Por qué los profesionales de la postproducción necesitan la transferencia automatizada de archivos

Si, como yo, trabajas en el sector de los medios de comunicación y el entretenimiento, transferir de forma rápida y segura grandes cantidades de archivos multimedia a los artistas adecuados en el momento oportuno es fundamental para que tu negocio creativo funcione a pleno rendimiento. ¿Y cuál es el secreto para realizar esta transferencia de datos con precisión y eficacia? La transferencia automatizada de archivos.

Los procesos manuales repetitivos y propensos a errores, como el traslado de datos de un sistema a otro, están maduros para la automatización que ahorra tiempo.

En este breve artículo, demostraré el poder y el potencial de la automatización de las transferencias de archivos de todo tipo en las operaciones diarias de su empresa y le ayudaré a desbloquear el ahorro de tiempo y costes mediante la racionalización de sus flujos de trabajo multimedia.

• Por qué la transferencia manual de archivos es ineficaz e insegura
  • La cronología de un expediente
• Ventajas de automatizar la transferencia de archivos en los flujos de trabajo de M&E
  • Mejora de la fiabilidad de las entregas
  • Rendimiento y velocidad
  • Escalabilidad
  • Productividad
• Capacidades de automatización únicas de MASV
• Superar retos y obstáculos
• Primeros pasos: Pasos prácticos para los flujos de trabajo automatizados
• Automatice su flujo de trabajo de transferencia de archivos con MASV

Por qué la transferencia manual de archivos es ineficaz e insegura

Aunque nos es familiar a todos, El principal problema de la transferencia manual de archivos de gran tamaño o de un gran número de archivos es que el proceso se vuelve rápidamente ineficaz, poco fiable y propenso a errores..

Esto es especialmente cierto cuando se envían manualmente varios archivos a diferentes destinatarios, ya que esto se vuelve rápidamente repetitivo (¡también conocido como aburrido!), Lo que puede, a su vez, conducir a una falta de concentración. Esto puede dar lugar a errores simples, como introducir el correo electrónico del destinatario o la plataforma de almacenamiento equivocados, no proteger con contraseña una transferencia o enviar el archivo equivocado, lo que es menos probable con la transferencia automatizada de archivos.

Fuente: Wes Hicks, Unsplash

Las transferencias manuales de archivos también requieren supervisión manual. Es necesario que alguien esté presente para iniciar y supervisar la transferencia, lo que resta un tiempo valioso a tareas más importantes, mientras que, literalmente, ¡nadie disfruta viendo las barras de progreso!

Otros errores humanos, como la pérdida accidental de datos, las convenciones incorrectas de nomenclatura de archivos y las transferencias interrumpidas o perdidas, pueden provocar retrasos costosos y datos poco fiables. Dado que los procesos de transferencia de archivos multimedia suelen implicar múltiples puntos de contacto, hacerlo manualmente en lugar de utilizar la transferencia automatizada de archivos aumenta el riesgo de que se produzcan brechas de seguridad por el camino.

La cronología de un expediente

Consideremos una situación habitual: Se ha rodado un nuevo material en el plató y tienes que llevarlo a la redacción lo antes posible.

Para ello, debe transferirse desde el plató, ser procesada por un asistente y, a continuación, entregarse al editor remoto.

Estos son los problemas potenciales de un proceso manual frente a la transferencia automatizada de archivos:

• Los procesos manuales se producen de forma asíncrona y aleatoria.
• Los procesos manuales provocan retrasos en cada punto de transferencia.
• Las interrupciones de la transferencia pueden provocar la pérdida de metadatos o la corrupción de los soportes.
• Si ocurre lo anterior, es necesario repetir los traslados, lo que añade más retrasos y costes.
• El traspaso múltiple de soportes sensibles aumenta los riesgos de seguridad.
• Los procesos manuales suelen carecer de supervisión de la cadena de custodia o de creación de registros.

A medida que aumentan el tamaño de los archivos multimedia y los ratios de rodaje de las producciones, la carga que supone para el personal creativo gestionar y coordinar transferencias interminables se vuelve cada vez más engorrosa, consumiendo innecesariamente tiempo, energía y recursos creativos que estarían mejor invertidos en otra cosa.

Sin embargo, hay una forma mejor.

