Cómo enviar archivos grandes por correo electrónico (3 métodos probados)

por Jim Donnelly | 3/11/2020

Es de madrugada y acabas de recibir una petición urgente de un cliente: Necesitan varias horas de su material en bruto en 4k, y lo necesitan ahora. No sería estupendo poder adjuntar las imágenes a un correo electrónico, pulsar el botón de envío y listo?

Pero, por supuesto, eso no funciona. Correo electrónico límites de tamaño de los archivos siguen siendo muy bajos: simplemente no se han adaptado a los tiempos, a pesar de que el tamaño de los archivos de vídeo aumenta constantemente y el correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación esencial en cualquier empresa.

No se pueden enviar archivos grandes por correo electrónico de esta manera. ¿O sí?

Hoy en día, envío de archivos de gran tamaño por correo electrónico no es imposible, ni mucho menos. Hay varias formas de hacerlo, y el primer paso es saber lo que está permitido y lo que no en tu plataforma preferida, así como lo que puedes hacer para evitar esos límites.

 

pizarra de películas

No todas las plataformas de correo electrónico son iguales en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos, aunque en la mayoría de las plataformas es razonable esperar un límite de entre 20 y 25 GB. Aunque una notificación de "límite de tamaño de archivo superado" puede ser increíblemente frustrante cuando tienes prisa y necesitabas enviar los archivos ayer, esos límites no están ahí sólo para torturarte. Hay varios buenas razones para su existencia, incluyendo la seguridad y el tamaño de la base de datos/almacenamiento.

Pero la mayor razón para limitar el tamaño de los archivos adjuntos al correo electrónico es el rendimiento. La mayoría de las plataformas de correo electrónico utilizan el Protocolo Simple de Transferencia de Correo (SMTP), que se desarrolló el mismo año "El ojo del tigre" encabezó el Billboard Hot 100 (1982). Debido a esta tecnología anticuada, la mayoría de las plataformas de correo electrónico no son capaces de transferir grandes volúmenes de datos.

A continuación, un desglose de los límites de tamaño de los archivos de algunas de las plataformas de correo electrónico más populares del mundo, por cortesía de Mailtrap:

Cliente de correo electrónico Límite de tamaño de los archivos enviados/recibidos
GMX 50 MB
AOL 25 MB
Gmail 25 MB
ProtonMail 25 MB
¡Correo Yahoo! 25 MB
Outlook/O365 20 MB
iCloud Mail 20 MB
Zoho Mail 20 MB

Si esperas enviar archivos masivos a través de cualquiera de las opciones anteriores, está claro que vas a tener problemas, y esto es doblemente cierto para los profesionales del vídeo. Como ya hemos dicho, el tamaño de los archivos de vídeo se está disparando. Según este análisisEn el caso de la televisión, un minuto de vídeo 4k UHD a 20 Mbps puede ocupar hasta 84 MB. Si grabas muchos minutos u horas de vídeo de alta calidad, estás hablando de docenas, si no cientos, de gigabytes.

 

¿Cómo enviar archivos grandes por correo electrónico?

Sin embargo, hay esperanza para aquellos que necesitan enviar por correo electrónico archivos de gran tamaño, incluso si el límite de tamaño de los archivos adjuntos de su plataforma es una fracción del tamaño del archivo que está tratando de enviar. Las soluciones del Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP) han funcionado en el pasado, pero se han quedado muy anticuadas. El envío de un disco duro cargado con su archivo de gran tamaño es otro método probado, pero tiene importantes inconvenientes, como la seguridad de los datos, los posibles daños en el camino, los retrasos en las aduanas y la falta de escalabilidad (sin olvidar todos los dolores de cabeza en el transporte y la entrega provocados por la pandemia de Covid-19).

Método 1: Servicios de envío de archivos grandes acelerados (¡recomendado!)

1. Asoluciones aceleradas en la nube (¡como MASV!)

La mejor opción para los profesionales del vídeo que necesitan transferir vídeo de gran tamaño archivos, incluso por correo electrónico, es acelerar las plataformas de transferencia de archivos en la nube. Y no lo decimos sólo porque MASV encaja en esta categoría - honesto!

