5 manieren waarop Covid-19 heeft veranderd hoe conferenties video en presentatie-inhoud verzamelen

door Jim Donnelly | 5 mei 2021

Web Summit's Mark Teeple heeft zeven bescheiden woorden om de verstoring te beschrijven die Covid-19 heeft veroorzaakt in de evenementen en conferenties business...

"Het is echt een grote aanpassing geweest," legt de Executive Producer (Broadcast) uit voor het in Dublin gevestigde evenementen- en conferentiemaatschappij dat bekend staat om het organiseren van de s werelds grootste technologieconferentie (samen met andere grote evenementen zoals Botsingdie net plaatsvond in Toronto op 20 april, en Kuala Lumpur's RISE). Sprekers zijn onder anderen Ryan Reynolds, Fidji Simo, hoofd van Facebook App bij Facebook, en Malala Yousafzai.

"We waren gewend dat mensen en leveranciers ter plaatse waren om een heleboel kleine problemen op te lossen waarvan we wisten dat ze zouden opduiken, maar waarvoor we niet noodzakelijk een planning hoefden te maken," voegt Teeple toe. "Vooral bij een evenement van de omvang en reikwijdte van Collision of Web Summit is er gewoon een niveau van planning dat onmogelijk is op die schaal." 

Teeple werkt samen met de productieteams van het bedrijf om video-inhoud voor elke conferentie te genereren, samen met het ontvangen van video-inhoud van presentatoren. Dit laatste is een bijzonder belangrijke functie tijdens virtuele conferenties - recente Web Summit conferenties, zoals de meeste grote evenementen over de hele wereld, gingen volledig virtueel in 2020 en 2021 als de pandemie zakenreizen en in-person netwerken tot een standstill

Lege conferentiestoelen omdat in-person evenementen tot stilstand kwamen in 2020

Dat heeft een enorme impact gehad op de industrie in het algemeen: Volgens gegevens van UFI.orgheeft de sector evenementen en conferenties ongeveer $16,5B USD verloren als gevolg van de pandemie. 

Maar terwijl de meeste evenement professionals positief blijven dat in-person evenementen zullen terugkeren in 2021 - en als de Oscars van dit jaar Als dat een indicatie is, hebben ze waarschijnlijk gelijk - maar dat betekent niet dat het tijdperk van virtuele evenementen een totale mislukking is geweest. Rond tweederde van de door EventMB ondervraagde eventprofessionals zegt ook na de pandemie hybride (deels virtueel, deels in-person) evenementen te zullen organiseren. En 71 procent van de ondervraagde planners zegt dat ze een digitale strategie zullen blijven gebruiken "om hun virtuele publiek te behouden" zodra de evenementen in persoon hervat worden.

Vele shows - waaronder Web Summit, Collision en RISE - hebben succes geboekt in de virtuele wereld. En waarom ook niet? Virtuele en zelfs hybride evenementen kunnen verschillende voordelen hebben, zoals lagere overheadkosten, een kleinere ecologische voetafdruk en in sommige gevallen zelfs een grotere opkomst. 

Ze hebben ook productie- en videoteams bij evenementenorganisaties gedwongen hun workflows aan te passen, van het omgaan met sprekers en het ontvangen van grote videobestanden voor presentaties, tot de mate van planning die nodig is om een show soepel te laten verlopen. 

Moet u grote bestanden verzenden?

Maak een gratis MASV account aan om te beginnen

Hier volgen een paar manieren waarop evenementen en conferenties zich hebben aangepast aan het virtuele tijdperk - en hoe ze zich in de toekomst zullen blijven ontwikkelen.

1. Beknoptere inhoud.

Virtuele evenementen vormen soms een grotere uitdaging, omdat virtuele deelnemers in plaats van een publiek dat in een vergaderzaal opeengepakt zit, gemakkelijk kunnen vertrekken als er iets interessanters langskomt (of als ze het druk krijgen op het werk). Inhoud moet als zodanig worden aangepast - denk aan korte, pittige videosegmenten die snel waarde illustreren, in tegenstelling tot presentaties van een uur met supergedetailleerde dia's. "Beknopt zijn en bedenken hoe je sprekers zo snel mogelijk tot hun punten brengt is belangrijk," zegt Hootsuite's James Mulvey in Forbes.
 

2. Geen last-minute inhoud meer.

Het gebeurt bij elk persoonlijk evenement: Een presentator die op het laatste moment de A/V-desk binnenstormt, met een USB-stick met de inhoud van zijn presentatie in zijn hand, terwijl hij op het punt staat het podium op te gaan. Dat is gewoon niet mogelijk bij virtuele conferenties, die een veel gedetailleerdere planning vereisen en vaak een combinatie van live en opgenomen video bevatten die ruim van tevoren moet worden voorbereid en klaargezet voor gebruik.

