Covid-19が会議でのビデオやプレゼンテーションコンテンツの収集方法を変えた5つの方法

Web SummitのMark Teeple氏は、Covid-19がイベントやカンファレンスビジネスにもたらした混乱を7つの控えめな言葉で表現しています...

"本当に大きな調整が必要でした "と説明するのは、ダブリンを拠点とするイベント・カンファレンス会社のエグゼクティブ・プロデューサー（放送部門）です。 世界最大のテクノロジー・カンファレンス (などの大きなイベントと合わせて）。 衝突は4月20日にトロントで開催されたばかりで、クアラルンプールの RISE).スピーカーには、ライアン・レイノルズ氏、フェイスブック社のフェイスブック・アプリ担当責任者であるフィジ・シモ氏、マララ・ユサフザイ氏などが名を連ねています。

「私たちは、人やサプライヤーが現場にいて、起こりうる小さな問題を解決することに慣れていましたが、それは必ずしも計画されたものではありませんでした。「特にCollisionやWeb Summitのような規模と範囲のイベントになると、その規模では不可能なレベルの計画が必要になります」。 

Teepleは、同社のプロダクションチームと協力して、各カンファレンスのビデオコンテンツを生成するとともに、プレゼンターからビデオコンテンツを受け取ることも行っています。最近のWeb Summitでは、世界中の主要イベントと同様に、2020年と2021年には完全に仮想化された会議が開催されました。 スタンドスティル. 

それが業界全体に大きな影響を与えています。のデータによると UFI.orgこのパンデミックにより、イベント・会議業界では約1兆5,000億円の損失が発生しました。 

しかし、ほとんどのイベント関係者は ポジティブに 2021年には対面式のイベントが復活するということで、もし 本年度のアカデミー賞 しかし、だからといって、バーチャルイベントの時代が完全に終わったわけではありません。周辺 3分の2 EventMBが調査したイベント関係者のうち、パンデミック後もハイブリッド（一部バーチャル、一部対面）のイベントを継続すると答えました。また、調査対象となったプランナーの71％は、対面式イベントが再開された後も、「バーチャルオーディエンスを維持するために」デジタル戦略を継続すると回答しています。

実際、「Web Summit」や「Collision」、「RISE」など、多くの番組がバーチャルの世界で成功を収めています。それはなぜでしょうか？バーチャルイベントやハイブリッドイベントには、諸経費の削減、二酸化炭素排出量の削減、場合によっては来場者数の増加など、さまざまなメリットがあります。 

また、イベント会社のプロダクションやビデオチームは、スピーカーの扱い、プレゼンテーション用の大容量ビデオファイルの受け取り、スムーズなショーの運営に必要な計画性など、あらゆるワークフローの調整を迫られています。 

ここでは、イベントやカンファレンスがバーチャル時代に適応するためのいくつかの方法を紹介し、今後どのように進化していくのかを考えてみたいと思います。

1.より簡潔なコンテンツ

バーチャルイベントでは、会議室に集まった聴衆を虜にするのではなく、もっと面白いことがあれば（あるいは仕事が忙しくなれば）簡単に帰ってしまうことができるという点で、より困難な場合があります。例えば、1時間かけて詳細なスライドを使ってプレゼンテーションをするのではなく、短くて刺激的なビデオを使って価値を素早く説明するなど、コンテンツの内容を工夫する必要があります。「簡潔であることと、スピーカーができるだけ早く要点を言い当てる方法を考えることが重要です」。 と言います。 のHootsuiteのJames Mulvey氏。 フォーブス.
 

2.ギリギリまでコンテンツを提出する必要はありません。

対面式のイベントでは必ず起こることです。プレゼンターがステージに上がろうとすると、コンテンツの入ったUSBメモリを持って、A/Vデスクに駆け込んでくるのです。しかし、バーチャル会議では、このようなことはあり得ません。バーチャル会議では、より詳細な計画が必要で、ライブ映像と録画映像を組み合わせて、かなり前から準備しておく必要があります。

「社内で使っている言葉ですが、イベントが始まる前に、初めて100％の納品をしなければならないのです」とTeepleは説明します。「参加者が現れる前に、すべてが完成していなければなりません。これは、イベントプロデューサーにとって大きな変化です。私たちは、直前の予約やステージ上での変更に対応することに慣れていますが、バーチャルイベントでは、何かを入れたり出したりすることはできず、基本的に24時間前には100％ロックされます。コンテンツの準備ができていなければ、演奏することはできません」。

3.第一印象（オンライン）がすべて.

