Problemas con la compartición de archivos al trabajar desde casa

por Mathew Sobkowicz | 6/5/2020

No es ningún secreto que, a medida que los efectos del coronavirus se han ido extendiendo por todo el mundo, los entornos de trabajo de muchos han cambiado drásticamente. En la era digital actual, intercambio de archivos es una parte importante del trabajo diario. Quienes están acostumbrados a trabajar en una oficina tradicional con redes seguras y cableadas se encuentran ahora trabajando desde casa, donde la conexión a Internet es poco fiable y la facilidad de colaboración se ve interrumpida. Ya sea por los frecuentes cortes de tiempo, por la falta de compatibilidad con el destinatario, por las restricciones en el tamaño de los archivos o por otros motivos, el intercambio de archivos se ha convertido en un dolor de cabeza para muchos de los que trabajan a distancia. A continuación se exponen algunos de los problemas más comunes que experimentan los empleados al adaptarse a su entorno de trabajo desde casa.

problemas con la compartición de archivos al trabajar desde casa

Corrupción de archivos

Puede resultar difícil navegar por la enorme cantidad de datos que tenemos a nuestro alcance. Kenny Trinh, director general de NetBookNews comparte su experiencia con el trabajo a distancia. El principal problema que ha experimentado al compartir archivos grandes en línea es que los archivos se corrompen durante el proceso. Esto lleva a tener que repetir el proceso, quizás varias veces. Trinh descubrió que cuando se trata de archivos grandes, aprovechar Google Drive es una buena solución.

Las transferencias de archivos grandes no deberían implicar esta molestia.

Restricciones en el tamaño de los archivos

Una de las principales frustraciones a la hora de transferir archivos de gran tamaño son las restricciones en el tamaño de los mismos. Leonard Ang, director de marketing de AQVA expresó sus dificultades para enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico.

 "Hay muchos problemas a la hora de transferir archivos grandes si se trabaja desde casa. Uno de los que he experimentado es que el envío de un correo electrónico con un archivo grande adjunto en el correo de Yahoo no se realizaba ya que tienen un límite en el tamaño del archivo que se puede enviar. Lo que hice fue usar mi Gmail en su lugar ya que este tiene un Google Drive que puede acomodar archivos grandes".

Se trata más bien de una solución provisional, ya que pueden surgir muchos obstáculos.

Acceso limitado

Para muchos, intercambio de archivos se complica mucho más de lo necesario. Tim Absalikov, director general de Tendencia duradera expresa que siempre hubo problemas al transferir archivos masivos, incluso antes de COVID-19.

Según Zakirov, el intercambio de estos datos no debe realizarse a través de mensajería o redes sociales. Como alternativa, lo mejor es archivar la información que se necesita antes de la transferencia o utilizar uno de los muchos servicios que permiten transferir archivos de cualquier tamaño. Recientemente, Zakirov tuvo problemas con Google Drive, donde se subió el archivo del documento en sí, pero no se pudo compartir el acceso al mismo.

 Lo mejor es utilizar una plataforma de intercambio de archivos que se dedique a las transferencias rápidas y fiables.

Problemas de sincronización

Aunque Dropbox es una plataforma para compartir archivos muy conocida, no siempre es compatible con todos los dispositivos.

Adam Hempenstall, director general y fundador de Mejores propuestas recientemente con esta plataforma.

 "El mayor problema que experimentamos a la hora de compartir archivos grandes mientras trabajamos de forma remota es que Dropbox tarda mucho en subir algo y tiene problemas de sincronización. Si utilizas su aplicación en varios dispositivos diferentes, a veces puede tardar mucho en sincronizar todo y acabamos utilizando Google Drive en su lugar."

Hempenstall descubrió que Google Drive era más adecuado para el trabajo, mientras que Dropbox es mejor para el uso personal.

Poca velocidad de Internet

Su Internet doméstico puede ser poco fiable cuando llega el momento de utilizarlo para algo más que navegar por la web y desplazarse por las redes sociales.

Osama Khabab, director general y fundador de MotionCue ha tenido dificultades para adaptarse a trabajar desde casa. El mayor problema al que se enfrentó fue la distribución de la información y el intercambio de datos en diferentes lugares.

