Bestanden veilig uploaden: Best practices voor veilig uploaden van bestanden

Als het gaat om het uploaden en ontvangen van bestanden, is het van cruciaal belang dat gegevens worden beschermd tegen bedreigingen en ongeautoriseerde toegang. Dit is vooral belangrijk voor externe videoproductieteams die grote mediabestanden van externe medewerkers opvragen voor controle en goedkeuring in verschillende tijdzones en zonder kennis uit eerste hand van de beveiligingsstandpunten van hun partners.

Weet u zeker dat uw servers en netwerken veilig zijn voor kwetsbare gegevens? Om te leren hoe u uw beveiliging kunt versterken bij het uploaden van bestanden of grote datasets, zetten we het hieronder voor u op een rijtje.

• De risico's van onveilige bestandsuploads
  • De voordelen van beveiligde bestandsuploads
• 12 Best practices voor veilig uploaden van bestanden
  1. Gebruikers authenticeren
  2. Toegangs- en downloadcontroles implementeren
  3. Regelmatige beveiligingsaudits uitvoeren
  4. Ervoor zorgen dat de regelgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd
  5. Voortdurende training van medewerkers over veilig omgaan met bestanden
  6. Beperkingen op bestandstypes implementeren
  7. Bestanden opslaan in beveiligde cloud-opslag
  8. Versleutel je bestanden
  9. Bestanden scannen op malware
  10. Software bijwerken en patchen
  11. Activiteitenlogboeken en audit trails vastleggen
  12. Bestandsnamen zuiveren
• MASV: de veiligste manier om grote bestandsuploads te verwerken

De risico's van onveilige bestandsuploads

Bron: BenQ

Hackers, malware en inbreuken, oh mijn! Het is moeilijk om je geen zorgen te maken over beveiliging met de talloze manieren waarop je gegevens kunnen lekken in onbeveiligde omgevingen, vooral in het licht van enorme datalekken van grote zelf gehoste platformen voor bestandsoverdracht of technologiebedrijven zoals LinkedIn, Twitter, Weibo, Adobe en Canva.

Voor mensen in de media- en entertainmentsector (M&E) zijn hackers niet minder een zorg. De gevoelige en zeer waardevolle aard van het intellectuele eigendom (IP) van de sector, de lange bewakingsketens voor veel projecten, de afhankelijkheid van externe workflows en de grote afhankelijkheid van externe leveranciers maken M&E een bijzonder aantrekkelijk doelwit voor slechte actoren.

Het maakt echter niet uit in welke branche je actief bent, je moet er alles aan doen om je gegevens te beschermen.

Dat betekent dat u tools voor het uploaden van bestanden met onveilige functies zoals onbeperkte publieke toegang, een gebrek aan toegangscontroles en geen controle over geüploade bestandstypen moet vermijden, omdat deze kunnen leiden tot kwetsbaarheden. Onveilige methoden voor het uploaden van bestanden, zoals e-mailbijlagen of file transfer protocol (FTP), kunnen uw systeem blootstellen aan besmetting met malware of ransomware of andere schadelijke gebeurtenissen, zoals:

• Aanvallen op infrastructuur of waardoor slechte actoren controle kunnen krijgen over apparaten van gebruikers.
• Bestanden overschrijven om aanvallen op de server uit te voeren (bijvoorbeeld de website afsluiten of beveiligingsinstellingen wijzigen).
• Client-side aanvallen, zoals phishing.
• Kwaadaardige bestanden die het gedrag van reguliere toepassingen veranderen.
• Systeem uitschakelen of overnemen.