"デジタルイベントはコンテンツが王様で、デザインが女王様。人々に提供する体験を意識してください" と言います。 HootsuiteのDianne Semark氏。イベントの講演者にも同じことが言えます。ティプル氏によると、Web Summitの講演者が最初に接するのは、コンテンツをアップロードするためのサイトだそうです。Covid-19時代のプレゼンターの多くは、自宅でプレゼンテーション用のビデオを制作しているそうですが、「コンテンツをアップロードするためのURLを取得してビデオやプレゼンテーションを提出することは、一般的に最初に経験することのひとつです」と説明します。

"ファイルアップロードのエクスペリエンスをプロフェッショナルに見せることができるかどうかは、とても重要です。"

ウェブサミットの利用 MASVポータル - 約250のMASVポータルが同時に稼働し、多数のコンテンツストリームを分離・整理し、複数のイベントで数十人のスピーカーから大容量のビデオファイルを収集しています。各MASVポータルは、関連する会議や機能に応じて、ブランディングや色、メッセージをカスタマイズしています。「各ポータルのブランディングの柔軟性は驚くほど重要です。"シームレスな体験です。"

4.大容量ファイルの転送ツールはもはや必需品。

イベントや会議のチームは、常に事前にファイルを受け取る必要がありました。しかし、バーチャルイベントでは、録画、ライブを問わず、納期を重視したビデオコンテンツが使用されるため、信頼性の高い高速の大容量ファイル転送は、会議制作チームにとって必須のツールとなっています。何十人もの著名なスピーカーが参加する大規模なカンファレンスを運営するということは、何千ものユニークなアセットを制作・受信するということであり、各アセットには複数のRAWファイルが添付されていることがよくあります。最も効果的な大容量ファイル転送ソリューションは、可能な限り高速で信頼性が高く、ファイルサイズの制限がないものでなければなりません。

5.簡素化されたファイル転送のワークフローも重要.

多くのイベントプロデューサーが講演者から受け取るファイルの量は非常に多いため、大容量のファイル転送ワークフローは、技術者でなくても誰でも簡単に使えるものでなければなりません。Teeple氏のコメント ドラッグ＆ドロップでのファイルアップロード そして ファイルの自動転送 クラウドストレージを利用することで、何十もの面倒な手順を省くことができました。「注目を集めている講演者に、ファイルのアップロード、Eメールの入力、Eメールからのコードの取得、これらすべてのステップをお願いするというのは、私たちにとっては絶対にできないことでした。ドラッグ＆ドロップでできるものが必要だったのです」。

また、1日に何百ものファイルを扱い、締め切りに追われ、少なくともパンデミックの間は常に遠隔地にいる映像編集者やプロデューサーにとっても、時間のかかるステップを省くことは天の恵みです。「昨年の最初のリモートサイクルでは、主要な参加者がファイル転送サービスにファイルをアップロードしていました。そのファイルを受け取った人は、手動でダウンロードしていました。その後、Google DriveやAmazonのバケットに再アップロードしていました。そのファイルをまた誰かがダウンロードして、さらに別の場所にアップロードしている。そして、編集者がそれを受け取ると、ローカルにダウンロードして、編集済みのアセットを作成し、それを再アップロードするのです。"

しかしTeeple氏によると、簡素化されたワークフローと自動クラウド統合機能を備えたMASVのファイル転送サービスを利用することで、"これらのステップのほぼすべて "を取り除くことができたという。 

対面式のイベントがバーチャルになったことで、ビジネスに大きな混乱が生じたにもかかわらず、Teeple氏はこれらの変化の多くは「100％継続する」と言います。Teeple氏によると、彼らは今後も 大容量ファイル転送 対面式のイベントが復活すれば、先ほど述べたようなギリギリのタイミングでのサムドライブの使用にも役立つでしょう。

「現場で誰かがUSBキーを持ってきたとしても、大容量ファイル転送ツールを使って、そのファイルを我々が使っているクラウドサーバーにアップロードすることができるのです。そうすることで、プロセス全体を可能な限りシームレスにすることができます」。