conferencias recogen el contenido de los vídeos y las presentaciones

por Jim Donnelly | 5/5/2021

Mark Teeple, de Web Summit, tiene siete palabras para describir la alteración que Covid-19 ha provocado en el negocio de los eventos y las conferencias...

"Ha sido un ajuste realmente grande", explica el productor ejecutivo (Broadcast) de la empresa de eventos y conferencias con sede en Dublín, conocida por acoger el la mayor conferencia tecnológica del mundo (junto con otros grandes eventos como Colisiónque acaba de celebrarse en Toronto el 20 de abril, y la de Kuala Lumpur SUBIR). Entre los ponentes se encuentran personas como Ryan Reynolds, Fidji Simo, responsable de la aplicación de Facebook, y Malala Yousafzai.

"Estábamos acostumbrados a que la gente y los proveedores estuvieran in situ para resolver un montón de pequeños problemas que sabemos que surgen, pero que no necesariamente hay que planificar", añade Teeple. "Especialmente cuando llegas a un evento del tamaño y alcance de Collision o Web Summit, hay un nivel de planificación que es imposible de hacer a esa escala". 

Teeple trabaja con los equipos de producción de la empresa para generar contenidos de vídeo para cada conferencia, además de recibir contenidos de vídeo de los presentadores. Esta última es una función especialmente importante durante las conferencias virtuales -las recientes conferencias de la Web Summit, como la mayoría de los eventos de la marquesina en todo el mundo, pasaron a ser totalmente virtuales en 2020 y 2021, ya que la pandemia hizo que los viajes de negocios y la creación de redes en persona se redujeran. parada

Sillas de conferencia vacías al paralizarse los eventos presenciales en 2020

Esto ha tenido un gran impacto en la industria en general: Según datos de UFI.orgLa industria de eventos y conferencias ha perdido alrededor de $16,5B USD debido a la pandemia. 

Pero aunque la mayoría de los profesionales de los eventos seguir siendo positivo que los eventos en persona volverán en 2021 - y si los Oscars de este año probablemente tengan razón, pero eso no significa que la era de los eventos virtuales haya sido un fracaso total. En dos tercios de los profesionales de eventos encuestados por el recurso del sector EventMB afirman que seguirán celebrando eventos híbridos (en parte virtuales y en parte presenciales) después de la pandemia. Y el 71% de los planificadores encuestados afirma que seguirá utilizando una estrategia digital "para mantener su audiencia virtual" una vez que se reanuden los eventos presenciales.

De hecho, muchos espectáculos -como Web Summit, Collision y RISE- han encontrado el éxito en el mundo virtual. ¿Y por qué no? Los eventos virtuales, e incluso híbridos, pueden tener varias ventajas, como la reducción de los gastos generales, una menor huella de carbono e incluso un aumento de la asistencia en algunos casos. 

También han obligado a los equipos de producción y vídeo de las organizaciones de eventos a ajustar sus flujos de trabajo en todo lo referente a la gestión de los ponentes, la recepción de grandes archivos de vídeo para las presentaciones y el nivel de planificación necesario para llevar a cabo un espectáculo sin problemas. 

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He aquí algunas de las formas en que los eventos y conferencias se han adaptado a la era virtual, y cómo seguirán evolucionando en el futuro.

1. Contenido más conciso.

Los eventos virtuales son a veces más desafiantes en el sentido de que, en lugar de una audiencia cautiva atestada en una sala de conferencias, los asistentes virtuales pueden marcharse fácilmente si surge algo más interesante (o si están ocupados en el trabajo). El contenido debe adaptarse a ello: piense en segmentos de vídeo breves y animados que ilustren el valor rápidamente, en lugar de presentaciones de una hora con diapositivas superdetalladas. "Es importante ser conciso y pensar en cómo hacer que los ponentes lleguen a sus puntos lo más rápido posible". dice James Mulvey de Hootsuite en Forbes.
 

2. Se acabaron los envíos de contenidos de última hora.

Ocurre en todos los eventos presenciales: Un presentador de última hora se precipita a la mesa de audiovisuales, con un pendrive con el contenido de su presentación en la mano, cuando está a punto de salir al escenario. Esto no es posible con las conferencias virtuales, que requieren un nivel de planificación mucho más detallado y a menudo presentan una combinación de vídeo en directo y grabado que debe prepararse y estar listo con mucha antelación.

