Bestanden delen met uw team terwijl u thuis werkt

Pandemie. Werken op afstand. Het nieuwe normaal. U hebt het allemaal al eerder gehoord. Was het delen van bestanden op afstand naar de cloud een paar jaar geleden voor velen een nieuwe ervaring, nu is het voor miljoenen professionals een feit.

Bij MASV hebben we dit paradigma vooral opgemerkt bij video- en postproductieprofessionals die groot videobestanden vanaf de set in een keten van productieafdelingen (redactie, VFX, inkleuring, geluid, enz.).

Maar omdat we al een tijdje bestanden delen op afstand, betekent dat niet dat er geen nieuwe dingen te leren zijn.

Daarom hebben we deze lijst samengesteld van de belangrijkste manieren om bestanden te delen met uw team terwijl u thuis werktsamen met de beste praktijken om uw gegevens veilig te bewaren en altijd beschikbaar te stellen voor degenen die ze het hardst nodig hebben.

Beschouw dit als bestand delen 101. Je kunt ons later bedanken.

Inhoudsopgave

1. MASV
2. Dropbox
3. Google Drive
4. Microsoft Teams
5. WeTransfer
6. Aspera & Signiant
7. Beste Praktijken: 5 tips om bestanden effectief te delen met uw team terwijl u van thuis uit werkt
8. Conclusie

1. MASV

Laten we dit maar meteen zeggen - we gaan niet doen alsof we niet bevooroordeeld zijn, hoewel MASV is echt de beste bestandsoverdracht app kunt u gebruiken.

Maar als we objectief naar MASV zouden kijken, zouden we super onder de indruk zijn van de betrouwbaarheid van onze bestandsoverdrachten, die automatisch herstellen als het internet uitvalt en weer verder gaan als je weer online bent. We zouden blij zijn met onze doodsimpele gebruikersinterface die iedereen kan gebruiken, en onze pay-as-you-go bestandsoverdracht. En we zouden positief duizelen over MASV's ingebouwde veiligheid en encryptie voor veilige bestandsoverdracht.

Maar bovenal houden we van ons cloudgebaseerde bestandsoverdrachtprotocol op ons wereldwijde versnelde netwerk van meer dan 300 servers, dat snel en betrouwbaar tot 15 TB levert en veel minder snel door firewalls wordt geblokkeerd dan overdracht op basis van UDP.

Pros

• Toonaangevende upload- en downloadsnelheden (tot 10 Gbps)
• Alleen kosten voor downloads, wat betekent dat al onze transfers moeten leveren - of u betaalt niet
• Geautomatiseerde overdrachtsherhalingen in geval van slechte of onderbroken verbindingen
• Gebouwd met veiligheid boven alles met sterke TLS-encryptie en Trusted Partner Network Gold Shield-certificering.
• Volledige controle over wie toegang heeft tot uw account en bestanden met multifactorauthenticatie (MFA), SSO op basis van SAML, configuraties van gebruikersrollen en machtigingen, bestandsoverdrachten met wachtwoordbeveiliging, limieten voor het verlopen/downloaden van bestanden en downloadmeldingen
• Eenvoudige workflow-integraties zoals onze Dropbox integratie en Google Drive-integratie

Minpunten

• Het is eerlijk gezegd moeilijk om er een te bedenken. We hebben gehoord dat onze PAYG flat rate een beetje duur kan worden bij het overzetten van terabytes aan data, daarom bieden we ook aangepaste plannen aan.

Prijsstelling

• Pay-as-you-go: $0.25 voor elke gedownloade gigabyte
• Volumekortingen beschikbaar

2. Dropbox

Op dit moment is Dropbox zo'n beetje universeel bekend onder internetgebruikers als een gemakkelijke manier om bestanden te synchroniseren. Je kunt er gratis mee aan de slag, hoewel je met Dropbox Basic slechts 2 GB opslagruimte krijgt. En hoewel de webversie een aantal schamele limieten voor de bestandsgrootte heeft, is er geen limiet voor bestanden die je uploadt via de Dropbox-apps.

Maar voor echt grote bestanden kan Dropbox soms frustratie veroorzakenwat sommige gebruikers heeft aangespoord om rond te kijken voor een Dropbox alternatief. Dat komt vooral omdat, hoewel sommige gebruikers Dropbox gebruiken om bestanden te delen, het eigenlijk een synchronisatiedienst is.