Ventajas de automatizar la transferencia de archivos en los flujos de trabajo de M&E

Mayor fiabilidad en las entregas

Las ventajas de crear una transferencia automática de archivos El flujo de trabajo para el escenario diario descrito anteriormente es numeroso, pero incluye:

• Eliminación de retrasos en el traspaso y reducción de costes (tanto de tiempo como financieros).
• Menos manos sobre propiedad intelectual potencialmente sensible, lo que reduce las posibilidades de que se produzca una fuga de datos.
• Carga automática de archivos multimedia en la nube o en un dispositivo NAS conectado.
• Finalización automática de cualquier transferencia interrumpida y detección automática de archivos dañados con verificación de la suma de comprobación.
• Transferencias instantáneas mediante Watch Folders con acciones programadas que se activan automáticamente para enviar, recibir y almacenar archivos multimedia de gran tamaño sin necesidad de programación.
• Registros de la cadena de custodia y pistas de auditoría para una supervisión segura.

Rendimiento y velocidad

La creación de un flujo de trabajo automatizado que comience a cargar o descargar medios sin problemas en cuanto estén disponibles elimina la necesidad de que haya una persona cerca para pulsar "ir" o darse cuenta de que todo ha llegado, lo que supone un ahorro de tiempo (y costes) inmediato y frecuente.

En nuestro escenario de transferencia de producción a postproducción, la posibilidad de que el asistente comience su jornada con soportes ya listos para ser procesados, en lugar de comenzar su jornada descargando soportes, supone un ahorro de tiempo aún mayor. Un ejemplo de flujo de trabajo automatizado de transferencia de archivos es el siguiente:

• Puede configurar el portal de carga que recibe los medios del DIT para que transfiera los archivos a una ubicación específica (como un servicio de almacenamiento en la nube o NAS), con el directorio de destino configurado como Watch Folder. Una carpeta de vigilancia es una carpeta configurada para cargarse automáticamente en portales o destinatarios específicos cada vez que se descargan carpetas.
• La Watch Folder puede configurarse para que descargue automáticamente el material en un disco duro local, cambie el nombre de los archivos según una convención específica o añada etiquetas de metadatos. Todo ello ahorra al asistente editorial tiempo, esfuerzo y, en última instancia, dinero.

Escalabilidad

Otra ventaja de utilizar un flujo de trabajo de transferencia de archivos automatizado y seguro es la capacidad de la transferencia de datos de aumentar o disminuir instantáneamente para manejar fluctuaciones salvajes en los volúmenes de datos sin ningún deterioro del rendimiento o la fiabilidad (a diferencia de un humano estresado cuando se enfrenta a un aumento repentino de la carga de trabajo).

Cuando el proceso está automatizado, no importa la cantidad de datos que se introduzcan: el sistema los procesará todos.

Productividad

Cuando se automatiza la transferencia de archivos, los equipos creativos son más productivos y la eficiencia aumenta día tras día. La transferencia de archivos gestionada en la nube puede configurarse en cuestión de minutos sin necesidad de programación.

En última instancia, esto libera a los artistas de talento para que se centren en el rentable trabajo creativo por el que se les paga, en lugar de estar atascados en la mundana gestión y administración de archivos.

Capacidades de automatización únicas de MASV

MASV es una plataforma segura de transferencia de archivos de gran tamaño que puede gestionar archivos individuales de hasta 15 TB (o paquetes ilimitados de archivos) y ofrece tecnología punta de transferencia automática de archivos adaptada a las necesidades exclusivas del sector M&E, como Portales de carga fáciles de usar y Watch Folders programables.

Carpetas de vigilancia

Las carpetas de vigilancia de MASV pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo:

• Envío automático de archivos en la carpeta a direcciones de correo electrónico específicas, como los entregables finales para los clientes o los diarios para los productores.
• Descarga automática de archivos recibido a un Portal MASV a la Carpeta de Vigilancia-perfecto para empezar el día con la transferencia de archivos de la noche anterior.
• Carga automática de nuevos archivos en la Carpeta de Vigilancia a un Portal MASV, configurado a su vez para transferirse a una o varias integraciones de almacenamiento en la nube, ideal para realizar copias de seguridad y entregas instantáneas fuera de las instalaciones.

Potentes portales y acceso API

Aunque MASV ofrece un sistema API para hacer cosas inteligentes como crear un nuevo portal de carga para cada nuevo cliente, una de las principales ventajas de utilizar MASV son sus herramientas de automatización sin código.

Incluso los portales avanzados pueden instalarse y configurarse fácilmente en la interfaz de usuario del escritorio o del navegador, por lo que no es necesario esperar a que el departamento de TI se ponga a programar algo, como suele ocurrir cuando se utiliza otra solución de transferencia de archivos gestionada.

