Comment partager des fichiers avec votre équipe tout en travaillant à domicile ?

Pandémie. Travail à distance. La nouvelle normalité. Vous l'avez déjà entendu. Si le partage de fichiers à distance vers le cloud était une expérience nouvelle pour beaucoup il y a quelques années, c'est désormais une réalité pour des millions de professionnels.

Chez MASV, nous avons particulièrement remarqué ce paradigme chez les professionnels de la vidéo et de la post-production qui doivent partager grand site les fichiers vidéo du plateau à travers une chaîne de départements de production (éditorial, VFX, colorisation, son, etc.).

Mais ce n'est pas parce que le partage de fichiers à distance existe depuis un certain temps qu'il n'y a pas de nouvelles choses à apprendre.

C'est pourquoi nous avons rassemblé cette liste de la les principaux moyens de partager des fichiers avec votre équipe tout en travaillant à domicileainsi que les meilleures pratiques pour que vos données soient sûres, sécurisées et toujours disponibles pour ceux qui en ont le plus besoin.

Considérez ça comme un cours de base sur le partage de fichiers. Vous pourrez nous remercier plus tard.

Table des matières

1. MASV
2. Dropbox
3. Google Drive
4. Microsoft Teams
5. WeTransfer
6. Aspera & Signiant
7. Meilleures pratiques : 5 conseils pour partager efficacement des fichiers avec votre équipe tout en travaillant à domicile
8. Conclusion

1. MASV

Disons-le d'emblée : nous n'allons pas prétendre que nous ne sommes pas partiaux, bien que... MASV c'est vraiment le meilleur application de transfert de fichiers que vous pouvez utiliser.

Mais si nous devions regarder le MASV objectivement, nous serions très impressionnés par la fiabilité de nos transferts de fichiers, qui se rétablissent automatiquement en cas de coupure d'Internet et reprennent lorsque vous êtes de nouveau en ligne. Nous serions heureux de notre interface utilisateur très simple, que tout le monde peut utiliser, et de notre système de gestion de fichiers. transfert de fichiers à la carte. Et nous nous réjouirions de la sécurité et du cryptage intégrés dans le MASV pour transfert sécurisé de fichiers.

Mais avant tout, nous aimerions que notre protocole de transfert de fichiers basé sur le nuage sur notre réseau mondial accéléré de plus de 300 serveurs, qui fournit jusqu'à 15 To rapidement et de manière fiable, soit beaucoup moins susceptible d'être bloqué par des pare-feux que le transfert basé sur le protocole UDP.

Pour

• Vitesses de téléchargement en amont et en aval inégalées dans l'industrie (jusqu'à 1,5 million d'euros). 10 Gbps)
• Les utilisateurs ne sont facturés que pour les téléchargements, ce qui signifie que tous nos transferts doivent être livrés, sinon vous ne payez pas.
• Tentatives de transfert automatisées en cas de connexions faibles ou interrompues.
• Construit avec la sécurité avant tout avec un cryptage TLS fort et la certification Trusted Partner Network Gold Shield.
• Contrôle total de l'accès à votre compte et à vos fichiers grâce à l'authentification multifactorielle (MFA), au SSO basé sur SAML, à la configuration des rôles et des autorisations des utilisateurs, aux transferts de fichiers protégés par mot de passe, aux limites d'expiration/de téléchargement des fichiers et aux notifications de téléchargement.
• Des intégrations de flux de travail faciles, comme notre Intégration de Dropbox et Intégration de Google Drive

Cons

• Honnêtement, il est difficile d'en trouver un. Nous avons entendu dire que notre tarif forfaitaire PAYG peut devenir un peu cher lors du transfert de téraoctets de données, c'est pourquoi nous proposons également des plans personnalisés.

Fixation des prix

• Pay-as-you-go: $0.25 pour chaque gigaoctet téléchargé
• Remises sur le volume disponible sur

2. Dropbox

À ce stade, Dropbox est à peu près universellement connu des internautes comme un moyen facile de synchroniser des fichiers. Vous pouvez commencer gratuitement, bien que vous ne disposiez que de 2 Go de stockage avec Dropbox Basic. Et bien que la version Web soit soumise à des limites de taille de fichier peu élevées, il n'y a aucune limite pour les fichiers téléchargés via les applications Dropbox.

