Problèmes rencontrés avec le partage de fichiers lors du travail à domicile

par Mathew Sobkowicz | 6 mai 2020

Ce n'est un secret pour personne que les effets du coronavirus se sont répandus dans le monde entier et que l'environnement de travail de nombreuses personnes a changé de façon spectaculaire. Dans l'ère numérique d'aujourd'hui, partage de fichiers constitue une part importante du travail quotidien. Ceux qui ont l'habitude de travailler dans un bureau traditionnel avec des réseaux câblés et sécurisés se retrouvent maintenant à travailler à domicile, où la connexion Internet n'est pas fiable et où la facilité de collaboration est perturbée. Qu'il s'agisse d'interruptions fréquentes, d'un manque de compatibilité avec le destinataire, de restrictions sur la taille des fichiers ou autre, le partage de fichiers est devenu un casse-tête pour de nombreuses personnes qui travaillent à distance. Voici quelques problèmes courants rencontrés par les employés qui s'adaptent à leur environnement de travail à domicile.

a rencontré des problèmes de partage de fichiers en travaillant à domicile

Corruption de fichiers

Il peut être difficile de s'y retrouver dans l'énorme quantité de données disponibles au bout de nos doigts. Kenny Trinh, PDG de NetBookNews partage son expérience du travail à distance. Le principal problème qu'il a rencontré avec le partage de fichiers volumineux en ligne est que les fichiers sont corrompus au cours du processus. Il faut alors répéter le processus, parfois plusieurs fois. Trinh a découvert que lorsqu'il s'agit de gros fichiers, l'utilisation de Google Drive est une bonne solution.

Les transferts de fichiers volumineux ne devraient pas impliquer ces tracas.

Restrictions sur la taille des fichiers

L'une des principales frustrations lorsqu'il s'agit de transférer des fichiers volumineux est la restriction de la taille des fichiers. Leonard Ang, responsable marketing chez AQVA a exprimé ses difficultés à envoyer de gros fichiers par e-mail.

 "Le transfert de fichiers volumineux pose de nombreux problèmes lorsque l'on travaille à domicile. Par exemple, j'ai constaté que l'envoi d'un e-mail avec un gros fichier en pièce jointe dans Yahoo mail n'aboutissait pas car la taille du fichier est limitée. J'ai donc utilisé mon Gmail, qui dispose d'un Google Drive pouvant accueillir des fichiers volumineux."

Il s'agit plutôt d'une solution de fortune, car de nombreux obstacles peuvent suivre.

Accès limité

Pour beaucoup, partage de fichiers est rendu bien plus compliqué qu'il ne devrait l'être. Tim Absalikov, PDG de Tendance durable exprime qu'il y a toujours eu des problèmes lors du transfert de fichiers volumineux, même avant COVID-19.

Selon M. Zakirov, l'échange de ces données ne doit pas se faire par le biais de messageries ou de réseaux sociaux. Comme alternative, il est préférable d'archiver les informations dont vous avez besoin avant le transfert ou d'utiliser l'un des nombreux services qui vous permettent de transférer des fichiers de toute taille. M. Zakirov a récemment rencontré des problèmes avec Google Drive, où le fichier du document lui-même a été téléchargé, mais l'accès à celui-ci n'a pas pu être partagé.

 Il est préférable d'utiliser une plateforme de partage de fichiers qui se consacre à des transferts rapides et fiables.

Problèmes de synchronisation

Si Dropbox est une plateforme de partage de fichiers très connue, elle n'est pas toujours compatible avec tous les appareils.

Adam Hempenstall, PDG et fondateur de De meilleures propositions a récemment lutté avec cette plateforme.

 "Le plus gros problème que nous avons rencontré pour partager des fichiers volumineux tout en travaillant à distance est que Dropbox prend des âges pour télécharger quelque chose et qu'il a des problèmes de synchronisation. Si vous utilisez leur application sur plusieurs appareils différents, cela peut parfois prendre des lustres pour tout synchroniser et nous finissons par utiliser Google Drive à la place."

Hempenstall a constaté que Google Drive était mieux adapté au travail tandis que Dropbox est mieux adapté à un usage personnel.

Mauvais débit internet

L'internet à domicile peut s'avérer peu fiable lorsqu'il s'agit de l'utiliser pour autre chose que surfer sur le web et faire défiler les médias sociaux.

Osama Khabab, PDG et fondateur de MotionCue a trouvé difficile de s'adapter au travail à domicile. Le plus gros problème rencontré concerne la distribution des informations et le partage des données entre différents sites.

