Pourquoi les professionnels de la post-production ont besoin d'un transfert de fichiers automatisé

Si, comme moi, vous travaillez dans le secteur des médias et du divertissement, transférer rapidement et en toute sécurité des quantités massives de médias aux bons artistes au bon moment est absolument essentiel pour que vos activités créatives fonctionnent à plein régime.

La recette secrète pour effectuer ce transfert de données de manière précise et efficace ? Le transfert automatisé de fichiers.

Les processus manuels répétitifs et sujets aux erreurs, tels que le transfert de données d'un système à l'autre, sont mûrs pour une automatisation qui permet de gagner du temps.

Dans ce bref article, je vais démontrer la puissance et le potentiel de l'automatisation des transferts de fichiers de toutes sortes dans vos opérations commerciales quotidiennes et vous aider à réaliser des économies de temps et d'argent en rationalisant vos flux de travail multimédias.

• Pourquoi le transfert manuel de fichiers est-il inefficace et non sécurisé ?
  • La chronologie d'un dossier
• Avantages de l'automatisation du transfert de fichiers pour les flux de travail de M&E
  • Amélioration de la fiabilité des livraisons
  • Performance et rapidité
  • Évolutivité
  • Productivité
• Les capacités d'automatisation uniques de MASV
• Surmonter les défis et les obstacles
• Pour commencer : Étapes pratiques pour l'automatisation des flux de travail
• Automatisez vos transferts de fichiers avec MASV

Pourquoi le transfert manuel de fichiers est-il inefficace et non sécurisé ?

Bien qu'il nous soit familier à tous, le principal problème d'une approche manuelle du transfert de fichiers volumineux ou d'un grand nombre de fichiers est que le processus devient rapidement inefficace, peu fiable et sujet aux erreurs.

C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'envoyer manuellement plusieurs fichiers à différents destinataires, car cela devient rapidement répétitif (c'est-à-dire ennuyeux !), ce qui peut, à son tour, entraîner un manque de concentration. Cela peut souvent conduire à des erreurs simples telles que la saisie de la mauvaise adresse électronique du destinataire ou de la mauvaise plate-forme de stockage, l'absence de protection par mot de passe d'un transfert ou l'envoi d'un mauvais fichier.

Source : Wes Hicks, Unsplash

Les transferts manuels de fichiers nécessitent également une supervision manuelle. Quelqu'un doit être présent pour lancer et surveiller le transfert, ce qui fait perdre un temps précieux à des tâches plus importantes, et personne n'aime littéralement regarder les barres de progression !

D'autres erreurs humaines, telles que la perte accidentelle de données, les conventions de dénomination de fichiers incorrectes et les transferts interrompus ou manqués, peuvent entraîner des retards coûteux et des données peu fiables. Comme les pipelines de transfert de fichiers multimédias impliquent souvent plusieurs points de contact, le fait de le faire manuellement augmente le risque de failles de sécurité en cours de route.

La chronologie d'un dossier

Prenons un scénario courant : De nouvelles images ont été tournées sur le plateau et vous devez les envoyer à la rédaction, pronto.

Pour ce faire, elle doit être transférée du plateau, traitée par un assistant, puis livrée au rédacteur à distance.

Voici les problèmes potentiels d'un processus manuel :

• Les processus manuels se déroulent de manière asynchrone et aléatoire.
• Les processus manuels entraînent des retards à chaque point de transfert.
• Les interruptions de transfert peuvent entraîner la perte de métadonnées ou la corruption des supports.
• Dans ce cas, il est nécessaire de répéter les transferts, ce qui entraîne des délais et des coûts supplémentaires.
• Les transferts multiples de supports sensibles augmentent les risques de sécurité.
• Les processus manuels sont souvent dépourvus de contrôle de la chaîne de contrôle ou de création de journaux.

Alors que la taille des fichiers médias et les ratios de prise de vue des productions ne cessent d'augmenter, la gestion et la coordination d'innombrables transferts deviennent de plus en plus lourdes pour le personnel créatif, consommant inutilement du temps, de l'énergie et des ressources créatives qui pourraient être mieux utilisées ailleurs.

Pourtant, il existe une meilleure solution.

Avantages de l'automatisation du transfert de fichiers pour les flux de travail de M&E

Amélioration de la fiabilité des livraisons

Les avantages de la mise en place d'un transfert automatique de fichiers Le flux de travail pour le scénario des quotidiens décrit ci-dessus est nombreux, mais il comprend les éléments suivants

• Élimination des délais de transfert et réduction des coûts (en temps et en argent).
• Moins de mains sur la propriété intellectuelle potentiellement sensible, ce qui réduit les risques de fuite de données.
• Téléchargement automatisé des médias vers le stockage en nuage ou le stockage NAS connecté.
• Achèvement automatique des transferts interrompus et détection automatique des fichiers corrompus avec vérification de la somme de contrôle.
• Des transferts instantanés à l'aide de dossiers de surveillance avec des actions scénarisées à déclenchement automatique pour envoyer, recevoir et stocker des fichiers multimédias volumineux sans aucun codage.
• Des registres de la chaîne de contrôle et des pistes d'audit pour une supervision sécurisée.

