Comment MASV Portals aide une conférence mondiale à transférer des milliers de vidéos en temps voulu

"Si je vous envoyais une URL de portail MASV tout de suite, votre contenu serait téléchargé directement dans le bon projet Frame.io et serait probablement emballé et prêt à commencer à travailler dans une heure."

Le client

Une société d'événementiel de premier plan basée à Dublin qui accueille certaines des conférences technologiques les plus chaudes du monde, notamment la "plus grande conférence technologique du monde" annuelle à Lisbonne et à Tokyo. D'autres événements sont organisés à Toronto et à Kuala Lumpur. Chaque événement présente une liste d'orateurs de haut niveau, dont certains des plus grands noms de la technologie, de l'innovation et des droits de l'homme. 

Nous avons parlé avec un producteur exécutif de la société, qui est responsable de la production d'images captivantes. contenu vidéo de chaque événement, ainsi que la réception du contenu des présentateurs (qui comprend inévitablement des fichiers vidéo volumineux). Cette dernière fonction est particulièrement importante à l'ère des conférences virtuelles et des flux de travail à distance.

Le défi

Salle d'événements avec une grande bannière où l'on peut lire "imaginez tout".

Chaque entreprise d'événements en direct a rencontré des défis inédits en 2020, et la société n'a pas fait exception. Selon le producteur, les principaux problèmes initiaux liés aux conférences virtuelles et aux flux de travail à distance concernaient la planification et la réception du contenu des présentations de centaines d'intervenants.

"La phrase que j'aime utiliser en interne est que, pour la première fois, nous devons être livrés à cent pour cent avant même que l'événement ne commence."

Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de résoudre des problèmes à la volée ou de recevoir le contenu d'un présentateur sur une clé USB 20 minutes avant son intervention, ce qui est fréquent dans le monde des conférences en direct.

"C'est un grand changement pour tout producteur d'événements. Nous avons l'habitude de gérer les réservations de dernière minute et les changements jusqu'au moment de la scène, mais avec les événements virtuels, nous sommes bloqués à cent pour cent 24 heures à l'avance. Si le contenu n'est pas prêt, il n'est pas diffusé."

Ordinateur portable sur un bureau avec une réunion virtuelle sur l'écran

Photo par Brett Jordan sur Unsplash

Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de résoudre des problèmes à la volée ou de recevoir le contenu d'un présentateur sur une clé USB 20 minutes avant son intervention, ce qui est fréquent dans le monde des conférences en direct.

Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de résoudre des problèmes à la volée ou de recevoir le contenu d'un présentateur sur une clé USB 20 minutes avant son intervention, ce qui est fréquent dans le monde des conférences en direct.

Alternatives au transfert de fichiers

Chaque présentation virtuelle est composée de contenu vidéo en direct et enregistré, qui comprend souvent plusieurs fichiers RAW volumineux. La société a d'abord essayé une poignée d'autres solutions de transfert de fichiers sur le marché, telles que WeTransfermais n'étaient pas satisfaits des performances ou de la fiabilité.

"L'idée de demander à un conférencier de haut niveau de télécharger le fichier, d'indiquer son adresse électronique, d'aller chercher le code dans son adresse électronique, de suivre toutes ces étapes, c'était tout simplement impossible pour nous. Nous avions besoin de quelque chose qui soit du type glisser-déposer."

Les développeurs de la société ont d'abord pivoté et ont rapidement construit leur propre solution de transfert de fichiers en interne.

"Ça a fonctionné mais ça n'a pas été super. Ce que ça a fait pour nous, c'est prouver la nécessité d'un outil comme MASV."

Selon le producteur, le processus initial de réception et d'utilisation de fichiers vidéo volumineux par l'entreprise après son passage au virtuel était également inutilement compliqué et long, en grande partie à cause des limitations de son précédent logiciel de transfert de fichiers.

"Lors de notre premier cycle à distance, nos principaux participants ont téléchargé leurs fichiers sur un service de transfert de fichiers. La personne qui recevait les fichiers devait les télécharger manuellement, puis les retélécharger dans le stockage en nuage. Ensuite, un monteur ou un autre producteur téléchargeait à nouveau ces fichiers, créait la ressource éditée, puis la retéléchargeait dans le stockage en ligne. Frame.io. Et à la fin de tout cela, nous étions en fait en train de retélécharger les actifs pour ensuite les retélécharger dans notre outil de programmation et les trier pour l'événement."

La solution

progrès des portails masv

L'entreprise a réalisé qu'elle devait rationaliser sa collecte de contenu et son processus de collaboration - rapidement. Comme l'entreprise avait commencé à tester le MASV à peu près au même moment, elle a pu mettre en place rapidement une série de près de 250 modules de collaboration en ligne. Portails MASV fonctionnant simultanément pour séparer et organiser les différents projets.

Alors que l'intention initiale était d'utiliser l'API de Frame.io pour classer les fichiers dans différents projets au fur et à mesure de leur arrivée, l'approche rapide des délais a obligé l'entreprise à s'appuyer sur la flexibilité des portails MASV pour faire avancer les choses rapidement.

"Nous avons pu les mettre en place [les portails] presque instantanément".explique-t-il, ajoutant que les portails fonctionnent également de manière transparente avec le système interne d'identification du contenu de l'entreprise.

    "Chaque identifiant de projet dans Frame est le même que chaque actif en production dans nos outils de gestion de projet, qui est le même que l'URL du portail, qui est le même que les intégrations dans le cloud."

    Chaque portail est connecté au stockage en nuage et aux comptes Frame.io de l'entreprise, et porte une marque personnalisée, ce qui a contribué à donner une première impression positive auprès des intervenants de haut niveau. Les identifiants de projet étaient les mêmes sur tous les outils, notamment gestion de projet outils.

    "Notre capacité à donner un aspect professionnel à l'expérience de téléchargement de fichiers est vraiment importante. Le confort derrière cela a été l'un des plus grands avantages que nous avons vu ce cycle par rapport aux solutions précédentes. C'est une expérience transparente."

    Les résultats

    Le producteur affirme que les différents programmes de MASV intégrations avec des logiciels et des services en nuage tels que Google Cloud Storage, S3, Azure, Adobe Premiere Pro et Frame.io ont permis des gains de temps d'un ordre de grandeur.

    "Le MASV s'occupe tout simplement des choses. Si je vous envoyais une URL de portail MASV en ce moment, votre contenu serait téléchargé directement dans le bon projet Frame.io et serait probablement emballé et prêt à commencer à travailler en une heure. Chacune de ces étapes (que j'ai mentionnées plus tôt), jusqu'au moment où nous transférons le contenu dans notre système de planification, a été supprimée grâce au MASV."

    Mais les intégrations cloud et SaaS ne sont qu'une partie de la valeur que MASV apporte désormais à l'entreprise. Les outils de reporting du MASV, basés sur des tableaux de bord, fournissent des données cruciales sur qui accède à quels fichiers, et sa vitesse et l'absence de limites de téléchargement sont des atouts considérables lorsqu'on travaille avec des fichiers volumineux dans des délais serrés.

    Quelle est la prochaine étape ?

    La société envisage maintenant d'explorer le MASV pour d'autres cas d'utilisation, comme l'envoi de vidéos de marque aux orateurs de leurs interventions en direct et le téléchargement de contenu pendant les conférences en personne pour un flux de travail plus unifié.

    Cela signifie que même si quelqu'un se présente avec une clé USB 20 minutes avant l'heure prévue, il sera toujours en mesure de télécharger ce fichier sur le cloud depuis l'étage de la conférence.

    Utilisez le MASV dans votre flux de travail dès aujourd'hui