Problemen ondervonden met het delen van bestanden tijdens thuiswerken

door Mathew Sobkowicz | 6 mei 2020

Het is geen geheim dat de gevolgen van het coronavirus zich over de hele wereld hebben verspreid en dat de werkomgeving van velen ingrijpend is veranderd. In het digitale tijdperk van vandaag, bestandsuitwisseling is een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk. Wie gewend is in een traditioneel kantoor te werken met veilige, bekabelde netwerken, werkt nu thuis waar de internetverbinding onbetrouwbaar is en het gemak van samenwerken wordt verstoord. Of het nu gaat om frequente time-outs, gebrek aan compatibiliteit met de ontvanger, beperkingen van de bestandsgrootte of iets anders, het delen van bestanden is voor veel mensen die op afstand werken een probleem geworden. Hieronder volgen enkele veel voorkomende problemen waarmee werknemers te maken hebben gekregen bij de aanpassing aan hun thuiswerkomgeving.

problemen ondervonden met het delen van bestanden tijdens het thuiswerken

Bestand corruptie

Het kan een hele opgave zijn om te navigeren door de enorme hoeveelheid gegevens die binnen handbereik zijn. Kenny Trinh, CEO van NetBookNews deelt zijn ervaring met werken op afstand. Het grootste probleem dat hij heeft ondervonden met het online delen van grote bestanden, is dat de bestanden tijdens het proces beschadigd raken. Dit leidt ertoe dat hij het proces moet herhalen, misschien wel meerdere keren. Trinh ontdekte dat als het om grote bestanden gaat, het gebruik van Google Drive een goede oplossing is.

Grote bestandsoverdrachten zouden dit gedoe niet mogen inhouden.

Beperkingen op bestandsgrootte

Een van de grootste frustraties bij het overzetten van grote bestanden is de beperking van de bestandsgrootte. Leonard Ang, Marketing Manager bij AQVA uitte zijn moeilijkheden met het versturen van grote bestanden via e-mail.

 "Er zijn veel problemen met het verzenden van grote bestanden als je vanuit huis werkt. Een van de problemen die ik heb ondervonden is dat het versturen van een e-mail met een groot bestand als bijlage in Yahoo mail niet doorging omdat ze een limiet hebben op de grootte van het bestand dat je kunt versturen. In plaats daarvan gebruikte ik mijn Gmail omdat deze een Google Drive heeft waar grote bestanden in passen."

Dit is meer een lapmiddel, want er kunnen nog veel obstakels volgen.

Beperkte toegang

Voor velen, bestandsuitwisseling wordt veel ingewikkelder gemaakt dan nodig is. Tim Absalikov, CEO van Blijvende trend uit dat er altijd problemen waren bij de overdracht van bulkbestanden, zelfs vóór COVID-19.

Volgens Zakirov moet de uitwisseling van dergelijke gegevens niet gebeuren via messenger of sociale netwerken. Als alternatief kun je de informatie die je nodig hebt het beste vóór de overdracht archiveren of gebruik maken van een van de vele diensten waarmee je bestanden van elke grootte kunt overdragen. Zakirov had onlangs problemen met Google Drive waarbij het documentbestand zelf wel werd geüpload, maar de toegang ertoe niet kon worden gedeeld.

 U kunt het beste een platform voor het delen van bestanden gebruiken dat gericht is op snelle en betrouwbare overdracht.

Synchronisatie problemen

Hoewel Dropbox een zeer bekend platform is om bestanden te delen, is het niet altijd compatibel met elk apparaat.

Adam Hempenstall, CEO en oprichter van Betere Voorstellen onlangs geworsteld met dit platform.

 "Het grootste probleem dat we hebben ervaren met het delen van grote bestanden terwijl we op afstand werken, is dat Dropbox er eeuwen over doet om iets te uploaden en dat het problemen heeft met synchronisatie. Als je hun app op verschillende apparaten gebruikt, kan het soms eeuwen duren voordat alles is gesynchroniseerd en gebruiken we uiteindelijk Google Drive."

Hempenstall kwam tot de conclusie dat Google Drive beter geschikt is voor werk, terwijl Dropbox beter is voor persoonlijk gebruik.

Slechte internetsnelheden

Uw internet thuis kan onbetrouwbaar zijn wanneer het tijd is om het te gebruiken voor meer dan surfen op het web en scrollen door sociale media.

Osama Khabab, CEO en oprichter van MotionCue vond het moeilijk om zich aan te passen aan thuiswerken. Het grootste probleem was de verspreiding van informatie en het delen van gegevens over verschillende locaties.