Pros

• Begin gratis (voor beperkte opslag tot 2 GB)
• Desktop- en mobiele apps voor elk OS
• Offline mogelijkheden
• Kan uw bestanden automatisch synchroniseren
• Bestanden in ruste beschermd met 256-bit Advanced Encryption Standard (AES); multifactorauthenticatie beschikbaar

Minpunten

• Uploadlimiet bestandsgrootte van 50 GB via de website of 100 GB via de gratis versie
• Typisch traag en onbetrouwbaar bij het uploaden van grote bestanden
• Vereist veel ruimte op de harde schijf
• Niet erg intuïtieve gebruikersinterface

Prijsstelling

 Persoonlijk

• Basis: Gratis
• Plus: $11,99/maand, $9,99/maand met jaarabonnement
• Familie: $19,99/maand, $16,99/maand met jaarabonnement

Business

• Standaard: $15/maand, $12,50/maand met jaarabonnement
• Professional: $19,99/maand, $16,57/maand met jaarabonnement
• Geavanceerd: $25/maand, $20/maand met jaarabonnement

3. Google Drive

Door de alomtegenwoordigheid van Google zijn de meesten van ons wel bekend met Google Drive. Het is ook compatibel met vele andere apps en systemen (waaronder Windows, iOS, macOS en Android), en is een super gemakkelijke en handige manier om lichtgewicht documenten te delen voor het delen van zakelijke bestanden.

Het is echter bekend dat het hoofdpijn kan veroorzaken (lees de casestudy: Think Out Loud Studio) onder degenen die supergrote videobestanden overzetten, en zijn dagelijkse uploadlimiet van 750 GB is onrealistisch voor de meeste videoprofs in de 4K-wereld.

Als u niet bekend bent met de merknamen Google One en Google Workspace, is het allemaal goed. Google One was voorheen Paid Google Drive Storage, terwijl Workspace voorheen bekend stond als G Suite, wat daarvoor Google for Work was, wat daarvoor Google Apps for Your Domain was. Maak je geen zorgen over het onthouden van dit alles - meer naamsveranderingen zijn waarschijnlijk in aantocht.

Pros

• Eenvoudige gebruikersinterface, gemakkelijk aan de slag te gaan
• Flexibel platform dat compatibel is met vele andere apps en systemen
• Gratis account biedt 15 GB opslagruimte (200 GB ruimte is $30/jaar)
• Sterke SSL-versleuteling

Minpunten

• Gebruikers kunnen slechts tot 750 GB per dag uploaden
• Beperkte bestandsgrootte: Tot 50 GB per tekstdocument of 100 MB voor presentaties
• Kan traag en onbetrouwbaar zijn bij het uploaden van grote bestanden (up/downloadsnelheden zijn volledig afhankelijk van de sterkte van uw internetverbinding)
• Uploads van grote bestanden mislukken vaak

Prijsstelling

Google One

• 15 GB: gratis
• 100 GB: $2/maand ($20 per jaar)
• 200 GB: $3/maand ($30 per jaar)
• 2 TB: $10/maand ($100 per jaar)
• 10 TB: $100/maand
• 20 TB: $200/maand
• 30 TB: $300/maand

Google Werkruimte

• Business Starter: $6/gebruiker/maand
• Business Standard: $12/gebruiker/maand
• Business Plus: $18/gebruiker/maand
• Onderneming: Contact verkoop

4. Microsoft Teams

MS Teams passeerde een paar maanden geleden de kaap van 270 miljoen actieve gebruikers, hoewel er bezorgdheid bestaat dat de gebruikersgroei van het platform kan zijn vastgelopen. Hoe dan ook, sinds de pandemie is Teams een standaard samenwerkingsplatform geworden, vooral voor grotere ondernemingen die vastzitten aan Microsoft. Maar is het geschikt voor het delen van teambestanden?

Het antwoord is: Zoiets. Terwijl Teams een krachtige samenwerkingstool is, Microsoft Teams delen van bestanden kan veroorzaken kwesties met betrekking tot bestandsorganisatie, permissies en gegevensbeveiliging. De harde limiet op de bestandsgrootte is ook zeer beperkend voor videoprofessionals.