Performance et rapidité

La mise en place d'un flux de travail automatisé qui commence à charger ou à télécharger les médias dès qu'ils sont disponibles supprime la nécessité d'une présence humaine pour appuyer sur le bouton "Go" ou s'apercevoir que tout est arrivé, ce qui se traduit par des gains de temps (et d'argent) immédiats et fréquents.

Dans notre scénario de transfert production-poste, la possibilité pour l'assistant de commencer sa journée avec des médias déjà en attente de traitement, au lieu de commencer sa journée en téléchargeant des médias, permet de gagner encore plus de temps. Voici un exemple de flux de travail automatisé pour le transfert de fichiers :

• Vous pouvez configurer le portail de téléchargement recevant les médias du DIT pour qu'il transfère les fichiers vers un emplacement spécifique (tel qu'un service de stockage en nuage ou un NAS), le répertoire cible étant défini comme un dossier de surveillance. Un dossier de surveillance est un dossier configuré pour être automatiquement téléchargé vers des portails ou des destinataires spécifiques chaque fois que des dossiers sont déposés.
• Le dossier de veille peut être configuré pour télécharger automatiquement les médias sur un disque dur local, renommer les fichiers selon une convention de dénomination spécifique ou ajouter des balises de métadonnées. Tout cela permet à l'assistant éditorial d'économiser du temps, des efforts et, en fin de compte, de l'argent.

Évolutivité

Un autre avantage de l'utilisation d'un flux de travail automatisé et sécurisé pour le transfert de fichiers est la possibilité d'augmenter ou de réduire instantanément le transfert de données pour faire face aux fluctuations importantes des volumes de données sans aucune détérioration des performances ou de la fiabilité (contrairement à un être humain stressé confronté à une augmentation soudaine de sa charge de travail).

Lorsque le processus est automatisé, peu importe la quantité de données que vous y introduisez, le système les traitera toutes.

Productivité

L'automatisation du transfert de fichiers permet aux équipes créatives d'être plus productives et de réaliser des gains d'efficacité jour après jour. Le transfert de fichiers géré dans le nuage peut être mis en place en quelques minutes seulement, sans aucun codage.

Les artistes talentueux peuvent ainsi se concentrer sur le travail créatif rentable pour lequel ils sont payés, au lieu de s'enliser dans la gestion et l'administration des fichiers.

Les capacités d'automatisation uniques de MASV

MASV est une plateforme de transfert de fichiers sécurisée et de grande taille qui peut traiter des fichiers individuels jusqu'à 15 To (ou des paquets de fichiers illimités) et qui offre une technologie de pointe en matière de transfert automatique de fichiers, adaptée aux besoins uniques du secteur M&E, telle que des portails de téléchargement faciles à utiliser et des dossiers de surveillance pouvant faire l'objet de scripts.

Dossiers de montres

Les dossiers de veille de MASV peuvent vous faire gagner du temps et vous épargner des efforts :

• Envoi automatique de fichiers déposés dans le dossier à des adresses électroniques spécifiques, comme les livrables finaux pour les clients ou les rushes pour les producteurs.
• Téléchargement automatique de fichiers reçu à un portail MASV vers le dossier de surveillance - parfait pour commencer la journée avec le transfert des fichiers de la nuit dernière.
• Téléchargement automatique de nouveaux fichiers dans le dossier de surveillance vers un portail MASV, lui-même configuré pour être transféré vers une ou plusieurs intégrations de stockage en nuage, ce qui est idéal pour des sauvegardes et des livraisons hors site instantanées.

Portails puissants et accès à l'API

Bien que le MASV offre un système robuste et puissant, il n'en reste pas moins que le API pour faire des choses intelligentes telles que des créer un nouveau portail de téléchargement pour chaque nouveau client, l'un des principaux avantages de l'utilisation de MASV réside dans ses outils d'automatisation sans code.

Même les portails avancés peuvent être facilement mis en place et configurés dans l'interface utilisateur du bureau ou du navigateur. Il n'est donc pas nécessaire d'attendre que le service informatique ait le temps de coder quelque chose, ce qui est souvent le cas lorsque l'on utilise une autre solution de transfert de fichiers gérée.

