Hoe MASV Portals een wereldwijde conferentie helpt duizenden video's op tijd te verplaatsen

"Als ik u nu een MASV Portal URL zou sturen, zou uw inhoud direct in het juiste Frame.io-project worden geüpload en waarschijnlijk binnen een uur klaar zijn om aan de slag te gaan.

De klant

Een toonaangevend evenementenbedrijf in Dublin dat gastheer is van enkele van de populairste technologieconferenties ter wereld, waaronder de jaarlijkse "grootste technologieconferentie ter wereld" in Lissabon en Tokio. Andere evenementen worden gehouden in Toronto en Kuala Lumpur. Elk evenement heeft een wereldklasse line-up van high profile sprekers waaronder enkele van de topnamen in tech, innovatie, en mensenrechten. 

We spraken met een uitvoerend producent van het bedrijf, die verantwoordelijk is voor het produceren van meeslepende video-inhoud van elk evenement, samen met het ontvangen van inhoud van presentatoren (waartoe onvermijdelijk grote videobestanden behoren). Dit laatste is een bijzonder belangrijke functie in het tijdperk van virtuele conferenties en werkstromen op afstand.

De Uitdaging

Evenementenhal met een groot spandoek waarop staat Stel je alles voor

Elk bedrijf dat zich bezighoudt met live-evenementen kwam in 2020 voor ongekende uitdagingen te staan, en het bedrijf was niet anders. De producent zegt dat de grootste initiële problemen met virtuele conferenties en workflows op afstand zich concentreerden rond het plannen en ontvangen van presentatie-inhoud van honderden sprekers.

"De uitdrukking die ik intern graag gebruik is dat we voor het eerst honderd procent geleverd moeten zijn voordat het evenement ooit begint."

Dat betekent dat er geen problemen meer ter plekke hoeven te worden opgelost, of dat een presentator 20 minuten voor zijn toespraak de inhoud op een USB-stick moet ontvangen - iets wat vaak voorkomt in de wereld van live conferenties.

"Dat is een grote verandering voor elke evenementenproducent. We zijn gewend om te gaan met last-minute boekingen en wijzigingen tot op het podium, maar met virtuele evenementen, zijn we honderd procent vergrendeld 24 uur van tevoren. Als de inhoud niet klaar is, wordt het niet gespeeld."

Laptop op een bureau met een virtuele vergadering op het scherm

Foto door Brett Jordan op Unsplash

Dat betekent dat er geen problemen meer ter plekke hoeven te worden opgelost, of dat een presentator 20 minuten voor zijn toespraak de inhoud op een USB-stick moet ontvangen - iets wat vaak voorkomt in de wereld van live conferenties.

Dat betekent dat er geen problemen meer ter plekke hoeven te worden opgelost, of dat een presentator 20 minuten voor zijn toespraak de inhoud op een USB-stick moet ontvangen - iets wat vaak voorkomt in de wereld van live conferenties.

Bestandsoverdracht alternatieven

Elke virtuele presentatie is samengesteld uit live en opgenomen video-inhoud, die vaak verschillende grote RAW-bestanden bevat. Het bedrijf probeerde eerst een handvol andere oplossingen voor bestandsoverdracht op de markt, zoals WeTransfermaar waren niet tevreden over de prestaties of betrouwbaarheid.

"Het idee om een vooraanstaande spreker te vragen het bestand te uploaden, hun e-mail in te voeren, de code uit hun e-mail te halen, al die stappen te doen - dat was gewoon een no-go voor ons. We hadden iets nodig dat je kon slepen en neerzetten."

De ontwikkelaars van het bedrijf sprongen in eerste instantie om en bouwden snel hun eigen, in-house oplossing voor bestandsoverdracht.

"Het werkte, maar zag er niet geweldig uit. Wat het voor ons deed, was bewijzen dat een tool als MASV nodig is."

Volgens de producent was het aanvankelijke proces van het bedrijf om grote videobestanden te ontvangen en te gebruiken nadat het virtueel was geworden, ook nodeloos ingewikkeld en tijdrovend, grotendeels als gevolg van de beperkingen van hun vorige software voor bestandsoverdracht.

