Cómo enviar discos duros: Guía para profesionales del vídeo

Si trabajas con archivos multimedia pesados como imágenes de cámara sin editar o vídeo 4K, llegará un momento en tu carrera en el que tendrás que enviar un disco duro.

Lo sé, es un rollo, pero es una de las pocas formas de mover efectivamente terabytes de datos del punto A al B (a menos que uses MASV). Así que, con esto en mente, prepara el plástico de burbujas y la cinta de embalar para esta guía sobre cómo enviar discos duros. 📦

He recopilado la opinión de varios expertos en recuperación de datos con mucha experiencia en el envío y la recepción de discos duros y otros tipos de almacenamiento físico.

En esta guía de cómo enviar discos duros, aprenderás:

• Cuándo enviar un disco duro
• Cómo embalar un disco duro para su envío
• Consejos para enviar un disco duro de forma segura
• Cómo enviar archivos grandes sin enviar discos duros

Índice de contenidos

• ¿Es buena idea enviar un disco duro?
• Paso 1: Elegir un disco duro
• Paso 2: Preparar los archivos para la entrega
• Paso 3: Crear copias de seguridad
• Paso 4: Cómo embalar un disco duro para el envío
• Paso 5: Método de envío
• Paso 6: Seguimiento de la entrega
• Una alternativa al envío de discos (ahorra tiempo y dinero)

¿Es buena idea enviar un disco duro?

Para ser claros, no recomiendo enviar un disco duro.

Es un proceso lento, propenso a retrasos y susceptible de sufrir daños. La mejor forma de enviar archivos grandes (hasta 15 TB por archivo ) es utilizar MASV, una forma rápida, fácil y segura de enviar archivos grandes a cualquier parte del mundo a través de la nube (más sobre esto más adelante).

No obstante, como todo cineasta y profesional del video sabrá, a veces no queda más remedio que entregar los archivos físicamente, ya sea entregando un disco duro a través de un servicio de mensajería local o un servicio de envío internacional.

Algunas de las situaciones por las que podría ser necesario enviar un disco duro son:

• Estás grabando en una zona con una conexión a internet mala o limitada.
• Tu solución para compartir archivos no admite archivos más allá de un cierto tamaño.
• Tus clientes o socios prefieren recibir una unidad física.

Sea cual sea el motivo, a veces tendrás que recurrir al envío de discos duros. Teniendo esto en cuenta, vamos a ver qué pasos hay que seguir para enviar discos duros.

💡 Más información: Cómo Somerville Media dejó de enviar discos duros por completo gracias a MASV

Paso 1: Elegir un disco duro

El primer paso para enviar un disco duro: conseguir un disco duro externo... ¿pero cuál? Mi compañero ha elaborado esta guía sobre los 5 mejores discos duros externos para profesionales del vídeo, ¡no te olvides de echar un vistazo!

1. Unidad de estado sólido (SSD). Este es el tipo de disco duro más usado, especialmente para enviar discos duros a destinos internacionales o a gran distancia. A diferencia de los discos duros rotatorios, las unidades SSD no contienen piezas móviles ni frágiles, por lo que son mucho más duraderos. Sin embargo, son considerablemente más caros que un disco duro tradicional.
2. Disco duro externo (HDD). Aunque son más asequibles, sus múltiples piezas móviles hacen que sean susceptibles a sufrir daños durante el transporte. La mayoría de los expertos recomiendan usar un disco duro robusto porque son más resistentes.
3. Disco duro interno. Aunque no son tan resistentes como los SSD o los discos duros robustos (o "rugged"), puedes enviar discos duros internos de forma relativamente segura si utilizas los métodos de embalaje adecuados (te los explicamos a continuación).

Este gran video sobre Conceptos básicos de la cinematografía relata el proceso para compartir de datos que usó el equipo de Aquaman, que consistía en enviar todos los días desde Australia varias copias del metraje en varias unidades. Así, si la mayoría de las unidades fallaban o se estropeaban por el camino, al menos una llegaría intacta.

Aunque este proceso tuvo éxito (la película se estrenó en 2018), no es un método muy eficaz para compartir archivos a nivel internacional. Además, es muy caro. Así que, a menos que tengas el respaldo financiero de Warner Bros, no recomiendo enviar varias unidades idénticas.