Los servicios de transferencia acelerada de archivos son construido en redes aceleradas en la nube, por lo que se obtiene lo mejor de todos los mundos, incluido el 90 por ciento de la velocidad bruta de una solución UDP, pero sin restricciones de tamaño de archivo, estrangulamiento del ancho de banda, problemas de cortafuegos o software complicado de instalar.

Está basado en el Protocolo de Control de Transmisión (TCP) en lugar de UDP, lo que elimina la necesidad de ajustar el cortafuegos para garantizar que las transferencias de archivos se realicen. Además, utiliza una sencilla interfaz basada en el navegador que hace que el envío de archivos de gran tamaño sea tan fácil como enviar un correo electrónico, sin necesidad de formación ni tutoriales. Es tan sencillo que sus destinatarios ni siquiera necesitan iniciar sesión.

El MASV también monta un red global acelerada de más de 150 servidores en todo el mundo, lo que garantiza una alta disponibilidad y rendimiento en cualquier lugar del mundo con conexión a Internet. La plataforma mantiene los archivos disponibles durante 10 días antes de que los enlaces caduquen automáticamente, por lo que no es necesario hacer ninguna limpieza o eliminación de archivos para ahorrar espacio. Y quizá lo mejor de todo: MASV es de pago y sólo cuesta $0,25/GB (por lo que enviar 1.000 GB, por ejemplo, cuesta $250).

Red global acelerada de MASV

Los archivos permanecen almacenados en línea de forma gratuita durante un período de entrega de 10 días y luego se eliminan de forma segura, lo que significa que no hay que volver a ordenar y eliminar los archivos como se suele hacer con el almacenamiento en la nube. Si necesitas que los archivos estén disponibles durante más tiempo, puedes almacenarlos por solo $0,10/GB/mes.

Además de los archivos que se descargan localmente, usted o sus destinatarios pueden fácilmente entregar a la nube - es decir, enviar los archivos adjuntos directamente al almacenamiento en la nube sin necesidad de descargarlos o volver a cargarlos.

Para aquellos que deseen utilizar el correo electrónico para enviar archivos de gran tamaño, MASV permite a los usuarios insertar un enlace de entrega en el cuerpo de cualquier correo electrónico. Todo lo que tienes que hacer es subir tus archivos a MASV, seleccionar la opción Enlace, establecer tu contraseña de descarga y luego copiar y pegar el enlace en el cuerpo de cualquier correo electrónico desde cualquier aplicación de correo electrónico. Es muy sencillo.

MASV también ofrece un prueba gratuita que te da 100 GB de datos para jugar, por lo que es muy probable que puedas enviar archivos grandes por correo electrónico de forma gratuita.

No importa qué opción elijas, una cosa es segura: La próxima vez que un cliente te pida a última hora que transfieras un cargamento de material 4K al otro lado del mundo, estarás preparado.

2. Soluciones UDP aceleradas

Las soluciones basadas en UDP, como Aspera, FileCatalysty Significativo permiten velocidades de transferencia rápidas y tienen un buen grado de fiabilidad, pero pueden ser muy caras. Aspera cuesta a partir de $1,21 dólares por GB, y su suscripción avanzada, que permite hasta seis TB, cuesta más de $13 mil dólares al año. Estas soluciones también requieren un poco de experiencia técnica para su instalación, puesta a punto y uso, y se sabe que a veces tienen problemas con los cortafuegos.

 

Método 2: comprimir y dividir

Esta es la más técnica de todas, pero es tu única opción si necesitas (o quieres) enviar tu archivo grande como un adjunto real. Los archivos comprimidos son estupendos para condensar los datos, pero cuando se trata de cientos de GB de vídeo es posible que tengas que cortar esos archivos comprimidos aún más para satisfacer los molestos límites de tamaño de los archivos adjuntos. Programas como WinZip o 7-Zip funciona muy bien para esto.