Pour les fichiers vraiment massifs, cependant, Dropbox peut parfois causer de la frustrationce qui a incité certains utilisateurs à chercher une Alternative à Dropbox. Cela s'explique en grande partie par le fait que, même si certains utilisateurs utilisent Dropbox pour partager des fichiers, il s'agit en fait d'un service de synchronisation de fichiers.

Pour

• Commencez gratuitement (pour un stockage limité à 2 Go)
• Applications de bureau et mobiles pour tous les systèmes d'exploitation
• Capacités hors ligne
• Peut synchroniser vos fichiers automatiquement
• Fichiers au repos protégés par la norme de chiffrement avancé (AES) de 256 bits ; authentification multifactorielle disponible.

Cons

• Limitation de la taille des fichiers téléchargés à 50 Go via le site web ou à 100 Go via la version gratuite.
• Généralement lent et peu fiable lors du téléchargement de gros fichiers.
• Nécessite un espace important sur le disque dur local
• Une interface utilisateur pas très intuitive

Fixation des prix

 Personnel

• Basique : gratuit
• Plus : $11.99/mois, $9.99/mois avec abonnement annuel
• Famille : $19.99/mois, $16.99/mois avec abonnement annuel

Entreprise

• Standard : $15/mois, $12.50/mois avec abonnement annuel
• Professionnel : $19.99/mois, $16.57/mois avec abonnement annuel
• Avancé : $25/mois, $20/mois avec abonnement annuel

3. Google Drive

L'omniprésence de Google signifie que la plupart d'entre nous connaissent Google Drive. Il est également compatible avec de nombreuses autres applications et systèmes (notamment Windows, iOS, macOS et Android), et constitue un moyen super facile et pratique de partager des documents légers pour le partage de fichiers d'entreprise.

Cependant, il est connu pour provoquer des maux de tête (lire l'étude de cas : Studio Think Out Loud) parmi ceux qui transfèrent des fichiers vidéo très volumineux, et sa limite de téléchargement quotidienne de 750 Go est irréaliste pour la plupart des professionnels de la vidéo dans le monde du 4K.

Si vous n'êtes pas familier avec les noms de marque Google One et Google Workspace, tout va bien. Google One s'appelait auparavant Google Drive Storage, tandis que Workspace était auparavant connu sous le nom de G Suite, qui était auparavant Google for Work, qui était auparavant Google Apps for Your Domain. Ne vous inquiétez pas de mémoriser tout cela - d'autres changements de noms sont probablement à venir.

Pour

• Interface utilisateur simple, facile à prendre en main
• Plate-forme flexible compatible avec de nombreuses autres applications et systèmes.
• Le compte gratuit fournit 15 Go d'espace de stockage (200 Go d'espace est $30/an)
• Cryptage SSL fort

Cons

• Les utilisateurs ne peuvent télécharger que 750 Go par jour.
• Limites de la taille des fichiers : Jusqu'à 50 Go par document texte ou 100 Mo pour les présentations.
• Peut être lent et peu fiable lors du téléchargement de gros fichiers (les vitesses de chargement et de déchargement dépendent entièrement de la puissance de votre connexion Internet).
• Les téléchargements de fichiers volumineux échouent souvent

Fixation des prix

Google One

• 15 GB : gratuit
• 100 Go : $2/mois ($20 par an)
• 200 GB : $3/mois ($30 par an)
• 2 TB : $10/mois ($100 par an)
• 10 TB : $100/mois
• 20 TB : $200/mois
• 30 TB : $300/mois

Espace de travail Google

• Business Starter : $6/utilisateur/mois
• Business Standard : $12/utilisateur/mois
• Business Plus : $18/utilisateur/mois
• Entreprise commerciale : Contacter les ventes

4. Microsoft Teams

MS Teams a franchi la barre des 270 millions d'utilisateurs actifs il y a quelques mois à peine, mais certains craignent que la croissance du nombre d'utilisateurs de la plate-forme peut avoir calé. Quoi qu'il en soit, depuis la pandémie, Teams est devenu une plateforme de collaboration professionnelle standard, notamment pour les grandes entreprises fidèles à Microsoft. Mais est-elle adaptée au partage de fichiers en équipe ?