"In onze eerste cyclus op afstand uploadden onze belangrijkste deelnemers hun bestanden naar een service voor bestandsoverdracht. Degene die de bestanden ontving, moest ze handmatig downloaden en vervolgens opnieuw uploaden naar cloud-opslag. Vervolgens downloadde een redacteur of een andere producent de bestanden opnieuw, creëerde het bewerkte bestand en uploadde dat opnieuw naar Frame.io. En aan het einde van dat alles, waren we dan eigenlijk opnieuw activa aan het downloaden om ze dan opnieuw te uploaden in onze planningstool en ze gesorteerd te krijgen voor het evenement."

De Oplossing

masv portals voortgang

Het bedrijf realiseerde zich dat het zijn contentverzameling en samenwerkingstrechter moest stroomlijnen - en snel. Omdat het bedrijf rond dezelfde tijd was begonnen met het testen van MASV, was het in staat om snel een serie van bijna 250 MASV Portalen die gelijktijdig lopen om verschillende projecten gescheiden en georganiseerd te houden.

Hoewel het in eerste instantie de bedoeling was om de API van Frame.io te gebruiken om bestanden in verschillende projecten te sorteren wanneer ze binnenkwamen, betekende de snel naderende deadlines dat het bedrijf moest leunen op de flexibiliteit van MASV Portals om dingen snel gedaan te krijgen.

"We waren in staat om ze [Portals] bijna onmiddellijk op te zetten,"legt de producent uit, en hij voegt eraan toe dat Portals ook naadloos samenwerken met het interne contentidentificatiesysteem van het bedrijf.

    "Elk project ID in Frame is hetzelfde als elk asset in productie in onze project management tools, wat hetzelfde is als de URL voor het portaal, wat hetzelfde is als de cloud verbindingen."

    Elk portaal is verbonden met de cloudopslag- en Frame.io-accounts van het bedrijf, en is op maat gebrandmerkt, wat heeft bijgedragen aan een positieve eerste indruk bij sprekers met een hoog profiel. Project ID's waren hetzelfde voor alle tools, waaronder projectmanagement gereedschap.

    "Ons vermogen om de upload van bestanden er professioneel uit te laten zien is echt belangrijk. Het comfort daarachter is een van de grootste voordelen geweest die we deze cyclus hebben gezien in vergelijking met eerdere oplossingen. Het is een naadloze ervaring."

    De resultaten

    De producent zegt dat MASV's verschillende integraties met cloud software en diensten zoals Google Cloud opslag, S3, Azure, Adobe Premiere Pro en Frame.io hebben geleid tot tijdbesparingen van een orde van grootte.

    "MASV zorgt gewoon voor alles. Als ik u nu een MASV Portal URL zou sturen, dan zou uw content direct in het juiste Frame.io project worden geüpload en waarschijnlijk binnen een uur klaar zijn om aan de slag te gaan. Elk van die stappen (die ik eerder noemde), tot wanneer we content in ons planningssysteem zetten, is dankzij MASV verwijderd."

    Maar cloud- en SaaS-integraties zijn slechts een deel van de waarde die MASV nu aan het bedrijf levert. MASV's dashboard-gebaseerde rapportage tools leveren cruciale gegevens over wie toegang heeft tot welke bestanden, en de snelheid en het ontbreken van upload limieten zijn enorme troeven bij het werken met grote bestanden op een strak tijdschema.

    Wat is het volgende?

    Het bedrijf is nu van plan om MASV te onderzoeken voor andere gebruiksscenario's, zoals het sturen van video's naar sprekers van hun live-optredens en voor het uploaden van content tijdens persoonlijke conferenties voor een meer uniforme workflow.

    Dat betekent dat zelfs als iemand 20 minuten voor zijn tijd met een USB-stick komt opdagen, hij dat bestand nog steeds vanaf de conferentievloer kan uploaden naar de cloud.

    Gebruik MASV vandaag in uw workflow