5 façons dont Covid-19 a changé la façon dont les conférences collectent le contenu des vidéos et des présentations

by Jim Donnelly | 5 mai 2021

Mark Teeple, de Web Summit, a sept mots discrets pour décrire le bouleversement que Covid-19 a provoqué dans le secteur des événements et des conférences...

"L'ajustement a été très important", explique le producteur exécutif (diffusion) de l'entreprise d'événements et de conférences basée à Dublin et connue pour avoir organisé les Jeux olympiques d'hiver de 2010. la plus grande conférence technologique du monde (ainsi que d'autres grands événements tels que Collisionqui vient d'avoir lieu à Toronto le 20 avril, et de Kuala Lumpur. RISE). Parmi les orateurs figurent des personnalités comme Ryan Reynolds, Fidji Simo, responsable de l'application Facebook chez Facebook, et Malala Yousafzai.

"Nous étions habitués à ce que des personnes et des fournisseurs soient sur place pour résoudre un grand nombre de petits problèmes que nous savons surgir, mais qui ne doivent pas nécessairement être planifiés", ajoute Teeple. "Surtout lorsque vous arrivez à un événement de la taille et de la portée de Collision ou du Web Summit, il y a juste un niveau de planification qui est impossible à faire à cette échelle." 

Teeple travaille avec les équipes de production de l'entreprise pour générer du contenu vidéo pour chaque conférence, ainsi que pour recevoir le contenu vidéo des présentateurs. Cette dernière fonction est particulièrement importante lors des conférences virtuelles. Les récentes conférences du Web Summit, comme la plupart des événements de renom dans le monde, sont devenues totalement virtuelles en 2020 et 2021, alors que la pandémie a mis un terme aux voyages d'affaires et aux rencontres en personne. immobilisme

Des chaises de conférence vides alors que les événements en personne sont au point mort en 2020

Cela a eu un impact considérable sur l'industrie dans son ensemble : Selon les données de UFI.orgLe secteur des événements et des conférences a perdu environ $16,5 milliards de dollars à cause de la pandémie. 

Mais alors que la plupart des professionnels de l'événementiel rester positif que les événements en personne reviendront en 2021 - et si les Oscars de cette année Mais cela ne veut pas dire que l'ère des événements virtuels a été un échec total. Sur le site deux tiers des professionnels de l'événementiel interrogés par EventMB, ressource du secteur, déclarent qu'ils continueront à organiser des événements hybrides (en partie virtuels, en partie en personne) après la pandémie. Et 71 % des organisateurs interrogés ont déclaré qu'ils continueront à utiliser une stratégie numérique "pour maintenir leur public virtuel" une fois que les événements en personne auront repris.

En effet, de nombreuses émissions - dont Web Summit, Collision et RISE - ont trouvé le succès dans le monde virtuel. Et pourquoi pas ? Les événements virtuels et même hybrides peuvent présenter plusieurs avantages, notamment des frais généraux moins élevés, une empreinte carbone plus faible et même une augmentation de la fréquentation dans certains cas. 

Ils ont également contraint les équipes de production et de vidéo des organisations d'événements à adapter leurs flux de travail, qu'il s'agisse de la gestion des orateurs, de la réception de fichiers vidéo volumineux pour les présentations ou du niveau de planification nécessaire au bon déroulement du spectacle. 

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Voici quelques exemples de la façon dont les événements et les conférences se sont adaptés à l'ère virtuelle - et comment ils continueront à évoluer à l'avenir.

1. Un contenu plus concis.

Les événements virtuels sont parfois plus difficiles, car au lieu d'avoir un public captif entassé dans une salle de conférence, les participants virtuels peuvent facilement partir si quelque chose de plus intéressant se présente (ou s'ils sont occupés au travail). Le contenu doit être adapté en conséquence - pensez à des segments vidéo courts et piquants qui illustrent rapidement la valeur, plutôt qu'à des présentations d'une heure avec des diapositives super détaillées. "Il est important d'être concis et de réfléchir à la manière dont les orateurs peuvent arriver à leurs fins le plus rapidement possible", explique le Dr. dit James Mulvey, de Hootsuite, dans Forbes.
 

2. Fini les soumissions de contenu de dernière minute.

Cela se produit à chaque événement en personne : Un présentateur de dernière minute se précipite sur le bureau de l'audiovisuel, une clé USB contenant le contenu de sa présentation en main, alors qu'il est sur le point de monter sur scène. Cela n'est tout simplement pas possible avec les conférences virtuelles, qui nécessitent un niveau de planification beaucoup plus détaillé et présentent souvent une combinaison de vidéos en direct et enregistrées qui doivent être préparées et prêtes à l'emploi bien à l'avance.