La réponse est : En quelque sorte. Bien que Teams soit un outil de collaboration puissant, Partage de fichiers Microsoft Teams peut causer questions liés à l'organisation des fichiers, aux autorisations et à la sécurité des données. Le plafonnement de la taille des fichiers à télécharger est également très contraignant pour les professionnels de la vidéo.

Pour

• Interface conviviale et mise en œuvre facile
• Regroupe plusieurs outils sur une seule plateforme, notamment le chat, le calendrier, les applications professionnelles et les appels vidéo.
• Aucun coût supplémentaire si vous avez déjà un abonnement à Microsoft 365 (anciennement Office 365).
• La version gratuite de MS Teams offre 5 Go de stockage individuel par utilisateur.

Cons

• Limite de téléchargement de 250 Go (pour tous les produits MS, y compris OneDrive et SharePoint).
• Vitesse de téléchargement lente pour les fichiers volumineux
• Structures de fichiers parfois confuses, y compris les canaux et les dossiers racine
• Les liens entre les conversations et les fichiers se rompent facilement si les fichiers sont réorganisés.
• Les autorisations par défaut peuvent créer des risques de sécurité (n'importe qui peut créer une équipe, télécharger un fichier ou re-partager un fichier).
• L'absence de notifications facilite la création d'équipes en double

Fixation des prix

• MS Teams (5 Go de stockage individuel) : gratuit
• MS Teams Essentials (10 Go) : $5/mois
• MS 365 Business Basic (1 To) : $7.70/mois (Cdn)
• MS 365 Business Standard : $16/mois (Cdn)

5. WeTransfer

WeTransfer est l'un des services de partage de fichiers les plus populaires auprès des créatifs, et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi : Il est facile de s'inscrire et d'utiliser le service, il est relativement peu coûteux et son ambiance est résolument créative. Les utilisateurs qui souhaitent envoyer de petits fichiers sans problème peuvent également s'inscrire au service gratuit de WeTransfer, qui permet des transferts jusqu'à 2 Go.

C'est la bonne nouvelle. La mauvaise nouvelle est que la plupart des forfaits WeTransfer sont soumis à des limites strictes de taille de fichier et que ses performances sont lentes, comme le montrent de nombreux tests de vitesse de transfert de fichiers. C'est pour ces raisons, et d'autres encore, que de nombreux utilisateurs finissent par chercher un autre service de transfert de fichiers. Alternative à WeTransfer.

Pour

• Simple à utiliser, abordable
• Les expéditeurs reçoivent un courriel de confirmation
• Les propriétés web ont une touche créative distincte
• L'option gratuite permet de transférer jusqu'à 2 Go

Cons

• Sujet aux ralentissements et aux pannes
• Limitation de la taille des fichiers : 2 Go gratuits, 200 Go payants WeTransfer Pro
• Pas de reprise automatique pour les transferts interrompus
• Les transferts de fichiers expirent au bout de quelques jours
• Interdit en Inde depuis début 2020 pour des raisons de sécurité.

Fixation des prix

 WeTransfer Pro

• 12 €/mois (TVA comprise) en Europe ou $12/mois en dehors de l'Europe.
• Abonnement annuel : 120 €/an (TVA comprise) en Europe ou $120/an en dehors de l'Europe.

WeTransfer Premium

• 23 € par mois (TVA comprise) en Europe ou $23 par mois en dehors de l'Europe.
• Abonnement annuel : 228 €/an (TVA comprise) en Europe ou $228/an hors Europe.

6. Aspera et Signiant

Nous avons regroupé ces solutions dans la même liste parce qu'elles offrent toutes deux un transfert de fichiers géré par UDP et de qualité professionnelle. En fait, elles sont tellement interchangeables à certains égards que nous avons décidé de les regrouper dans la même liste. même Signiant dit qu'ils sont assez similaires..

Signiant et IBM Aspera proposent tous deux une technologie d'accélération basée sur le protocole UDP qui, selon eux, peut prendre en charge des connexions de 10 Gbps (si votre FAI et votre réseau le permettent). Les plus gros problèmes de Signiant et d'Aspera, cependant, sont qu'ils ne sont pas particulièrement conviviaux, qu'ils sont sous-tendus par le système d'exploitation d'IBM. Protocole de transfert de fichiers UDP, notoirement peu fiable.et sont inutilement coûteux.

