Cómo MASV Portals ayuda a una conferencia mundial a mover miles de vídeos a tiempo

"Si te enviara una URL del Portal MASV ahora mismo, tu contenido se cargaría directamente en el proyecto correcto de Frame.io y probablemente estaría envuelto y listo para empezar a trabajar en una hora".

El cliente

Empresa de eventos con sede en Dublín que organiza algunas de las conferencias tecnológicas más importantes del mundo, incluida la "mayor conferencia tecnológica del mundo" que se celebra anualmente en Lisboa y Tokio. Otros eventos se celebran en Toronto y Kuala Lumpur. Todos los eventos cuentan con un elenco de conferenciantes de alto nivel, entre los que se encuentran algunos de los principales nombres de la tecnología, la innovación y los derechos humanos. 

Hablamos con un productor ejecutivo de la empresa, que es el responsable de la producción de los productos más atractivos. contenido de vídeo de cada evento, junto con la recepción del contenido de los presentadores (que, inevitablemente, incluye grandes archivos de vídeo). Esta última es una función especialmente importante en la era de las conferencias virtuales y los flujos de trabajo a distancia.

El desafío

Salón de actos con una gran pancarta en la que se lee imagina todo

Todas las empresas de eventos en directo se encontraron con retos inéditos en 2020, y la empresa no fue diferente. El productor afirma que los mayores problemas iniciales con las conferencias virtuales y los flujos de trabajo a distancia se centraron en la planificación y la recepción del contenido de las presentaciones de cientos de ponentes.

"La frase que me gusta utilizar internamente es que, por primera vez, tenemos que estar cien por cien entregados antes de que empiece el evento".

Esto significa que ya no hay que arreglar los problemas sobre la marcha, ni recibir el contenido de un presentador en una memoria USB 20 minutos antes de su intervención, algo habitual en el mundo de las conferencias en directo.

"Es un gran cambio para cualquier productor de eventos. Estamos acostumbrados a lidiar con las reservas de última hora y los cambios hasta el momento del escenario, pero con los eventos virtuales, estamos cerrados al cien por cien con 24 horas de antelación. Si el contenido no está listo, no se reproduce".

Ordenador portátil sobre un escritorio con una reunión virtual en la pantalla

Esto significa que ya no hay que arreglar los problemas sobre la marcha, ni recibir el contenido de un presentador en una memoria USB 20 minutos antes de su intervención, algo habitual en el mundo de las conferencias en directo.

Esto significa que ya no hay que arreglar los problemas sobre la marcha, ni recibir el contenido de un presentador en una memoria USB 20 minutos antes de su intervención, algo habitual en el mundo de las conferencias en directo.

Alternativas

Cada presentación virtual se compone de contenidos de vídeo en directo y grabados, que a menudo incluyen varios archivos RAW de gran tamaño. La empresa probó primero un puñado de otras soluciones de transferencia de archivos del mercado, como WeTransferpero no estaban contentos con el rendimiento o la fiabilidad.

"La idea de pedirle a un orador de alto nivel que cargue el archivo, ponga su correo electrónico, vaya a buscar el código a su correo electrónico, haga todos estos pasos... eso era imposible para nosotros. Necesitábamos algo que se pudiera arrastrar y soltar".

Los desarrolladores de la empresa se pusieron manos a la obra y construyeron rápidamente su propia solución de transferencia de archivos.

"Funcionaba, pero no se veía muy bien. Lo que hizo por nosotros fue demostrar la necesidad de una herramienta como MASV".

El productor afirma que el proceso inicial de la empresa para recibir y utilizar archivos de vídeo de gran tamaño después de pasar a ser virtual también era innecesariamente complicado y lento, en gran parte debido a las limitaciones de su anterior software de transferencia de archivos.

"En nuestro primer ciclo remoto, nuestros principales asistentes subieron sus archivos a un servicio de transferencia de archivos. Quien recibía los archivos tenía que descargarlos manualmente y volver a cargarlos en la nube. A continuación, un editor u otro productor volvía a descargar esos archivos, creaba el activo editado y lo volvía a cargar en Frame.io. Y al final de todo eso, volvíamos a descargar los activos para volver a cargarlos en nuestra herramienta de programación y ordenarlos para el evento".

La solución

progreso de los portales masv

La empresa se dio cuenta de que necesitaba agilizar la recopilación de contenidos y el embudo de colaboración, y de forma rápida. Como la empresa había empezado a probar MASV más o menos al mismo tiempo, pudo establecer rápidamente una serie de casi 250 Portales MASV que se ejecutan simultáneamente para mantener varios proyectos separados y organizados.

Aunque la intención inicial era utilizar la API de Frame.io para clasificar los archivos en varios proyectos a medida que iban llegando, la rápida aproximación de los plazos obligó a la empresa a apoyarse en la flexibilidad de MASV Portals para hacer las cosas rápidamente.

"Pudimos ponerlos en marcha [los portales] casi al instante", texplica el productor, y añade que los portales también funcionan a la perfección con el sistema interno de identificación de contenidos de la empresa.

    "Cada ID de proyecto en Frame es el mismo que cada activo en producción en nuestras herramientas de gestión de proyectos, que es el mismo que la URL del Portal, que es el mismo que las integraciones en la nube".

    Cada portal está conectado al almacenamiento en la nube de la empresa y a las cuentas de Frame.io, y tiene una marca personalizada, lo que ha contribuido a dar una primera impresión positiva a los ponentes de alto nivel. Las identificaciones de los proyectos fueron las mismas en todas las herramientas, incluyendo gestión de proyectos herramientas.

    "Nuestra capacidad de hacer que la experiencia de carga de archivos parezca profesional es realmente importante. La comodidad que supone ha sido una de las mayores ventajas que hemos visto en este ciclo en comparación con las soluciones anteriores. Es una experiencia fluida".

    Los resultados

    El productor dice que los distintos programas de MASV Integraciones listas para usar con software y servicios en la nube como Google Cloud Storage, S3, Azure, Adobe Premiere Pro y Frame.io han supuesto un ahorro de tiempo de un orden de magnitud.

    "MASV se encarga de todo. Si te enviara una URL del portal MASV ahora mismo, tu contenido se cargaría directamente en el proyecto correcto de Frame.io y probablemente estaría envuelto y listo para empezar a trabajar en una hora. Cada uno de esos pasos (que he mencionado antes), hasta el momento en que trasladamos el contenido a nuestro sistema de programación, se ha eliminado gracias a MASV".

    Pero las integraciones con la nube y el SaaS son sólo una parte del valor que MASV proporciona ahora a la empresa. Las herramientas de generación de informes basadas en paneles de control de MASV proporcionan datos cruciales sobre quién accede a qué archivos, y su velocidad y la ausencia de límites de carga son enormes ventajas cuando se trabaja con archivos de gran tamaño en plazos ajustados.

    ¿Qué es lo siguiente?

    La empresa planea ahora explorar MASV para otros casos de uso, como el envío de vídeos de marca a los ponentes de sus apariciones en directo y para cargar contenidos durante las conferencias presenciales para un flujo de trabajo más unificado.

    Eso significa que incluso cuando alguien se presenta con una llave USB 20 minutos antes de su horario, podrá subir ese archivo a la nube directamente desde la sala de conferencias.

    Utilice MASV en su flujo de trabajo hoy mismo