 "En general, en el trabajo hemos estado acostumbrados a utilizar un servidor local que aloja la mayor parte de los datos de nuestros proyectos y los archivos fuente, lo cual es esencial siendo una agencia de producción de vídeo. Teniendo en cuenta el tamaño de estos archivos, ha sido difícil cargar y descargar datos porque la velocidad de Internet no es tan buena en casa como en el lugar de trabajo.

Además, distribuir localmente los datos en una red cableada es mucho más rápido que cargar y descargar a través de la nube. Para resolver nuestros problemas, hemos estado compartiendo datos a través de Dropbox y nos ha resultado de gran valor."

¿Y si pudieras hacer que Dropbox fuera aún mejor?

Falta de educación

Compartir archivos debe ser sencillo y estar al alcance de todos. Ben Taylor, fundador de Club de trabajo en casa cree que el problema de compartir archivos de gran tamaño cuando se trabaja desde casa no es consecuencia de las conexiones de Internet domésticas, sino de la falta de educación de los usuarios. La principal laguna de conocimiento es que los individuos intentan utilizar el correo electrónico para archivos que son demasiado grandes para ese medio. Taylor sugiere muchos servicios alternativos, como Dropbox, el uso de iCloud Mail Drop en los dispositivos de Apple o el uso de servicios públicos como WeTransfer. "Lo importante es que los empleados sean conscientes de los límites del correo electrónico y de cuándo utilizar un método diferente para compartir archivos".

Existen muchas opciones para facilitar la transferencia de archivos, la clave es saber dónde buscar.

Cargas fallidas

Según Jennifer Walden, Directora de Operaciones de WikiCéspedPero a veces no basta con una conexión a Internet buena y estable, ni con los medios para compartir archivos de gran tamaño, como G-Suite. El problema más común al que se ha enfrentado Walden es el de los tiempos de espera. "Se cae Internet, falla la subida del archivo y me veo obligado a subirlo de nuevo".

Walden descubrió que un archivo zip puede proporcionar cierto alivio, ya que puede comprimir en gran medida un archivo sin procesar. Aunque no lo ve como una solución completa, es un comienzo para cualquiera que tenga problemas.

Como recomendación más de la vieja escuela, Walden sugiere que si necesitas transferir muchos archivos y tienes los medios para ello, los pongas en una unidad flash (que limpies con desinfectante, por supuesto) y los envíes por correo a quien los necesite. Si renuncias a esta opción, es crucial que comprimas primero los archivos, te asegures de que nada más está ocupando tu ancho de banda y utilices un servicio que pueda manejar archivos grandes, como Google Drive o Dropbox.

Subidas paralizadas por tiempos de espera

No hay nada más frustrante que una conexión lenta que te impide hacer tu trabajo. En este sentido, John Stevenson, fundador y director general de Top VPN Canadá que cree que los problemas de intercambio de archivos son una de las cosas más comunes que encuentran los equipos remotos y a menudo son una causa de interrupción de la productividad, como el estancamiento de las cargas por los tiempos de espera. Esto puede ser a menudo el resultado de un empleado que trabaja con una suscripción de datos limitada y, por lo tanto, propenso a los límites de datos y a las velocidades fluctuantes. Aunque un archivo comprimido puede parecer una buena solución, no hay garantía de que no se sigan experimentando estos problemas. Stevenson recomienda cambiar a un navegador ligero que consuma menos datos.

Ahora es más importante que nunca asegurarse de que se está configurado adecuadamente para trabajar desde casa, especialmente cuando el trabajo diario implica compartir archivos de gran tamaño a través de varias plataformas. Aunque el intercambio de archivos puede parecer una tarea desalentadora, por suerte no tiene por qué ser tan difícil. En MASV, ofrecemos la solución definitiva. Independientemente de dónde trabaje, le permitimos compartir archivos de cualquier tamaño de forma rápida y fiable. Con nuestra red global acelerada, puede decir adiós a las caídas de la conexión y a las condiciones fluctuantes. Si está cansado de su red de bajo rendimiento, ¡contacte con nosotros hoy mismo!