De voordelen van veilig uploaden van bestanden

Gelukkig zijn er verschillende manieren om de kans op een succesvolle cyberaanval of datalek drastisch te verkleinen. Beveiligde oplossingen voor het uploaden van bestanden, zoals Cloud beheerde bestandsoverdracht (MFT), helpen u om uw gegevens en die van uw gebruikers te beschermen. Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van veilige oplossingen voor het uploaden van bestanden:

• Gegevensbeveiliging: Bescherm je gegevens tegen diefstal, ongeautoriseerde toegang en corruptie.
• Integriteit van gegevens: Zorg ervoor dat uw gegevens nauwkeurig, consistent en geldig zijn.
• Privacy en vertrouwelijkheid: Bepaal wie toegang heeft tot je gegevens (om diefstal of misbruik van gevoelige bestanden en datalekken te voorkomen).
• Naleving van de normen: Door te voldoen aan de voorschriften kunt u gevoelige gegevens beschermen en uw bedrijf behoeden voor financiële sancties en juridische problemen.
• Het vertrouwen in je merk vergroten: Het benadrukken van gegevensbeveiliging wekt vertrouwen en loyaliteit bij uw klanten.

12 Best practices voor veilig uploaden van bestanden

Hier zijn enkele best practices om ervoor te zorgen dat het uploaden van bestanden veilig verloopt.

1. Gebruikers authenticeren

Dit is essentieel voor het beschermen van gegevensprivacy en het voorkomen van identiteitsdiefstal. Je moet ten minste twee-factor authenticatie (2FA) implementeren, waarbij twee soorten authenticatie nodig zijn (bijvoorbeeld een inlogwachtwoord en een code die per sms wordt verzonden). Gebruik voor een betere beveiliging multi-factor authenticatie (MFA), waarvoor meestal ten minste drie soorten authenticatie nodig zijn.

2. Toegangs- en downloadcontroles implementeren

Beperk wie bepaalde bestanden kan downloaden op basis van hun rol en rechten om te voorkomen dat gevoelige gegevens in verkeerde handen terechtkomen. Je kunt het bijvoorbeeld zo maken dat alleen mensen in het management toegang hebben tot geüploade bestanden. Soorten toegangscontrole zijn onder andere verplichte toegangscontrole (MAC), discretionaire toegangscontrole (DAC), rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC), regelgebaseerde toegangscontrole en attribuutgebaseerde toegangscontrole (ABAC).

3. Regelmatige beveiligingsaudits uitvoeren

Voer regelmatig beveiligingsaudits uit op uw systeem om kwetsbaarheden in het uploadproces van bestanden te identificeren en te verhelpen. Als je software van derden gebruikt voor bestandsoverdracht, zorg er dan voor dat zij dit ook doen. Dit omvat een controle van documentatie om naleving te garanderen, controle van toegangscontroles, evaluatie van beveiligingscontroles en meer. Deze audits kunnen worden gecombineerd met penetratietests door derden.

4. Ervoor zorgen dat de regelgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd

Controleer of je systemen, processen en leveranciers voldoen aan de voorschriften voor gegevensprivacy en gegevensbeheer, zoals GDPR en SOC 2. Dit beschermt uw organisatie niet alleen tegen juridische gevolgen, maar helpt ook om het vertrouwen van klanten te winnen nu grote datalekken en -schendingen het nieuws blijven halen.

5. Voortdurende training van werknemers over veilig omgaan met bestanden

Zelfs als u over de juiste technologie en processen beschikt, kunnen uw systemen kwetsbaar zijn voor aanvallen als uw gebruikers niet weten hoe ze bestanden veilig kunnen uploaden. Zorg ervoor dat iedereen in uw organisatie regelmatig veiligheidsbewustzijnstrainingen volgt over hoe ze gegevens goed kunnen beveiligen, het downloaden van malware kunnen vermijden en sterke wachtwoorden kunnen instellen.

6. Bestandstypebeperkingen implementeren

Beperk uploads tot alleen noodzakelijke bestandstypen om de kans te minimaliseren dat schadelijke inhoud naar uw servers wordt geüpload. Aanvallers kunnen bijvoorbeeld proberen malware in uw systeem te injecteren via uitvoerbare bestanden met extensies als .exe, .dll, .bat of .sh. Gebruikers beperken in het uploaden van deze bestandstypen kan helpen uw uploads veilig houden. Een portaal voor het uploaden van bestanden waarmee je bestandstypen kunt beperken met slechts een paar klikken kan een grote hulp zijn.

