Du chaos à la cohérence : Optimiser votre flux de travail pour le partage de fichiers marketing

Automatisez votre flux de travail marketing entre les équipes, les collaborateurs et les autres parties prenantes.

Les équipes marketing modernes évoluent rapidement, mais les flux de transfert de fichiers marketing hérités les ralentissent souvent, en particulier lorsqu'elles doivent transférer des fichiers vidéo et d'autres fichiers multimédias volumineux. 

• Les campagnes s'appuient souvent sur des créations en haute résolution et d'autres ressources lourdes qui doivent être partagées rapidement entre les équipes internes, les agences et d'autres acteurs. 
• Les limites des courriels, les transferts peu fiables ou lents, le manque d'automatisation et la dispersion des dossiers dans le nuage entraînent des retards et des délais non respectés, en particulier lorsque les parties prenantes sont dispersées.

Dans cet article, nous allons montrer comment les équipes marketing peuvent intégrer un transfert sécurisé et conforme à leurs outils préférés et le configurer pour qu'il soit rapide et automatisé, éliminant ainsi le fardeau des tâches marketing répétitives. Suivez ce processus pour transformer votre flux de transfert de fichiers d'un tueur d'élan à un thriller créatif.

• Les 3 piliers d'un flux de travail de partage de fichiers marketing
• Pas à pas : Construire votre flux de travail de partage de fichiers marketing
• Choisir la bonne pile technologique
• Liste de contrôle des meilleures pratiques
• Créez le meilleur flux de travail pour le partage de fichiers marketing avec MASV

Les 3 piliers d'un flux de travail de partage de fichiers marketing

Contrairement à la flux de transfert de fichiers pour les agences de création - où le travail est principalement produit pour des clients externes et où les fichiers sortent souvent de l'organisation - dans un flux de travail de transfert de fichiers marketing performant, le travail est principalement produit pour un usage et des campagnes internes. 

Le partage sécurisé de fichiers pour les gestionnaires de marques et les équipes de marketing repose sur trois piliers essentiels : 

1. L'organisation

Un système centralisé avec des conventions de dénomination claires, des structures de dossiers cohérentes et une séparation nette entre les travaux en cours et les produits finaux. Cela réduit la confusion entre les versions et rend les ressources faciles à trouver et fiables, ce qui vous permet d'exécuter votre stratégie marketing plus rapidement.

Comment y parvenir ?: Désigner un point central pour tous les dossiers de marketing, qui devient le système d'enregistrement. Définir et appliquer des règles strictes conventions d'appellation, Il est donc important de mettre en place des structures de dossiers normalisées et de définir des règles claires quant à l'emplacement des fichiers. Séparez les travaux en cours, les révisions et les ressources finales afin que les équipes sachent toujours quels fichiers peuvent être utilisés en toute sécurité au cours du processus de création. 

2. L'orchestration

Reliez les transferts de fichiers à la manière dont le travail de marketing se déroule réellement en intégrant le stockage dans le nuage et sur site, les gestionnaires de ressources multimédias et d'autres outils de gestion de projet. Idéalement, vous devriez être en mesure d'automatiser les flux de travail de transfert de fichiers une fois que vous avez intégré ces outils. 

Comment y parvenir ?: Trouvez une solution de transfert de fichiers qui offre intégrations sans code avec des outils tiers que vous utilisez déjà dans le cadre de votre flux de travail et qui peuvent automatiser les transferts vers ou depuis ces outils sans script ni logiciel supplémentaire. Automatisez tout ce que vous pouvez, depuis les flux de transfert jusqu'aux notifications aux parties prenantes.

3. Sécurité et conformité

Protection des données sensibles de la campagne par des transferts sécurisés et conformes. L'accès contrôlé, la visibilité et les garanties d'auditabilité sont essentiels lors du partage de fichiers.

Comment y parvenir ? Assurez-vous que votre solution de transfert de fichiers s'applique la sécurité dès la conception, Le partage des fichiers doit se faire de manière transparente, et non pas après coup. Utilisez l'accès basé sur les rôles, les dates d'expiration des transferts et les contrôles de téléchargement lors du partage des fichiers. Cryptez les fichiers en transit et au repos, conservez des pistes d'audit pour savoir qui a accédé à quoi et quand, et veillez à ce que votre solution soit conforme aux réglementations sur la confidentialité des données telles que SOC 2 Type II.