"De uitdrukking die ik intern graag gebruik is dat we voor het eerst honderd procent geleverd moeten zijn voordat het evenement ooit begint," legt Teeple uit. "Alles moet compleet zijn voordat een bezoeker komt opdagen. Dat is een grote verandering voor elke evenementenproducent. We zijn gewend om te gaan met last-minute boekingen en wijzigingen tot het moment dat het evenement begint, maar met virtuele evenementen kunnen we niets in en uit fasciliteren, en in wezen zitten we 24 uur van tevoren voor honderd procent vast. Als de inhoud niet klaar is, wordt het niet gespeeld."

 

3. De eerste (online) indruk is alles.

"Inhoud is koning voor digitale evenementen, en design is koningin. Wees je bewust van de ervaring die je mensen biedt," zegt Hootsuite's Dianne Semark. Hetzelfde principe geldt voor sprekers van evenementen, en Teeple zegt dat de eerste interactie van een van Web Summit's presentatoren de site is die ze worden gevraagd te gebruiken om inhoud te uploaden. "Het is typisch een van de eerste dingen die ze ervaren - het indienen van een video of presentatie door de URL op te roepen om hun inhoud te uploaden," legt hij uit, eraan toevoegend dat veel presentatoren in het Covid-19-tijdperk hun eigen presentatievideo's thuis produceren.

"Ons vermogen om de upload van bestanden er professioneel uit te laten zien is echt belangrijk."


Web Summit gebruikt MASV Portalen - Bijna 250 MASV-portals draaien tegelijkertijd, om hun vele contentstromen gescheiden en georganiseerd te houden - om grote videobestanden te verzamelen van de tientallen sprekers voor meerdere evenementen. Elke MASV Portal heeft aangepaste branding, kleuren en berichtgeving die overeenkomen met de conferentie en de functie waaraan het is gekoppeld. "Die flexibiliteit van branding op elke portal is verrassend belangrijk," voegt hij eraan toe. "Het is een naadloze ervaring."

 

4. Een hulpmiddel voor de overdracht van grote bestanden is nu een noodzaak.

Evenementen- en conferentieteams hebben bestanden altijd van tevoren moeten ontvangen. Maar virtuele evenementen worden gedreven door deadline-georiënteerde video-inhoud, zowel opgenomen als live, waardoor betrouwbare, snelle overdracht van grote bestanden een must-have tool is geworden voor conferentieproductieteams. Het runnen van een grote conferentie met tientallen high-profile sprekers betekent het produceren en ontvangen van duizenden unieke middelen, waarbij elk middel vaak meerdere RAW-bestanden bevat. Om zo effectief mogelijk te zijn, moeten oplossingen voor overdracht van grote bestanden zo snel en betrouwbaar mogelijk zijn, zonder limieten aan de bestandsgrootte.

 

5. Vereenvoudigde workflows voor bestandsoverdracht zijn ook essentieel.

Het enorme volume aan bestanden dat veel evenementproducenten van sprekers ontvangen, betekent dat workflows voor de overdracht van grote bestanden voor iedereen eenvoudig te gebruiken moeten zijn - zelfs voor niet-technische mensen. Teeple zegt bestanden uploaden via slepen en neerzetten en automatische bestandsoverdrachten naar cloud-opslag heeft geholpen om tientallen vervelende stappen te elimineren. "Het idee om een vooraanstaande spreker te vragen het bestand te uploaden, hun e-mail in te voeren, de code uit hun e-mail te halen, al die stappen te doen - dat was gewoon een no-go voor ons. We hadden iets nodig dat je kon slepen en neerzetten.

Het verwijderen van tijdrovende stappen is ook een uitkomst voor video-editors en producers die vaak honderden bestanden per dag moeten verwerken, meestal op deadline en - tijdens de pandemie althans - altijd op afstand. "In onze eerste cyclus op afstand (vorig jaar) moesten de belangrijkste deelnemers hun bestanden uploaden naar een file transfer service. Degene die ze ontving, downloadde ze vervolgens handmatig. Vervolgens werden ze opnieuw geüpload naar een Google Drive of Amazon bucket. Dan downloadde iemand die bestanden opnieuw, en laadde ze opnieuw op een andere locatie. En wanneer de redacteur ze dan kreeg, downloadde hij ze opnieuw, lokaal, maakte de bewerkte asset en laadde die opnieuw op."

Het is vermoeiend om er alleen al aan te denken - maar Teeple zegt dat het gebruik van MASV's service voor bestandsoverdracht met vereenvoudigde workflows en automatische cloudintegraties bijna "al die stappen" heeft verwijderd. 

Ondanks de enorme verstoring van hun bedrijf door het virtueel worden van persoonlijke evenementen, zegt Teeple dat veel van deze veranderingen "voor honderd procent zullen blijven bestaan". Hij zegt dat ze zullen doorgaan met het gebruik van overdracht van grote bestanden zodra de persoonlijke evenementen terugkomen, wat zelfs kan helpen bij die last-minute thumb drive situaties waar we het eerder over hadden.