Pros

• Gebruikersvriendelijke interface en eenvoudige implementatie
• Consolideert verschillende tools in één platform, waaronder chat, agenda, zakelijke apps en videogesprekken
• Geen extra kosten als u al een Microsoft 365 (voorheen Office 365) abonnement hebt
• Gratis versie van MS Teams wordt geleverd met 5 GB aan individuele opslag per gebruiker

Minpunten

• uploadlimiet van 250 GB aan bestanden (voor alle MS-producten, waaronder OneDrive en SharePoint)
• Trage uploadsnelheden voor grote bestanden
• Soms verwarrende bestandsstructuren, waaronder kanalen en hoofdmappen
• Koppelingen van gesprekken naar bestanden breken gemakkelijk als bestanden worden gereorganiseerd
• Standaardrechten kunnen veiligheidsrisico's opleveren (iedereen kan een team aanmaken, een bestand uploaden of een bestand opnieuw delen)
• Gebrek aan meldingen maakt het makkelijk om dubbele teams te maken

Prijsstelling

• MS Teams (5 GB individuele opslag): gratis
• MS Teams Essentials (10 GB): $5/maand
• MS 365 Business Basic (1 TB): $7,70/maand (Cdn)
• MS 365 Business Standard: $16/maand (Cdn)

5. WeTransfer

WeTransfer is een van de populairste diensten voor het delen van bestanden voor creatieven, en het is niet moeilijk te zien waarom: Het is gemakkelijk aan te melden en te gebruiken, is relatief goedkoop, en heeft een uitgesproken creatieve vibe. Gebruikers die kleine bestanden zonder problemen willen verzenden, kunnen zich ook aanmelden voor de gratis service van WeTransfer, waarmee bestanden tot 2 GB kunnen worden overgezet.

Dat is het goede nieuws. Het slechte nieuws is dat de meeste WeTransfer abonnementen harde limieten hebben voor de bestandsgrootte, en de prestaties zijn traag zoals gemeten door vele bestandsoverdracht snelheidstesten. Het is om deze en andere redenen dat veel gebruikers uiteindelijk op zoek gaan naar een WeTransfer alternatief.

Pros

• Eenvoudig in gebruik, betaalbaar
• Afzenders ontvangen een bevestigingse-mail
• De webeigenschappen hebben een duidelijk creatief tintje
• Gratis optie voor overdrachten tot 2 GB

Minpunten

• Vatbaar voor vertragingen en storingen
• Limieten voor bestandsgrootte: 2 GB gratis, 200 GB betaald WeTransfer Pro
• Geen auto-resume voor onderbroken overdrachten
• Bestandsoverdrachten verlopen na een paar dagen
• Verboden in India sinds begin 2020 omwille van veiligheidsredenen

Prijsstelling

 WeTransfer Pro

• €12/maand (inclusief BTW) binnen Europa of $12/maand buiten Europa
• Jaarabonnement €120/jaar (inclusief BTW) binnen Europa of $120/jaar buiten Europa

WeTransfer Premium

• €23 per maand (inclusief BTW) binnen Europa of $23 per maand buiten Europa
• Jaarabonnement €228/jaar (inclusief BTW) binnen Europa of $228/jaar buiten Europa.

6. Aspera en Signiant

We hebben deze oplossingen gegroepeerd in dezelfde lijst omdat ze beide enterprise-grade, UDP-beheerde bestandsoverdracht bieden. In sommige opzichten zijn ze zelfs zo uitwisselbaar dat zelfs Signiant zegt dat ze verdomd veel op elkaar lijken.

Zowel Signiant als IBM Aspera bieden op UDP gebaseerde versnellingstechnologie die volgens hen geschikt is voor 10Gbps verbindingen (als uw ISP en netwerk dat aankunnen). De grootste problemen met Signiant en Aspera zijn echter dat ze niet bijzonder gebruikersvriendelijk zijn, ondersteund worden door de het beruchte onbetrouwbare UDP protocol voor bestandsoverdrachten zijn onnodig duur.

Ze zijn ook zeer tijdrovend om te implementeren, vooral in beperkende IT-omgevingen. Dat is de reden waarom veel gebruikers nu op jacht zijn naar een Aspera alternatief of een Media Shuttle alternatief.