💡 Más información: Por qué no deberías descargar archivos grandes en un disco externo

Paso 2: Preparar los archivos para la entrega

El segundo paso es preparar tus archivos para su entrega. Esto significa cargar las carpetas y archivos indicados en el disco duro. Y, a pesar de lo que pueda parecer, no se trata simplemente de arrastrar los archivos del ordenador al disco duro y listo.

Cuando envías un disco duro, lo más probable es que se lo estés enviando a otra persona para que continúe tu trabajo. Por eso es importante que haya una estructura de carpetas organizada, con convenciones de nomenclatura de archivos adecuadas y una jerarquía de subcarpetas y archivos anidados.

Esta estructura determinará la estructura del flujo de trabajo proxy de tu equipo y cómo vincularán los archivos proxy con los medios originales.

🎯 Nota: MASV mantiene tu estructura de carpetas. Y para ahorrarte aún más tiempo, puedes subir carpetas enteras sin comprimirlas.

Paso 3: Crear copias de seguridad

Esto probablemente no hace falta decirlo, pero lo diré de todos modos: guarda siempre una copia de seguridad de cualquier archivo enviado en un disco duro.

La razón para esto es bastante lógica, y es que cualquier almacenamiento físico puede sufrir daños en el camino, ya sea por un impacto fuerte o por las cargas electrostáticas generadas en el entorno de tu paquete.

Un disco duro dañado puede provocar un fallo en los datos, algo que dejará descontentos a tus clientes o socios. Podrías recurrir a servicios de recuperación de datos, pero eso supone retrasos, trabajo extra y gastos añadidos.

¿Y si tu disco duro se pierde en el camino sin una copia de seguridad? Bueno, en ese caso básicamente estás jodido.

🎯 Nota: Todas las transferencias de MASV se almacenan en nuestro almacenamiento seguro en la nube, completamente gratis, durante un máximo de siete días. También puedes elegir guardar tus archivos durante más tiempo por 0,10 $ extra por gigabyte. Además, tenemos integraciones con la mayoría de proveedores de herramientas de almacenamiento en la nube. Así, puedes hacer una copia de seguridad automática de los archivos en tu almacenamiento en la nube preferido a través de MASV.

Paso 4: Cómo embalar un disco duro para el envío

Una caja especializada para el envío de discos duros de Emenac Packaging

La forma que elijas para embalar un disco duro dependerá del tipo de disco que hayas seleccionado en el paso 1, pero acuérdate que siempre hay que tener cuidado a la hora de enviar discos duros.

Además, cuando los discos duros contienen piezas frágiles, el embalaje del discos duros es aún más importante.

Este vídeo de StorageReview explica cómo empaquetar un disco duro típico de 3,5 pulgadas:

1. Envuelve el disco en una bolsa antiestática para discos duros
2. Envuelve la bolsa con una cantidad pequeña de plástico de burbujas para separarla de los lados de una caja plana, dejando un pequeño espacio entre la parte delantera, la trasera y los lados.
3. Rocía un poco de espuma aislante en los huecos entre la parte delantera, la trasera y los laterales.
4. Sella la caja. Una vez que la espuma se haya secado en cinco o diez minutos, estarás listo.

También es aconsejable incluir en el paquete los cables de alimentación y de interfaz necesarios.

Otros expertos aconsejan embalar los discos duros en una bolsa antiestática y luego envolverlo en al menos 7-15 cm de plástico de burbujas. La mayoría de los expertos en recuperación de datos desaconsejan el uso de virutas de espuma, copos de papel u otros materiales de embalaje que puedan provocar descargas electrostáticas.

Una de las mejores formas de enviar un disco duro sin necesidad de mucho embalaje extra es guardarlo en una caja o contenedor especial para enviar de discos duros.

Paquetes de cine digital (DCP) que se envían a cines y festivales de cine suelen entregarse dentro de cajas de discos CRU, unas cajas de discos duros DX115 extremadamente resistentes, originalmente diseñadas para uso militar.