Intégrations MAM et cloud sans code

MASV est également une solution idéale pour s'intégrer rapidement aux flux de travail de post-production existants, car il peut automatiser les transferts de médias vers et depuis les systèmes de gestion des actifs multimédias (MAM) et les plateformes de collaboration vidéo en nuage les plus répandus, tels que LucidLink et Frame.io. MASV propose également des intégrations similaires avec des plateformes de stockage en nuage telles qu'Amazon S3 et Google Drive.

Surmonter les défis et les obstacles

En tant que rédacteur professionnel, je m'étonne souvent de la lourdeur et de la faiblesse des fonctionnalités de certains standards industriels. plateformes d'échange de fichiers (souvent des acteurs bien établis sur le marché) peuvent être comparées à des solutions plus récentes et plus agiles.

Si les avantages d'un logiciel d'automatisation du transfert de fichiers sont clairement convaincants, la mise en œuvre d'une solution d'automatisation robuste peut parfois s'avérer compliquée.

Les défis les plus courants liés à la mise en œuvre de la plupart des logiciels d'automatisation du transfert de fichiers, même ceux qui sont automatisés, sont les suivants :

• Perturbation des flux de travail établis.
• Exigences complexes en matière d'intégration informatique.
• Gérer les personnes et les organisations qui résistent au changement.
• Systèmes matériels anciens non pris en charge.

Pour surmonter ces obstacles, il convient de choisir une solution MFT qui offre des intégrations transparentes avec des produits de stockage en nuage courants tels que Google Cloud ou Amazon S3 et offre un processus d'installation et de configuration rationalisé.

Les outils d'automatisation dotés de capacités d'intégration "no-code" ou "low-code" peuvent simplifier considérablement la mise en place et le déploiement du transfert automatique de fichiers, en réduisant la nécessité d'embaucher des experts en codage externes et en minimisant les perturbations des flux de travail existants.

Automatisation de MFT vs. FTP

Il est également important de noter que si l'automatisation du protocole de transfert de fichiers (FTP) est possible, cette technologie introduit souvent des complexités ennuyeuses, telles que des logiciels clients FTP obsolètes, des interfaces de ligne de commande et des risques de sécurité inutiles lorsque votre serveur FTP ou SFTP n'est pas configuré correctement.

Les solutions modernes d'automatisation du transfert de fichiers qui méritent votre attention doivent privilégier les interfaces conviviales, les fonctions de sécurité robustes, le partage de fichiers sécurisé et l'intégration transparente avec les plateformes de stockage en nuage les plus courantes afin de rendre le partage de fichiers facile à configurer et à utiliser.

Pour commencer : Étapes pratiques pour l'automatisation des flux de travail

Alors, comment faire pour automatiser vos flux de transfert de fichiers ?

Voici un modèle :

1. Réaliser un audit

Déterminez exactement ce qui est impliqué dans votre processus actuel de transfert de fichiers par le biais de votre système de transfert de fichiers afin d'identifier les goulets d'étranglement, les pertes de temps et les endroits où l'automatisation pourrait avoir le plus d'impact.

2. Trouver des points de contact

Notez les personnes, les plates-formes et les procédures qu'un dossier touche au cours de son cheminement dans votre pipeline. Les possibilités d'automatisation résident souvent dans les liens entre ces éléments.

3. Être spécifique à un secteur d'activité

Parmi les nombreuses plateformes de transfert de fichiers disponibles aujourd'hui, choisissez celle qui engage activement les clients de l'industrie des médias et du divertissement et qui prend en charge les exigences techniques uniques de nos médias à fort volume, à durée de vie critique et sensibles aux droits d'auteur.

4. Tester chaque scénario

Testez une plateforme qui offre une solution de transfert de fichiers évolutive, sécurisée et facile à utiliser, capable de répondre à tous vos besoins en matière de partage de fichiers sécurisés, comme la réception de centaines de gigaoctets de rushes ou la présentation en beauté du projet fini au client.

5. Évaluer l'entreprise

Faites preuve de diligence raisonnable et choisissez un produit qui est fréquemment mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et intégrations afin de suivre l'évolution rapide de l'industrie de la post-production. Testez leur service clientèle et demandez de l'aide pour voir s'ils sont prêts à vous aider.

6. Refaire le test

Lorsque vous mettez en place votre flux de travail automatisé, testez-le avec diligence avant de l'étendre à tous vos clients ou à l'ensemble de votre équipe. Découvrez les problèmes non évidents en demandant au membre de l'équipe le moins calé sur le plan technique de faire un essai.

Un flux de travail automatisé peut nécessiter une certaine expertise technique pour être mis en place en coulisses, mais il doit ensuite être incroyablement facile à utiliser.