Leur mise en œuvre prend également beaucoup de temps, surtout dans les environnements informatiques restrictifs. C'est pourquoi de nombreux utilisateurs sont aujourd'hui à la recherche d'une solution de Alternative à Aspera ou un Alternative au Media Shuttle.

Pour

• La technologie d'accélération offre des vitesses plus rapides que le transfert FTP traditionnel.
• Fonctionne avec les nuages privés ou publics, ou avec le stockage sur site.

Cons

• Très coûteux pour les moyennes et petites entreprises
• Peut être étonnamment lent parfois en dépit de la technologie d'accélération
• Des interfaces difficiles à utiliser et peu intuitives qui nécessitent souvent une formation et des didacticiels.
• basé sur le protocole UDP, qui n'est pas fiable : si un paquet de données (appelé datagramme) se perd en cours de route, il doit être renvoyé manuellement et l'expéditeur doit en être informé.
• Nécessite le téléchargement de logiciels, l'installation de plugins, le réglage de pare-feu et une quantité considérable de compétences techniques en informatique.

Fixation des prix

Signifiant

• Vol : À partir de $35k/an
• Navette pour les médias - Non disponible (demander un devis)
• Jet - Non disponible (demander un devis)

Aspera

• Pay-As-You-Go : À partir de $1.24/GB
• Standard : À partir de $934.80/an pour un volume de transfert de 1 To
• Avancé : À partir de $13,608/an pour un volume de transfert de 6 To
• Entreprise : Non disponible (demander un devis)

Meilleures pratiques : 5 conseils pour partager efficacement des fichiers avec votre équipe tout en travaillant à domicile

La technologie ne suffit pas pour partager de grandes vidéos efficacement et sans incident. Plusieurs bonnes pratiques peuvent aider à garder les choses rapides, efficaces et verrouillées du point de vue de la sécurité pour partage sécurisé de fichiers pour les affaires.

Vous ne savez pas par où commencer ? Lisez notre Flux de travail à distance sécurisé liste de contrôle.

1. N'utilisez pas de courriels personnels ou de logiciels de partage de fichiers grand public.

Vous cherchez les ennuis si vous partager des fichiers volumineux par courrier électronique sans utiliser un service de transfert de fichiers accéléré. En effet, la plupart des comptes de courrier électronique personnels sont relativement peu sûrs et leurs limites de taille de fichier restrictives ne vous permettent pas d'envoyer des fichiers vidéo volumineux en pièces jointes sans grande frustration.

De même, évitez les logiciels de partage de fichiers grand public qui stockent souvent les données sous forme de texte non crypté. Les plateformes de qualité professionnelle sont généralement dotées de meilleurs contrôles de sécurité et de conformité, qu'il s'agisse d'outils de gestion de l'accès aux identités (IAM), de cryptage avancé ou de certification SOC 2 de type II.

2. Suivre le principe du moindre privilège

Si les clients, les partenaires ou les employés n'ont pas besoin d'accéder à des données spécifiques, n'y donnez pas accès. Sinon, vous risquez une violation des données due à l'accès de personnes non autorisées.

Le maintien de la granularité des autorisations et l'application du principe du moindre privilège constituent un élément important d'une posture de sécurité de type "confiance zéro". Pour des raisons d'évolutivité et de sécurité supplémentaire, il est souvent utile de développer un ensemble standard d'autorisations strictes qui sont automatiquement appliquées à tous les dossiers d'équipe partagés.

3. Suivre une formation de sensibilisation à la sécurité

Toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez devraient idéalement avoir au moins une connaissance pratique des meilleures pratiques en matière de sécurité informatique. La formation à la sensibilisation à la sécurité permet de s'assurer que chacun sait ce qu'il faut faire en cas de violation potentielle, et comment prévenir les incidents de sécurité en premier lieu - du repérage des attaques de phishing par e-mail à l'importance de conserver des mots de passe sûrs et difficiles à pirater.