Para dividir su gigantesco archivo Zip en partes más apetecibles utilizando software como WinZip, simplemente haga lo siguiente:

  1. Abra su archivo Zip
  2. Abrir la pestaña Configuración
  3. Haga clic en la ventana Dividir y especifique los tamaños de archivo Zip deseados para cada parte (también puede introducir tamaños personalizados)
  4. Haga clic en "Archivo Zip de varias partes" en la pestaña Herramientas
  5. Indique la ubicación en su disco duro en la que desea que se creen los nuevos archivos en la ventana Dividir, y nombre el archivo

Los usuarios de Mac también pueden utilizar la ventana Terminal de su OS X para dividir los archivos Zip en trozos más razonables. Compruebe el instrucciones sobre cómo hacerlo.

Trocear archivos Zip es una forma eficaz de enviar archivos grandes por correo electrónico. Pero tiene varios inconvenientes. Por un lado, es muy técnico y requiere mucho tiempo en comparación con otras opciones, además de no ser muy elegante: Nadie quiere recibir 10 o 12 archivos (o más) a la vez y tener que volver a unirlos. Así que, aunque este método funciona, hay mejores opciones.

 

Método 3: Almacenamiento y servicios en la nube

El uso del almacenamiento en la nube para enviar archivos grandes es menos técnico que lo anterior, e incluye opciones de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, OneDrive o WeTransfer. Si quieres enviar archivos grandes desde Gmail, por ejemplo, aparecerá automáticamente una opción para compartir tu archivo grande a través de Google Drive junto al mensaje de límite de tamaño de archivo. O puedes hacerlo así:

En Gmail, haz clic en "Redactar".

  1. En la barra de herramientas inferior, haga clic en la opción "Insertar archivos mediante la unidad".
  2. Busque y haga clic en su archivo grande en el cuadro de búsqueda
  3. Haga clic en "Insertar".

Pero incluso este método de compartir archivos de gran tamaño tiene límites: Según GoogleEn cuanto a la carga de archivos, los usuarios individuales sólo pueden subir hasta 750 MB de archivos por período de 24 horas (aunque ese límite aumenta a cinco TB si se sube un solo archivo). Dropbox limita su tamaño de subida a 50 MB (Dropbox Transfer permite compartir archivos hasta 100 GB). WeTransferEl límite de WeTransfer es de 2 GB por transferencia en su servicio gratuito, o de 20 GB por transferencia en WeTransfer Pro.

El envío de archivos de gran tamaño a través del almacenamiento en la nube tiene varios beneficiosEl más obvio es que es muy fácil y hace que la colaboración sea sencilla. Los archivos de gran tamaño también pueden compartirse con cualquiera a través de un simple enlace enviado por correo electrónico (los usuarios también pueden establecer permisos de acceso a los archivos subidos). Las opciones en la nube también son muy rentables -WeTransfer Pro, por ejemplo, cuesta $12 al mes- y la mayoría ofrecen opciones gratuitas y de pago. 

Sin embargo, el principal inconveniente del almacenamiento en la nube para archivos de vídeo muy grandes es el rendimiento. Como ya comentamos en un pieza anteriorLas plataformas en la nube son excelentes para subir documentos, imágenes o vídeos comprimidos, pero no fueron diseñadas para transferir archivos de vídeo masivos sin comprimir. Esto significa que la mayoría de las opciones de almacenamiento en la nube son unas 10 veces más lentas que las basadas en el Protocolo de Datagramas de Usuario (UDP) o las aceleradas. transferencia de archivos opciones, lo que la hace menos atractiva para los profesionales del vídeo que necesitan transferir rápidamente archivos de gran tamaño.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de enviar archivos por correo electrónico?

La mejor manera de enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico es utilizar una plataforma acelerada de transferencia de archivos en la nube como MASV.

¿Cuál es el límite de tamaño de los archivos para enviarlos en los distintos clientes de correo electrónico?

No todas las plataformas de correo electrónico son iguales en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos, aunque en la mayoría de las plataformas es razonable esperar un límite de entre 20 y 25 GB.

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