"La phrase que j'aime utiliser en interne est que, pour la première fois, nous devons être livrés à cent pour cent avant même que l'événement ne commence", explique Teeple. "Tout doit être prêt avant qu'un participant ne se présente. C'est un grand changement pour tout producteur d'événements. Nous avons l'habitude de gérer les réservations de dernière minute et les changements jusqu'au moment de la scène, mais avec les événements virtuels, nous ne pouvons rien faire entrer et sortir, et essentiellement 24 heures à l'avance, nous sommes bloqués à cent pour cent. Si le contenu n'est pas prêt, il n'est pas diffusé".

 

3. La première impression (en ligne) est déterminante.

"Le contenu est roi pour les événements numériques, et le design est la reine. Soyez attentif à l'expérience que vous offrez aux gens". dit Dianne Semark, de Hootsuite. Le même principe s'applique aux orateurs d'événements, et Teeple affirme que la première interaction de n'importe quel présentateur du Web Summit est le site qu'on lui demande d'utiliser pour télécharger du contenu. "C'est généralement l'une des premières choses qu'ils expérimentent - soumettre une vidéo ou une présentation en tirant sur l'URL pour télécharger leur contenu", explique-t-il, ajoutant que de nombreux présentateurs de l'ère Covid-19 produisent leurs propres vidéos de présentation à la maison.

"Notre capacité à donner un aspect professionnel à l'expérience de téléchargement de fichiers est vraiment importante."


Web Summit utilise Portails MASV - près de 250 portails MASV fonctionnant simultanément, afin de séparer et d'organiser leurs nombreux flux de contenu - pour collecter les fichiers vidéo volumineux de ses dizaines d'intervenants pour de multiples événements. Chaque portail MASV possède une image de marque, des couleurs et des messages personnalisés correspondant à la conférence et à la fonction auxquelles il est associé. "Cette flexibilité de la marque sur chaque portail est étonnamment importante", ajoute-t-il. "C'est une expérience sans faille".

 

4. Un outil de transfert de fichiers volumineux est désormais une nécessité.

Les équipes chargées des événements et des conférences ont toujours dû recevoir des fichiers à l'avance. Mais les événements virtuels sont axés sur le contenu vidéo, tant enregistré qu'en direct, ce qui a fait du transfert fiable et rapide de gros fichiers un outil indispensable pour les équipes de production de conférences. L'organisation d'une grande conférence avec des dizaines d'intervenants de haut niveau implique la production et la réception de milliers d'éléments uniques, chaque élément étant souvent accompagné de plusieurs fichiers RAW. Pour être les plus efficaces, les solutions de transfert de fichiers volumineux doivent être aussi rapides et fiables que possible, sans limite de taille de fichier.

 

5. Des flux de travail simplifiés pour le transfert de fichiers sont également essentiels..

Le volume considérable de fichiers que de nombreux producteurs d'événements reçoivent des intervenants signifie que les flux de transfert de fichiers volumineux doivent être faciles à utiliser pour tout le monde, même pour les non-techniciens. Teeple dit téléchargement de fichiers par glisser-déposer et transferts automatiques de fichiers au stockage en nuage a permis d'éliminer des dizaines d'étapes fastidieuses. "L'idée de demander à un orateur de haut niveau de télécharger le fichier, de mettre son email, d'aller chercher le code dans son email, de faire toutes ces étapes - c'était tout simplement impossible pour nous. Nous avions besoin de quelque chose qui soit du type "glisser-déposer"."

La suppression des étapes fastidieuses est également une aubaine pour les monteurs et producteurs vidéo qui traitent souvent des centaines de fichiers par jour, généralement dans les délais impartis et - du moins pendant la pandémie - toujours à distance. "Lors de notre premier cycle à distance (l'année dernière), les principaux participants téléchargeaient leurs fichiers sur un service de transfert de fichiers. La personne qui les recevait les téléchargeait ensuite manuellement. Ils étaient ensuite retéléchargés sur un Google Drive ou un Amazon bucket. Ensuite, quelqu'un téléchargeait à nouveau ces fichiers, puis les retéléchargeait à un autre endroit encore. Et lorsque l'éditeur les recevait, il les téléchargeait à nouveau, localement, créait la ressource éditée, puis la rechargeait à nouveau."

C'est épuisant rien que d'y penser - mais Teeple affirme que l'utilisation du service de transfert de fichiers de MASV, avec ses flux de travail simplifiés et ses intégrations automatiques dans le cloud, a supprimé presque "chacune de ces étapes". 

Malgré l'énorme perturbation de leur activité due à la virtualisation des événements en personne, M. Teeple affirme qu'un grand nombre de ces changements resteront "à cent pour cent". Il affirme qu'ils continueront à utiliser transfert de gros fichiers une fois que les événements en personne reviendront, ce qui pourrait même être utile dans les situations de dernière minute concernant les clés USB que nous avons mentionnées précédemment.

"Ainsi, même si nous sommes sur place et que quelqu'un arrive avec une clé USB, nous pouvons toujours utiliser un outil de transfert de fichiers volumineux pour télécharger ce fichier sur le serveur en nuage que nous utilisons. Cela contribuera à rendre l'ensemble du processus aussi transparent que possible."

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