Pros

• Versnellingstechnologie biedt hogere snelheden dan traditionele FTP-overdracht
• Werkt met private of publieke clouds, of on-premises opslag

Minpunten

• Zeer duur voor middelgrote en kleinere
• Kan verrassend traag zijn soms ondanks versnellingstechnologie
• Moeilijk te gebruiken, onintuïtieve interfaces die vaak opleiding en handleidingen vereisen
• op UDP gebaseerd, een onbetrouwbaar protocol - als een gegevenspakket (datagrammen genaamd) onderweg verloren gaat, moet het handmatig opnieuw worden verzonden en moet de afzender op de hoogte worden gebracht
• Vereist softwaredownloads, plugin-installaties, firewall-tweaks, en een aanzienlijke hoeveelheid technische IT-vaardigheden

Prijsstelling

Signiant

• Vlucht: Begint bij $35k/jaar
• Media Shuttle - Niet beschikbaar (vraag een offerte aan)
• Jet - Niet beschikbaar (vraag een offerte aan)

Aspera

• Pay-As-You-Go: Begint bij $1.24/GB
• Standaard: Begint bij $934,80/jaar voor 1 TB overdrachtsvolume
• Geavanceerd: Begint bij $13.608/jaar voor 6 TB overdrachtsvolume
• Onderneming: Niet beschikbaar (vraag een offerte aan)

Beste Praktijken: 5 tips om bestanden effectief te delen met uw team terwijl u van thuis uit werkt

Technologie is niet genoeg om grote video's delen effectief en zonder incidenten. Verschillende beste praktijken kunnen helpen om alles snel, efficiënt en veilig te laten verlopen voor veilig bestanden delen voor zaken.

Weet u niet waar u moet beginnen? Lees onze Beveiligde werkstroom op afstand checklist.

1. Gebruik geen persoonlijke e-mails of software voor het delen van bestanden

Je vraagt om problemen als je grote bestanden delen via e-mail zonder gebruik te maken van een versnelde bestandsoverdracht service. Dat komt omdat de meeste persoonlijke e-mail accounts relatief onveilig zijn, en hun beperkende bestandsgrootte betekent dat u geen grote videobestanden als bijlagen kunt versturen zonder grote frustratie.

Vermijd ook software voor het delen van bestanden die geschikt is voor consumenten, die gegevens vaak als niet-versleutelde tekst opslaan. Zakelijke platforms beschikken doorgaans over betere beveiligings- en compliancecontroles, van tools voor het beheer van de identiteitstoegang (IAM) tot geavanceerde versleuteling en SOC 2 Type II-certificering.

2. Het beginsel van het minste voorrecht volgen

Als klanten, partners of werknemers geen toegang tot specifieke gegevens nodig hebben, geef dan geen toegang. Anders riskeert u een datalek als gevolg van toegang door onbevoegden.

Het granulair houden van uw permissies en het afdwingen van het principe van de minste privileges is een belangrijk onderdeel van een Zero Trust beveiligingshouding. Omwille van schaalbaarheid en extra veiligheidsredenen is het vaak zinvol om een standaard set van strikte permissies te ontwikkelen die automatisch worden toegepast op alle gedeelde teammappen.

3. Volg een veiligheidsbewustzijnstraining

Iedereen met wie u werkt, zou idealiter op zijn minst een praktische kennis moeten hebben van de beste praktijken op het gebied van IT-beveiliging. Training in beveiligingsbewustzijn zorgt ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen als hij met een mogelijke inbreuk wordt geconfronteerd, en hoe beveiligingsincidenten kunnen worden voorkomen - van het herkennen van phishing-aanvallen via e-mail tot het belang om wachtwoorden veilig en moeilijk te kraken te houden.

Organisaties kunnen samenwerken met een derde partij om formele training te regelen, training coördineren met hun IT-groep of algemeen beschikbare informatie gebruiken om informele werknemerseducatie te geven. Robuuste beoordelingen van de beveiliging van content, zoals het Trusted Partner Network, zijn een goede manier om de beveiliging van bestanden te garanderen. Zeer weinig oplossingen voor het delen van bestanden in de cloud zijn TPN-gevalideerd en nog minder hebben de Gold Shield-status, maar MASV is er één van.