"La frase que me gusta utilizar internamente es que, por primera vez, tenemos que estar entregados al cien por cien antes de que empiece el evento", explica Teeple. "Todo tiene que estar completo antes de que aparezca un asistente. Es un gran cambio para cualquier productor de eventos. Estamos acostumbrados a hacer reservas de última hora y a realizar cambios hasta el momento de la celebración, pero con los eventos virtuales no podemos flexibilizar nada y, básicamente, con 24 horas de antelación estamos bloqueados al cien por cien. Si el contenido no está listo, no se reproduce".

 

3. La primera impresión (online) lo es todo.

"El contenido es el rey de los eventos digitales, y el diseño es la reina. Ten en cuenta la experiencia que ofreces a la gente". dice Dianne Semark, de Hootsuite. El mismo principio se aplica a los ponentes del evento, y Teeple dice que la primera interacción de cualquiera de los presentadores de la Cumbre Web es el sitio que se les pide para subir el contenido. "Suele ser una de las primeras cosas que experimentan: enviar un vídeo o una presentación sacando la URL para subir su contenido", explica, y añade que muchos presentadores de la era Covid-19 producen sus propios vídeos de presentación en casa.

"Nuestra capacidad de hacer que la experiencia de carga de archivos parezca profesional es realmente importante".


La Cumbre Web utiliza Portales MASV - cerca de 250 portales MASV que funcionan simultáneamente, para mantener sus numerosos flujos de contenido separados y organizados, para recoger grandes archivos de vídeo de sus docenas de ponentes para múltiples eventos. Cada portal de MASV tiene una marca, colores y mensajes personalizados que se corresponden con la conferencia y la función a la que está asociado. "Esa flexibilidad de marca en cada Portal es sorprendentemente importante", añade. "Es una experiencia sin fisuras".

 

4. Una herramienta de transferencia de archivos grandes es ahora una necesidad.

Los equipos de eventos y conferencias siempre han tenido que recibir los archivos con antelación. Pero los eventos virtuales están impulsados por contenidos de vídeo orientados a los plazos, tanto grabados como en directo, lo que ha convertido la transferencia fiable y rápida de archivos de gran tamaño en una herramienta imprescindible para los equipos de producción de conferencias. Llevar a cabo una gran conferencia con docenas de ponentes de alto nivel significa producir y recibir miles de activos únicos, y cada activo suele tener varios archivos RAW adjuntos. Para ser más eficaces, las soluciones de transferencia de archivos de gran tamaño deben ser lo más rápidas y fiables posible, sin límites de tamaño.

 

5. La simplificación de los flujos de trabajo de transferencia de archivos también es clave.

El enorme volumen de archivos que muchos productores de eventos reciben de los ponentes significa que los flujos de trabajo de transferencia de archivos grandes deben ser fáciles de usar para cualquier persona, incluso para los no técnicos. Teeple dice carga de archivos mediante arrastrar y soltar y transferencias automáticas de archivos al almacenamiento en la nube ha ayudado a eliminar docenas de pasos tediosos. "La idea de pedir a un orador de alto nivel que cargue el archivo, ponga su correo electrónico, vaya a buscar el código a su correo electrónico, haga todos estos pasos... eso era imposible para nosotros. Necesitábamos algo que se pudiera arrastrar y soltar".

La eliminación de los pasos que consumen tiempo es también un regalo del cielo para los editores y productores de vídeo que a menudo tienen que lidiar con cientos de archivos al día, normalmente con plazos de entrega y -durante la pandemia, al menos- siempre a distancia. "En nuestro primer ciclo a distancia (el año pasado), los principales asistentes subían sus archivos a un servicio de transferencia de archivos. Quien los recibía los descargaba manualmente. Luego se volvían a cargar en un cubo de Google Drive o Amazon. Luego, alguien descargaba esos archivos de nuevo y los volvía a cargar en otra ubicación. Y luego, cuando el editor los recibía, los descargaba de nuevo, localmente, creaba el activo editado y lo volvía a cargar".

Es agotador sólo pensar en ello, pero Teeple dice que el uso del servicio de transferencia de archivos de MASV con flujos de trabajo simplificados e integraciones automáticas en la nube ha eliminado casi "cada uno de esos pasos". 

A pesar del enorme trastorno que supone para su negocio el hecho de que los eventos presenciales pasen a ser virtuales, Teeple afirma que muchos de estos cambios "se mantendrán al cien por cien". Dice que seguirán utilizando transferencia de archivos de gran tamaño una vez que vuelvan los eventos presenciales, lo que podría incluso ayudar en esas situaciones de última hora de la unidad de disco duro que mencionamos antes.

"Así, aunque estemos en el lugar y alguien se acerque con una llave USB, podemos utilizar una herramienta de transferencia de archivos grandes para cargar ese archivo en el servidor en la nube que estemos utilizando. Ayudará a que todo el proceso sea lo más fluido posible".

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