💡 Más información: Cómo SimpleDCP simplificó la entrega de DCP con MASV

Paso 5: Método de envío

Cuando envías IP importante al otro lado del país (o del mundo), hazlo siempre con un servicio de correos en el que puedas confiar. Algunos expertos dicen que sólo utilizan UPS o FedEx cuando se envían discos duros a nivel internacional, pero DHL es otra empresa de correos que se menciona con bastante frecuencia.

Otras buenas prácticas a la hora de elegir un servicio de mensajería son:

1. Elige estratégicamente: Asegúrate de que tu empresa de mensajería tiene una ubicación relativamente cercana al destino de tu paquete, para no acumular costes de transporte innecesarios.
2. Ve temprano: Llega al centro de envíos con suficiente antelación para que tu envío tenga más posibilidades de ser recogido el mismo día en que lo dejas. Y no te olvides de enviar la unidad con suficiente antelación para no tener que pagar gastos de envío urgente.
3. Pésalo: Para conocer de antemano los costes de la caja de envío de tu disco duro, puedes pesar tu paquete y utilizar la calculadora de envíos online del servicio de mensajería.
4. Asegúrate que sea rastreable: Sea cual sea la compañía que utilices, asegúrate de que recibes un número de seguimiento para tu paquete.
5. Incluye entrega con firma: Elige una opción de envío que requiera una firma antes de que el destinatario pueda tomar posesión.
6. Asegúralo: La mayoría de las empresas de mensajería reconocidas ofrecen un seguro. Contrátalo.
7. Conoce la normativa: Evita sorpresas desagradables familiarizándote con los impuestos de aduana y la normativa de importación aplicables en el país de destino.

💡 Más información: Cómo afecta el envío de un disco duro a tu tiempo de entrega

Paso 6: Seguimiento de la entrega

Por último, ten en cuenta una vez que la caja de envío de tu disco duro está en un camión/avión, aún tendrás que estar pendiente. Tienes que hacer un seguimiento del paquete y actuar con rapidez si se produce un retraso o un problema en la aduana. Sucede más a menudo de lo que crees, especialmente con artículos electrónicos.

Una alternativa al envío de discos (ahorra tiempo y dinero)

En resumen, para enviar enviar un disco duro:

• Elige un disco externo duradero para enviar, idealmente un SSD ya que no tiene piezas móviles internas.
• Empaqueta los archivos con las convenciones de nomenclatura y la estructura de carpetas correctas para que tu destinatario pueda trabajar con proxies/medios originales.
• Siempre, siempre guarda una copia de seguridad de los archivos que quieres enviar.
• Mete el disco duro en una bolsa antiestática y envuélvelo en capas de plástico de burbujas; luego colócalo en una caja de transporte para discos duros (idealmente con una carcasa exterior dura) y rellena los huecos con espuma.
• Elige tu servicio de mensajería y el tiempo y método de entrega.
• Sigue tu entrega y actúa ante retrasos o problemas imprevistos en la frontera.

El envío de discos duros no es el método más fácil para compartir archivos grandes, pero lo entiendo, a veces, no queda otra.

Sin embargo, para cualquier otra ocasión, deberías considerar usar MASV, un alternativa de disco duro.

MASV es más rápido, más seguro y mucho más fácil que enviar discos duros. Es la forma rápida y fiable que tienen los cineastas y profesionales del vídeo para enviar archivos multimedia grandes a cualquier parte del mundo a través de la nube.

Con MASV puedes:

• Enviar hasta 15 TB por archivo para tamaños de archivo prácticamente ilimitados.
• Mantener la estructura de carpetas para que puedas arrastrar y soltar fácilmente los archivos de tu ordenador.
• Hacer un seguimiento con un registro detallado de tu historial de transferencias.
• Almacenar copias de seguridad en la nube como un seguro adicional.
• Crear y compartir un portal de carga para recopilar archivos.
• Acelerar las transferencias con Multiconnect , automatizaciones, y optimización para internet a velocidad de 10 Gbps

Además, no hay ninguna barrera de entrada. No necesitas una etiqueta de envío para empezar. Regístrate hoy mismo y compruébalo tú mismo. Incluso te daremos 20 GB para que los utilices en tu transferencia. Quizá ni siquiera tengas que buscar en Google cómo enviar discos duros en el futuro.