4. Houd gegevens goed georganiseerd en geïntegreerd

Het onderhouden van een goed georganiseerde en duidelijke mappenstructuur is altijd belangrijk, maar het is vooral van vitaal belang wanneer mensen op afstand werken en bestanden snel moeten kunnen vinden. Als het gaat om naamgevingsconventies voor bestanden, maak dan afspraken over een gemeenschappelijk en consistent naamgevings- en dateringssysteem - en blijf gedisciplineerd.

De overstap naar werken op afstand is ook een geschikt moment om al uw gegevens te integreren in één cloudplatform in plaats van ze op te slaan op verschillende fysieke harde schijven, laptops en dure (en verouderende) on-premise databases.

5. Kies de juiste dienst voor het delen van bestanden

Omdat niets zo tijdrovend is als het voortdurend beantwoorden van vragen als "hoe doe ik dit", is het kiezen van een gemakkelijk te gebruiken service voor het delen van bestanden voor werken op afstand is bijzonder belangrijk. Het moet betaalbaar zijn, gemakkelijk op te zetten en te gebruiken, gemakkelijk te gebruiken door werknemers en partners, en gemakkelijk te integreren in uw huidige workflows.

Conclusie

In deze gids hebben we gekeken naar manieren waarop u bestanden kunt delen met uw team terwijl u thuis werkt. We hebben gekeken naar de populairste cloud-overdrachtoplossingen en de voor- en nadelen op een rijtje gezet. Samengevat:

• MASV:
  ✅ Onbeperkte bestandsgrootte, snel, betrouwbaar, veilig, gebruiksvriendelijk en flexibel
  ❌ Sterke prestaties en hoge overdrachtssnelheden voor een hogere prijs
• Dropbox:
  ✅ Gratis om mee te beginnen, offline beschikbaar, met versleutelde overdracht en opslag
  Lage limieten voor bestandsgrootte, doorgaans traag en onbetrouwbaar bij het verplaatsen van grote bestanden
• Google Drive:
  Gemakkelijk aan de slag, veilig, met eerlijke opslagprijzen
  ❌ Niet gebouwd voor het opslaan en delen van grote bestanden - limiet van 750 GB per dag
• Microsoft Teams:
  ✅ Goed voor samenwerking
  Slechte beveiliging, lage uploadlimieten, trage snelheden, vatbaar voor fouten
• WeTransfer:
  ✅ Gratis om mee te beginnen, makkelijk te gebruiken en betaalbaar
  Vatbaar voor vertragingen en storingen, bestandsgroottelimieten per account, is in het verleden gecompromitteerd
• Aspera/Signiant:
  ✅ Ongelooflijk snel
  Zeer duur, onhandig, vereist IT-installatie, niet gebouwd voor externe samenwerking

We hebben ook gekeken naar vijf best practices voor het delen van bestanden op afstand, met name beveiliging:

1. Gebruik geen persoonlijke e-mailaccounts om bestanden te delen
2. Geef alleen toegang tot bestanden aan diegenen die het nodig hebben
3. Volg een veiligheidsbewustzijnstraining
4. Overeenkomen om bestanden een naam te geven en je organiseren
5. Kies de juiste dienst voor het delen van bestanden

Het beter delen van teambestanden is de sleutel tot meer productiviteit en synergie onder medewerkers. Dit vereist een oplossing voor bestandsoverdracht die eenvoudig is op te zetten, snel, betrouwbaar en veilig is, en eenvoudig genoeg in het gebruik zodat iedereen in uw team en externe ontvangers effectief kunnen samenwerken, zonder vertraging.

MASV is dat allemaal en nog veel meer. Ons robuuste bestandsoverdracht platform geeft gebruikers de snelheid en betrouwbaarheid van een premium enterprise service met de kosten en eenvoud van een cloud app. MASV wordt gebruikt door teams over de hele wereld om petabytes aan gegevens snel te verplaatsen. MASV is vanaf de basis gebouwd met het oog op beveiliging en overdracht van grote bestanden. Dit betekent dat u gevoelige informatie met vertrouwen kunt overdragen, ongeacht de bestandsgrootte.

Om met MASV te beginnen, zich aanmelden en we doen er 20 GB gratis bij.