"Dus zelfs als we ter plaatse zijn en iemand komt aanlopen met een USB-sleutel, kunnen we nog steeds een tool voor overdracht van grote bestanden gebruiken om dat bestand te uploaden naar de cloudserver die we gebruiken. Het zal helpen om dat hele proces zo naadloos mogelijk te laten verlopen."

Probeer MASV gratis

Start uw 7-daagse proefperiode en verstuur nu 100GB gratis.

3 eenvoudige manieren om bestandstransfers te versnellen met MASV

Alle elementen van videoproductie hebben deadlines. Maar laten we eerlijk zijn: sommige zijn belangrijker dan andere. Een dag te laat om locaties te gaan zoeken? Waarschijnlijk niet zo erg. Een dag te laat om de dailies aan de editors te geven die staan te popelen om te beginnen met snijden? Een beetje meer van een big deal. Dat soort harde deadlines is de reden waarom we snelheid, betrouwbaarheid en de totale doorlooptijd bij het overzetten van grote video's hier bij MASV zo serieus nemen (😀 ). Maar er is een ingebakken probleem met het delen van grote bestanden via het internet: Het kan de bandbreedte van je netwerk vertragen. Daarom hebben we binnen het MASV-platform drie handige tools ontwikkeld om je bandbreedte te beheren en bestandsoverdracht te versnellen. Laten we ze eens bekijken. Verstuur grote bestanden op maximale snelheidGebruik MASV om grote mediabestanden snel via de cloud te versturen. Geen throttling. Stuur mijn bestand Inhoudsopgave De realiteit...

Hoe bouw (en film) je een virtueel productie podium

MELs combineert fysiek podiumontwerp met geavanceerde virtuele decors, waarbij vaak wordt gewerkt met bestanden met een resolutie tot 12K die worden gerenderd op een 20 meter hoge LED-muur op de achtergrond naast een fysieke set op de voorgrond.

Top 9 soorten video's die uw social media-marketinginspanningen een boost zullen geven

Video's zijn de volgende stap in het aanspreken van uw publiek op sociale media. Volgens een recent onderzoek van Quintly zijn foto's de populairste mediaposts op Instagram. Video's genieten echter 49% meer engagement dan fotoposts. Deze cijfers geven aan dat video's u kunnen helpen de zichtbaarheid en betrokkenheid van uw merk te vergroten.

Insta360 ONE RS Review: 6K Action Cam voor $400?

De Insta360 ONE RS is een modulaire action cam die kan filmen in 6K breedbeeldmodus, met actieve HDR, boterzachte beeldstabilisatie, en een krachtige RS core...en dat alles voor 400 dollar? Klinkt dat te mooi om waar te zijn?

Netwerk Congestie: Veel voorkomende oorzaken van trage bestandsoverdracht

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: de gevreesde netwerkvertraging die zorgt voor dropped packets, traag verkeer, prestatievertragingen, mislukte gegevensoverdrachten en ontevreden gebruikers. Dit gebeurt in elke sector en treft alle soorten mensen, maar komt het meest voor bij grotere netwerkdoorvoer.

5 bijbaantjes voor videoproductiespecialisten

Side hustles kunnen ook gecombineerd worden om als een universele bron van inkomsten te dienen. Als je bijvoorbeeld een freelancer bent die een eigen bedrijf heeft, kan het stressvol zijn om constant op zoek te zijn naar de volgende klus. Het is goed om je opties te diversifiëren en meerdere inkomstenstromen te hebben.

3 Redenen om Proxy bestanden te versturen met MASV File Transfer

De meeste postproductiespecialisten die met grote bestanden werken, hebben wel eens video proxy-bestanden gebruikt. Omdat RAW-videobestanden met een hoge resolutie enorm en onhandelbaar zijn, transcoderen de meeste videoprofessionals kopieën met een lagere resolutie van die RAW-beelden om als proxy te dienen voor offline montage en verwante post-werkzaamheden.

Hoe maak je video proxies in Premiere Pro (2022)

Videoproxy's, ook bekend als proxybestanden, stellen u in staat grote video's te bewerken zonder vertraging en rekenkracht. Proxybestanden zijn kopieën met een lagere resolutie van uw originele bestanden.

MASV Multiconnect: Bespaar uren door bestandsoverdracht te versnellen

Wanneer u MASV Multiconnect inschakelt en verschillende netwerken combineert tot één, voorziet u uw transfers van meer bandbreedte om sneller te gaan, waardoor de levertijd in het proces aanzienlijk wordt verkort.

Een professionele gids voor video SEO om hoger te scoren

Simpel gezegd, video SEO is de praktijk van het optimaliseren van uw video-inhoud, zodat het kan worden geïndexeerd en uw ranking op de zoekmachine resultaten pagina's te verhogen. Dit wordt ondersteund door relevante trefwoordfunctionaliteit, zoals bij elke SEO-optimalisatie.

Moet u grote bestanden verzenden?

Maak een gratis MASV account aan om te beginnen