7. Bestanden opslaan in beveiligde cloud-opslag

Kies een cloud-opslag provider die voldoet aan je criteria voor snelheid, eenvoud, betrouwbaarheid, kosten en natuurlijk beveiliging. Deze moet sterke beveiligingsfuncties hebben, zoals gegevensversleuteling (tijdens overdracht en in rust), tools voor gebruikersverificatie, toegangscontroles, kwetsbaarheidsscans en activiteitenlogboeken/auditsporen. Het integreren van uw oplossing voor bestandsoverdracht met cloud-opslag om het uploaden of downloaden van content te automatiseren kan ook de beveiliging verbeteren, omdat het de kans verkleint dat er een handmatige fout in het proces van bestandsoverdracht sluipt.

8. Versleutel je bestanden

Gegevensversleuteling zet berichten of bestanden om in onleesbare code door middel van algoritmes die de gegevens vervormen. Als je bestanden op de een of andere manier in verkeerde handen vallen, worden de gegevens verborgen door een reeks complexe tekens. Zorg ervoor dat je sterke versleuteling gebruikt, zoals AES-256 en TLS 1.2, voor gegevens die onderweg en in rust zijn.

9. Bestanden scannen op malware

Voordat je bestanden uploadt, scan je ze op trojans, virussen of andere malware met tools zoals antivirussoftware, command line interfaces (CLI's) of software development kits (SDK's). Zorg ervoor dat je de software regelmatig bijwerkt om jezelf te beschermen tegen nieuwe bedreigingen. Als je een dienst voor bestandsoverdracht gebruikt, zorg er dan voor dat deze regelmatig malwarescans uitvoert op alle bestandsoverdrachten.

10. Software bijwerken en patchen

Het uitvoeren van deze updates zorgt ervoor dat je software op de laatste versie draait, waardoor de prestaties worden geoptimaliseerd en bekende beveiligingslekken worden verholpen. Bedenk dat zelf gehoste oplossingen voor bestandsoverdracht kan je systeem in dit opzicht kwetsbaarder maken dan de cloud, omdat je deze updates zelf moet uitvoeren (een proces dat vaak wordt vertraagd of vergeten wanneer het handmatig wordt uitgevoerd). Cloudgebruikers daarentegen kunnen erop rekenen dat hun providers updates snel en automatisch uitvoeren.

11. Activiteitenlogboeken en audit trails vastleggen

Houd bij wie bestanden uploadt, downloadt en toegang krijgt tot je softwaresystemen en wanneer deze gebeurtenissen plaatsvinden. Met deze gegevens kunt u uw systemen controleren op verdachte activiteiten en ongeautoriseerde toegang. Als je een dienst voor het delen van bestanden gebruikt, zorg er dan voor dat deze een gecentraliseerde beheerconsole heeft om het gebruik op één plek bij te houden, zodat je georganiseerd blijft en indien nodig controles kunt uitvoeren.

12. Bestandsnamen zuiveren

Zet geen gevoelige gegevens of informatie in bestandsnamen (bijv. adressen, rekeningnummers, volledige namen). Een conventie voor bestandsnaamgeving die iedereen volgt, kan hierbij helpen en kan ook helpen om georganiseerd te blijven. Voor geüploade bestanden die je naamconventies niet volgen, kun je de naam wijzigen om te voorkomen dat aanvallers kwaadaardige code of scripts in een bestandsnaam injecteren. Verwijder potentieel gevaarlijke tekens of patronen.

Elke dienst voor het delen van bestanden die je gebruikt, zou je in staat moeten stellen om conventies voor bestandsnamen in te stellen in de uploader, zodat medewerkers geen andere keuze hebben dan jouw regels voor bestandsnamen te volgen.