 "En général, au travail, nous avons l'habitude d'utiliser un serveur local qui héberge la plupart de nos données de projet et de nos fichiers sources, ce qui est essentiel pour une agence de production vidéo. Compte tenu de la taille de ces fichiers, il a été difficile de charger et de télécharger des données car la vitesse de l'Internet n'est pas aussi bonne à la maison qu'au travail.

De plus, la distribution locale des données sur un réseau câblé est beaucoup plus rapide que le chargement et le téléchargement via le cloud. Pour résoudre nos problèmes, nous avons partagé des données via Dropbox et cela nous a été d'une grande utilité."

Et si vous pouviez rendre Dropbox encore meilleur ?

Manque d'éducation

Le partage de fichiers doit être simple à utiliser et accessible à tous. Ben Taylor, fondateur de Club de travail à domicile estime que le problème du partage de fichiers volumineux dans le cadre du travail à domicile n'est pas dû aux connexions Internet domestiques, mais plutôt à un manque d'éducation des utilisateurs. La principale lacune est que les personnes essaient d'utiliser le courrier électronique pour des fichiers qui sont beaucoup trop volumineux pour ce support. Taylor suggère de nombreux services alternatifs tels que Dropbox, l'utilisation d'iCloud Mail Drop sur les appareils Apple, ou l'utilisation de services publics comme WeTransfer. "L'important est que les employés soient conscients des limites de l'email et sachent quand utiliser une autre méthode pour partager des fichiers."

Il existe de nombreuses options pour faciliter vos transferts de fichiers. Il suffit de savoir où chercher !

Échec des téléchargements

Selon Jennifer Walden, directrice des opérations chez WikiLawnParfois, une bonne connexion Internet stable et les moyens de partager des fichiers plus volumineux, comme G-Suite, ne suffisent pas. Le problème le plus courant auquel Walden a été confronté concerne les délais d'attente. "L'internet tombe, le téléchargement du fichier échoue, et je suis obligé de le télécharger à nouveau."

Mme Walden a découvert qu'un fichier zip peut apporter un certain soulagement, car il permet de compresser fortement un fichier brut. Bien qu'elle ne considère pas qu'il s'agisse d'une solution complète, c'est un début pour tous ceux qui ont des difficultés.

Comme recommandation plus ancienne, Walden suggère, si vous avez besoin de transférer de nombreux fichiers et que vous avez les moyens de le faire, de les mettre sur une clé USB (que vous nettoyez avec un désinfectant bien sûr) et de les envoyer par courrier à qui en a besoin. Si vous renoncez à cette option, il est essentiel que vous compressiez d'abord le(s) fichier(s), que vous vous assuriez que rien d'autre n'occupe votre bande passante et que vous utilisiez un service capable de gérer des fichiers volumineux, comme Google Drive ou Dropbox.

Téléchargements bloqués à cause des délais d'attente

Il n'y a rien de plus frustrant qu'une connexion lente qui vous empêche d'accomplir votre travail. C'est ce que pense John Stevenson, fondateur et directeur général de Top VPN Canada qui estime que les problèmes de partage de fichiers sont l'une des choses les plus courantes que rencontrent les équipes à distance et qu'ils sont souvent à l'origine de perturbations de la productivité, telles que des téléchargements bloqués en raison de délais d'attente. Cela peut souvent être le résultat d'un employé qui travaille avec un abonnement de données limité et qui est donc sujet à des plafonds de données et à des vitesses fluctuantes. Si un fichier zip peut sembler être une bonne solution, rien ne garantit que vous ne rencontrerez pas ces problèmes. Stevenson recommande de passer à un navigateur léger qui consomme moins de données.

Aujourd'hui plus que jamais, il est important de s'assurer que vous êtes bien équipé pour travailler à domicile, surtout si votre travail quotidien implique le partage de fichiers volumineux sur diverses plateformes. Bien que le partage de fichiers puisse sembler être une tâche intimidante, heureusement, cela ne doit pas être aussi difficile. Chez MASV, nous offrons la solution ultime. Peu importe où vous travaillez, nous permettons le partage rapide et fiable de fichiers de toutes tailles. Grâce à notre réseau accéléré mondial, vous pouvez dire adieu aux pannes de connexion et aux conditions fluctuantes. Si vous en avez assez de votre réseau peu performant, contactez-nous dès aujourd'hui !