 "Over het algemeen zijn we op het werk gewend om een lokale server te gebruiken waarop de meeste van onze projectgegevens en bronbestanden worden opgeslagen, wat essentieel is voor een videoproductiebureau. Gezien de grootte van deze bestanden was het moeilijk om gegevens te up- en downloaden omdat de internetsnelheid thuis niet zo goed was als op het werk.

Ook is het lokaal distribueren van gegevens op een bekabeld netwerk veel sneller dan uploaden en downloaden via de cloud. Om onze problemen op te lossen, zijn we gegevens gaan delen via Dropbox en dat is voor ons van grote waarde geweest."

Wat als je Dropbox nog beter kon maken?

Gebrek aan onderwijs

Het delen van bestanden moet eenvoudig te gebruiken en voor iedereen beschikbaar zijn. Ben Taylor, oprichter van Home Working Club is van mening dat het probleem van het delen van grote bestanden bij thuiswerken niet zozeer te wijten is aan de internetverbindingen thuis, maar veeleer aan een gebrek aan kennis bij de gebruikers. Het belangrijkste gebrek aan kennis is dat mensen e-mail proberen te gebruiken voor bestanden die veel te groot zijn voor dat medium. Taylor stelt veel alternatieve diensten voor, zoals Dropbox, het gebruik van iCloud Mail Drop op Apple-apparaten, of het gebruik van openbare diensten zoals WeTransfer. "Het belangrijkste is dat werknemers zich bewust zijn van de grenzen van e-mail en wanneer ze een andere methode moeten gebruiken om bestanden te delen."

Er zijn veel opties om uw bestandsoverdrachten moeiteloos te laten verlopen, de sleutel is gewoon weten waar je moet zoeken!

Mislukte uploads

Volgens Jennifer Walden, Directeur Operations bij WikiLawnmaar soms is een goede, stabiele internetverbinding en de mogelijkheid om grotere bestanden te delen, zoals G-Suite, niet genoeg. Het meest voorkomende probleem waar Walden mee te maken heeft gehad zijn time-outs. "Het internet valt weg, het uploaden van het bestand mislukt, en ik moet het opnieuw uploaden."

Walden ontdekte dat een zip-bestand enig soelaas kan bieden, omdat je een onbewerkt bestand sterk kunt comprimeren. Hoewel ze het niet als een volledige oplossing ziet, is het een begin voor iedereen die worstelt.

Als een meer ouderwetse aanbeveling stelt Walden voor dat als je veel bestanden moet overzetten en je hebt er de middelen voor, je ze op een flashdrive zet (die je natuurlijk schoonveegt met ontsmettingsmiddel) en ze mailt naar wie ze nodig heeft. Als je van deze optie afziet, is het van cruciaal belang dat je de bestanden eerst comprimeert, ervoor zorgt dat niets anders je bandbreedte in beslag neemt, en een dienst gebruikt die grote bestanden aankan, zoals Google Drive of Dropbox.

Vastgelopen uploads door timeouts

Er is niets frustrerender dan een achterblijvende verbinding die u belet uw werk af te krijgen. Dat vindt ook John Stevenson, oprichter en CEO van Top VPN Canada die van mening is dat problemen met het delen van bestanden een van de meest voorkomende zaken is waar teams op afstand mee te maken krijgen en vaak een oorzaak is van verstoring van de productiviteit, zoals vastgelopen uploads door time-outs. Dit kan vaak het gevolg zijn van een werknemer die werkt met een beperkt data-abonnement en daardoor gevoelig is voor dataplafonds en fluctuerende snelheden. Hoewel een zip-bestand een goede oplossing lijkt, is er geen garantie dat u niet alsnog met deze problemen te maken krijgt. Stevenson raadt aan over te schakelen op een lichtgewicht browser die minder data verbruikt.

Het is nu belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat u goed bent ingesteld op thuiswerken, vooral wanneer u in uw dagelijkse werk grote bestanden moet delen via verschillende platforms. Het delen van bestanden kan een lastige taak zijn, maar gelukkig hoeft het niet zo moeilijk te zijn. Bij MASV bieden wij de ultieme oplossing. Het maakt niet uit waar u werkt, wij maken snelle en betrouwbare bestandsdeling van elke grootte mogelijk. Met ons wereldwijde versnelde netwerk, kunt u afscheid nemen van de verbinding crashes en fluctuerende omstandigheden. Als u moe bent van uw slecht presterende netwerk, neem vandaag nog contact met ons op!