Les organisations peuvent travailler avec un tiers pour organiser une formation formelle, coordonner la formation avec leur groupe informatique ou utiliser des informations accessibles au public pour former les employés de manière informelle. Des évaluations solides de la sécurité du contenu, telles que le Trusted Partner Network, constituent un excellent moyen de garantir la sécurité des fichiers. Très peu de solutions de partage de fichiers dans le nuage sont validées par le TPN, et encore moins ont le statut Gold Shield, mais MASV est l'une d'entre elles.

4. Garder les données bien organisées et intégrées

Il est toujours important de maintenir une structure de dossiers bien organisée et simple, mais c'est particulièrement vital lorsque des personnes travaillent à distance et doivent trouver des fichiers rapidement. En ce qui concerne les conventions de dénomination des fichiers, mettez-vous d'accord sur un système de dénomination et de datation commun et cohérent - et restez discipliné.

Le passage au travail à distance est également le moment opportun pour intégrer toutes vos données dans une seule plateforme en nuage au lieu de les stocker sur divers disques durs physiques, ordinateurs portables et bases de données sur site coûteuses (et vieillissantes).

5. Choisir le bon service de partage de fichiers

Parce qu'il n'y a rien de plus chronophage que de répondre constamment à des questions du type "comment faire", il est important de choisir un outil facile à utiliser. service de partage de fichiers pour le travail à distance est particulièrement important. Il doit être abordable, facile à mettre en place et à gérer, facile à utiliser pour les employés et les partenaires, et facile à intégrer dans vos flux de travail actuels.

Conclusion

Dans ce guide, nous avons examiné les moyens de partager des fichiers avec votre équipe tout en travaillant à domicile. Nous avons examiné les solutions de transfert dans le cloud les plus populaires et avons énuméré les avantages et les inconvénients. En résumé :

• MASV :
  ✅ Tailles de fichiers illimitées, rapide, fiable, sécurisé, facile à utiliser et flexible.
  ❌ Les fortes performances et les vitesses de transfert rapides ont un prix plus élevé.
• Dropbox :
  ✅ Gratuit pour commencer, disponible hors ligne, avec transferts et stockage cryptés
  ❌ Faible limite de taille de fichier, généralement lent et peu fiable lors du déplacement de gros fichiers.
• Google Drive :
  ✅ Démarrage facile, sécurisé, avec des prix de stockage équitables.
  ❌ Pas conçu pour le stockage et le partage de fichiers volumineux - plafond de 750 Go par jour.
• Microsoft Teams :
  ✅ Bon pour la collaboration
  ❌ Sécurité défectueuse, faibles limites de téléchargement de fichiers, vitesses lentes, sujettes à des erreurs.
• WeTransfer :
  ✅ Gratuit pour commencer, facile à utiliser et abordable
  ❌ Sujet à des ralentissements et des défaillances, limite la taille des fichiers par compte, a été compromis dans le passé.
• Aspera/Signiant :
  ✅ Incroyablement rapide
  ❌ Très coûteux, encombrant, nécessite une installation informatique, n'est pas construit pour la collaboration externe.

Nous avons également examiné cinq bonnes pratiques en matière de partage de fichiers à distance, notamment en ce qui concerne la sécurité :

1. N'utilisez pas de comptes de messagerie personnels pour partager des fichiers.
2. Ne donner accès aux dossiers qu'à ceux qui en ont besoin
3. Suivez une formation de sensibilisation à la sécurité
4. Convenir des conventions de dénomination des fichiers et s'organiser
5. Choisissez le bon service de partage de fichiers

Un meilleur partage des fichiers en équipe est la clé d'une productivité accrue et d'une meilleure synergie entre les employés. Pour cela, il faut une solution de transfert de fichiers facile à configurer, rapide, fiable, sécurisée et suffisamment simple à utiliser pour que tous les membres de votre équipe et les destinataires tiers puissent collaborer efficacement, sans délai.

MASV est tout cela à la fois et bien plus encore. Notre plateforme de transfert de fichiers robuste offre aux utilisateurs la vitesse et la fiabilité d'un service d'entreprise haut de gamme avec les coûts et la simplicité d'une application en nuage. MASV est utilisé par des équipes dans le monde entier pour transférer des pétaoctets de données, rapidement. MASV a été conçu dès le départ en tenant compte de la sécurité et des transferts de fichiers volumineux, ce qui signifie que vous pouvez transmettre du contenu sensible en toute confiance, quelle que soit la taille du fichier.

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