MAM sin código e integraciones en la nube

MASV también es una solución ideal para integrarse rápidamente con los flujos de trabajo de postproducción existentes, ya que puede automatizar las transferencias de medios hacia y desde los sistemas de gestión de activos de medios (MAM) más populares y las plataformas de colaboración de vídeo en la nube, como LucidLink y Frame.io. MASV también cuenta con integraciones similares con plataformas de almacenamiento en la nube como Amazon S3 y Google Drive.

Superar retos y obstáculos

Como editor profesional, a menudo me sorprende lo engorrosas y deficientes que resultan algunas normas del sector. plataformas de intercambio de archivos (a menudo los actores más arraigados en el mercado) pueden compararse con soluciones más nuevas y ágiles.

Aunque las ventajas del software de automatización de la transferencia de archivos son claramente convincentes, la implantación de una solución sólida de transferencia automatizada de archivos a veces puede resultar complicada.

Entre los retos más comunes que plantea la implantación de la mayoría de los programas de automatización de transferencias de archivos, incluso los que cuentan con automatización, se encuentran los siguientes:

• Interrupción de los flujos de trabajo establecidos.
• Complejos requisitos de integración informática.
• Tratar con personas y organizaciones resistentes al cambio.
• Sistemas de hardware heredados no compatibles.

Para superar estos obstáculos, merece la pena elegir una solución MFT que ofrece integraciones sin fisuras con productos comunes de almacenamiento en la nube como Google Cloud o Amazon S3 y ofrece un proceso simplificado de instalación y configuración.

Las herramientas de automatización con capacidades de integración sin código o de bajo código pueden simplificar significativamente la configuración y puesta en marcha de la transferencia automática de archivos, reduciendo la necesidad de contratar expertos externos en codificación y minimizando las interrupciones en los flujos de trabajo existentes.

Automatizar MFT frente a FTP

También es importante tener en cuenta que, aunque la automatización del protocolo de transferencia de archivos o FTP es posible, esta tecnología suele introducir molestas complejidades, como software cliente FTP obsoleto, interfaces de línea de comandos y riesgos de seguridad innecesarios cuando el servidor FTP o SFTP no está configurado correctamente.

Las soluciones modernas de transferencia automatizada de archivos que merece la pena tener en cuenta deben dar prioridad a interfaces fáciles de usar, funciones de seguridad sólidas, intercambio seguro de archivos e integración perfecta con plataformas populares de almacenamiento en la nube para que el intercambio de archivos sea fácil de configurar y utilizar.

Primeros pasos: Pasos prácticos para los flujos de trabajo automatizados

¿Cómo se automatizan los flujos de transferencia de archivos?

Aquí tienes un plano:

1. Realizar una auditoría

Identifique exactamente qué implica el proceso actual de movimiento de archivos a través de su sistema de transferencia de archivos para detectar cuellos de botella, ineficiencias que hacen perder tiempo y lugares en los que la automatización podría tener un mayor impacto.

2. Encontrar puntos de contacto

Tenga en cuenta las personas, las plataformas y los procedimientos con los que entra en contacto un expediente a medida que avanza por su proceso. Las oportunidades de automatización suelen residir en los vínculos entre estos elementos.

3. Ser específico del sector

Con las muchas plataformas de transferencia de archivos disponibles hoy en día, elija una que involucre activamente a los clientes de la industria de los medios de comunicación y el entretenimiento y que admita los requisitos técnicos exclusivos de nuestros medios de comunicación de gran volumen, con plazos críticos y sensibles a los derechos de autor.

4. Probar cada escenario

Pruebe una plataforma que ofrezca una solución de transferencia de archivos escalable, segura y fácil de usar, capaz de gestionar fácilmente todas sus necesidades de intercambio seguro de archivos, como la recepción de cientos de gigabytes de archivos diarios o la presentación elegante del proyecto terminado al cliente.

5. Evaluar la empresa

Haz las diligencias debidas y elige un producto que se actualice con frecuencia con nuevas funciones e integraciones para seguir el ritmo de la rápida evolución de la industria de la posproducción. Pon a prueba su servicio de atención al cliente y solicita asistencia para ver si están dispuestos a ayudarte.

6. Prueba de nuevo

Cuando configure su flujo de trabajo automatizado, pruébelo con diligencia antes de distribuirlo a todos sus clientes o a todo su equipo. Para descubrir problemas no evidentes, pide al miembro del equipo con menos conocimientos técnicos que lo pruebe.

Un flujo de trabajo automatizado puede requerir algunos conocimientos técnicos para configurarlo entre bastidores, pero luego debería ser increíblemente fácil de usar.