Pas à pas : Construire votre flux de travail de partage de fichiers marketing

Pour ceux qui recherchent des exemples de flux de travail marketing, voici un flux de travail de partage de fichiers de bout en bout construit autour du transfert de fichiers géré intelligemment (MFT) et d'autres outils marketing couramment utilisés. Il est conçu pour s'intégrer parfaitement au processus de création de contenu de votre service marketing afin de prendre en charge des fichiers volumineux, une collaboration rapide et un partage sécurisé sans interrompre les flux de travail existants.

Étape 1 : Audit de votre flux d'actifs 🔍

Commencez par cartographier la façon dont les fichiers circulent au sein des équipes de création et de marketing de votre organisation. Identifiez l'origine des actifs (vidéastes ou photographes indépendants, par exemple), leur destination (stockage ou plateformes de gestion/révision des actifs, par exemple) et les parties prenantes qui doivent y avoir accès. 

• Veillez à vérifier la taille, le format et la fréquence de transfert de vos fichiers, ainsi que les exigences en matière de sécurité et de conformité pour les campagnes sensibles ou les lancements sous embargo. 
• Cet audit précise où le transfert de fichiers convient le mieux en tant que couche de transfert à grande vitesse et quels systèmes doivent être intégrés à votre solution de transfert de fichiers. 
• Déterminez les conventions de dénomination souhaitées, les types de fichiers et les métadonnées à associer aux téléchargements. 

⚒️Tools: Des outils de collaboration visuelle comme Miro ou Lucidchart, et des plateformes de gestion de projet comme Asana ou Monday. 

Étape 2 : Mise en place de l'ingestion sécurisée de fichiers ⬆️

Créer un processus normalisé d'acquisition de contenu à l'aide d'une plate-forme de partage de fichiers simple, basée sur un navigateur, telle que Portails MASV pour collecter les fichiers des parties prenantes internes ou externes. Les portails de marque renforcent la confiance tout en appliquant les exigences en matière de sécurité, de contrôle d'accès et de téléchargement (comme les types de fichiers ou les conventions de dénomination), ce qui contribue à consolider les meilleures pratiques de partage de fichiers internes et externes. 

• Configurez votre solution d'ingestion pour qu'elle livre automatiquement les fichiers entrants à stockage centralisé dans le nuage comme Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Amazon S3, un système de stockage connecté sur site comme Synology ou Qumulo, un outil de gestion des ressources numériques (DAM) ou un gestionnaire de ressources multimédias (MAM) tel que Frame.io ou Cantemo (voir étape suivante). 
• Configurer et appliquer les exigences de téléchargement telles que les métadonnées et les conventions de dénomination.
• Vous pouvez utiliser un outil comme MASV Portals pour demander des fichiers à n'importe qui dans le monde, même s'il se trouve dans un endroit éloigné où la connectivité est limitée. Il suffit d'envoyer au collaborateur un lien vers votre portail pour qu'il puisse glisser-déposer des médias sans avoir besoin d'un compte.  
• Configurez l'accès basé sur les rôles pour vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès aux bons fichiers. 

⚒️Tools: Portails MASV, intégrations de stockage MASV ; plateformes de stockage dans le nuage ou sur site comme OneDrive, Google Drive ou Dropbox ; gestionnaires d'actifs multimédias tels que Frame.io ou Cantemo.

Note: Pour un flux de travail plus avancé, vous pouvez utiliser des outils tels que Lundi, Zapier et webhooks pour automatiser la création de MASV Portals lorsqu'une tâche change d'état dans votre plateforme de gestion de projet. Ce flux de travail envoie automatiquement un courriel aux collaborateurs avec un lien de téléchargement unique, enregistre l'action et peut envoyer des rappels.

Étape 3 : Définir le cycle de collaboration 🤝

Acheminer les fichiers entrants vers un processus de révision et d'approbation clairement documenté. Utilisez des outils de révision tels que Frame.io ou Figma pour les commentaires et les annotations. 

• Établir des règles de versionnement - seuls les fichiers approuvés sont promus dans un dossier “Final”, par exemple, tandis que les actifs encore en cours de création, d'édition ou de révision restent dans un dossier “Work in progress” (travail en cours). 
• Il est conseillé d'utiliser des dossiers clairement identifiés tels que /Campagne/WIP/ et /Campagne/Final/. 
• Un outil comme MASV gère les mouvements de fichiers importants entre les contributeurs, les membres de l'équipe et les systèmes, tandis que les outils de collaboration gèrent les retours d'information et les approbations.

⚒️Tools: Examiner les plateformes comme Frame.io/Figma, Asana/Monday, MASV. 

Étape 4 : Automatiser les transferts et les notifications 🤖

Mettez en place des automatismes de transfert de fichiers (basés sur les intégrations que nous avons mises en place à l'étape 2) pour supprimer les étapes manuelles qui ralentissent les cycles de production et peuvent conduire à des erreurs humaines (comme les actifs en cours de traitement qui sont déplacés vers un stockage d'archives froides avec des sorties de données coûteuses). 

• Configurez les transferts vers une ou plusieurs destinations pour qu'ils se déclenchent automatiquement lorsque les fichiers sont déplacés vers un dossier ou un portail spécifique. MASV Dossiers de montres sont parfaits pour cela.

Note: MASV peut effectuer des téléchargements simultanés et automatiques vers plusieurs destinations, telles que le stockage rapide pour l'édition et le stockage en nuage pour les sauvegardes. 

• Configurer l'automatisation Notifications Slack lorsque les fichiers sont reçus, approuvés ou livrés, ce qui permet à l'équipe créative de rester en phase sans avoir à effectuer des vérifications constantes ou des mises à jour manuelles. 
• Les automatismes garantissent que les dossiers évoluent à la vitesse de la campagne, et non à la vitesse des suivis par courrier électronique.

⚒️Tools: Automatisations MASV, intégrations de stockage MASV, plateformes de collaboration comme Slack ou MS Teams.

Étape 5 : Distribution et archivage sécurisés 🔐

Pour la livraison finale, générez des liens de partage MASV sécurisés avec des dates d'expiration, une protection par mot de passe et des contrôles de téléchargement pour un moyen rapide et fiable de partager des fichiers finis lourds avec des imprimeurs, des sociétés de relations publiques ou des partenaires médias. 

• Une fois la livraison terminée, appliquer les automatismes de stockage aux niveaux de stockage à froid à long terme à des fins d'archivage. 
• Les espaces de travail actifs restent ainsi propres, tout en préservant la conformité et la facilité de récupération pour les campagnes futures.
• Les politiques de cycle de vie du stockage peuvent être documentées dans un logiciel de gestion de projet. 

⚒️Tools: Liens sécurisés MASV, niveaux de stockage des archives froides, Asana/Lundi.

Suivez ces cinq étapes et vous disposerez d'un flux de travail de partage de fichiers marketing rapide, sécurisé et évolutif, dans lequel MASV assure un transfert à grande vitesse, les outils intégrés gèrent la collaboration, et l'automatisation et l'intégration du flux de travail permettent de respecter les délais.

Choisir la bonne pile technologique pour votre flux de travail des opérations de marketing

Vous ne savez pas quel outil ou quelle technologie utiliser à chaque étape du cycle de travail ? Nous vous proposons le tableau ci-dessous :

Marketing du partage de fichiers : Liste de contrôle des meilleures pratiques

Le processus de gestion des actifs marketing peut être difficile à mémoriser ! Voici une brève liste de contrôle des meilleures pratiques que les équipes de marketing peuvent garder à portée de main, sur la base du flux de travail ci-dessus :

1. Centraliser les dossiers dans un système d'enregistrement unique tel que Google Drive, Dropbox ou OneDrive ; éviter les boîtes de réception et le stockage individuel.
2. Séparer l'encours de production et les actifs finaux avec des structures de dossiers claires et des conventions de dénomination normalisées et documentées.
3. Utiliser des portails d'admission sécurisés pour que les collaborateurs puissent télécharger des fichiers ; appliquer les règles de téléchargement. 
4. Tirer parti d'un logiciel de flux de travail pour l'approbation du marketing pour les commentaires et les approbations au lieu d'envoyer des courriels.
5. Automatiser les transferts et les alertes avec des intégrations de stockage, des flux de travail de transfert déclenchés et des notifications de plate-forme de collaboration.
6. Contrôler l'accès par rôle et appliquer des dates d'expiration aux liens.
7. Protéger les campagnes sensibles avec des transferts cryptés et des pistes d'audit.
8. Contenu des archives une fois la livraison terminée, afin de garder les espaces de travail propres et de s'assurer que vous n'égarez pas d'anciens projets.

Créez le meilleur flux de travail pour le partage de fichiers marketing avec MASV

Le marketing moderne évolue trop rapidement pour un partage de fichiers fragmenté. Un flux de travail structuré pour le partage de fichiers marketing n'est pas seulement une bonne chose - il transforme le transfert de fichiers d'un centre de coûts en un avantage stratégique. 

En créant un flux de travail fondé sur l'organisation, l'orchestration et la sécurité, et alimenté par des outils tels que MASV et d'autres plateformes intégrées, les équipes peuvent éliminer les frictions sans ralentir la créativité. Il en résulte une réduction des transferts manuels, des approbations plus claires et une livraison plus rapide et plus sûre d'un contenu et d'un matériel de campagne de haute qualité.

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