Warum Postproduktionsprofis einen automatisierten Dateitransfer brauchen

Wenn Sie wie ich in der Medien- und Unterhaltungsbranche tätig sind, ist die schnelle und sichere Übertragung großer Medienmengen an die richtigen Künstler zur richtigen Zeit von grundlegender Bedeutung, damit Ihr kreativer Geschäftsbetrieb auf Hochtouren läuft. Und was ist das Geheimnis, um diese Datenübertragung präzise und effizient durchzuführen? Automatisierte Dateiübertragung.

Sich wiederholende und fehleranfällige manuelle Prozesse, wie z. B. das Verschieben von Daten von einem System in ein anderes, sind reif für eine zeitsparende Automatisierung.

In diesem kurzen Artikel zeige ich Ihnen die Leistungsfähigkeit und das Potenzial der Automatisierung von Dateiübertragungen aller Art in Ihren täglichen Geschäftsabläufen auf und helfe Ihnen, Zeit und Kosten zu sparen, indem Sie Ihre Medien-Workflows rationalisieren.

• Warum die manuelle Dateiübertragung ineffizient und unsicher ist
  • Die Zeitachse einer Datei
• Vorteile der Automatisierung der Dateiübertragung für M&E-Workflows
  • Verbesserte Lieferzuverlässigkeit
  • Leistung und Geschwindigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Produktivität
• MASVs einzigartige Automatisierungsfähigkeiten
• Überwindung von Herausforderungen und Hindernissen
• Erste Schritte: Praktische Schritte für automatisierte Arbeitsabläufe
• Automatisieren Sie Ihren Dateitransfer-Workflow mit MASV

Warum die manuelle Dateiübertragung ineffizient und unsicher ist

Das ist uns allen bekannt, Die größte Herausforderung bei der manuellen Übertragung von großen Dateien oder einer großen Anzahl von Dateien besteht darin, dass der Prozess schnell ineffizient, unzuverlässig und fehleranfällig wird..

Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Dateien manuell an verschiedene Empfänger versendet werden, da sich dies schnell wiederholt (auch langweilig!), was wiederum zu einem Mangel an Konzentration führen kann. Dies kann oft zu einfachen Fehlern führen, wie z. B. die Eingabe der falschen Empfänger-E-Mail oder Speicherplattform, das Fehlen eines Kennwortschutzes bei der Übertragung oder das Versenden der falschen Datei, was bei der automatischen Dateiübertragung weniger wahrscheinlich ist.

Quelle: Wes Hicks, Unsplash

Manuelle Dateiübertragungen erfordern auch eine manuelle Überwachung. Jemand muss anwesend sein, um die Übertragung einzuleiten und zu überwachen, was wertvolle Zeit von wichtigeren Aufgaben abzieht, und niemand schaut gerne auf die Fortschrittsbalken!

Andere menschliche Fehler, wie versehentlicher Datenverlust, falsche Dateinamenskonventionen und unterbrochene oder verpasste Übertragungen, können zu kostspieligen Verzögerungen und unzuverlässigen Daten führen. Da die Pipelines für die Übertragung von Mediendateien oft mehrere Berührungspunkte aufweisen, erhöht die manuelle Durchführung anstelle der automatischen Dateiübertragung das Risiko von Sicherheitsverletzungen auf dem Weg dorthin.

Die Zeitachse einer Datei

Betrachten wir ein gängiges Szenario: Am Drehort wurde neues Material gedreht, und Sie müssen es schnellstmöglich an die Redaktion weiterleiten.

Dazu muss es vom Set übertragen, von einem Assistenten bearbeitet und dann an den Remote-Editor geliefert werden.

Hier sind die potenziellen Probleme eines manuellen Prozesses gegenüber einer automatischen Dateiübertragung:

• Manuelle Prozesse laufen asynchron und willkürlich ab.
• Manuelle Prozesse führen zu Verzögerungen an jedem Übergabepunkt.
• Übertragungsunterbrechungen können zum Verlust von Metadaten oder beschädigten Medien führen.
• Wenn dies der Fall ist, sind wiederholte Überweisungen erforderlich, was zu weiteren Verzögerungen und Kosten führt.
• Die mehrfache Weitergabe sensibler Medien erhöht die Sicherheitsrisiken.
• Bei manuellen Prozessen fehlt es oft an der Überwachung der Überwachungskette oder der Erstellung von Protokollen.

Da die Größe der Mediendateien und die Anzahl der Drehs in der Produktion immer weiter zunehmen, wird es für die Kreativen immer mühsamer, endlose Übertragungen zu verwalten und zu koordinieren, was unnötig Zeit, Energie und kreative Ressourcen kostet, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten.

Doch es gibt einen besseren Weg.

Vorteile der Automatisierung der Dateiübertragung für M&E-Workflows

Verbesserte Liefertreue

Die Vorteile der Einrichtung eines automatische Dateiübertragung Die Arbeitsabläufe für das oben beschriebene Szenario sind vielfältig, umfassen aber unter anderem:

• Beseitigung von Übergabeverzögerungen und Reduzierung der Kosten (sowohl zeitlich als auch finanziell).
• Weniger Zugriffe auf potenziell sensibles geistiges Eigentum, wodurch die Gefahr eines Datenlecks verringert wird.
• Automatisierte Uploads von Medien auf einen Cloud-Speicher oder einen angeschlossenen NAS-Speicher.
• Automatischer Abschluss von unterbrochenen Übertragungen und automatische Erkennung von Dateifehlern mit Überprüfung der Prüfsumme.
• Sofortige Übergabe mit Watch Folders mit automatisch ausgelösten Skriptaktionen zum Senden, Empfangen und Speichern großer Mediendateien ohne Programmieraufwand.
• Überwachungsprotokolle und Prüfpfade für eine sichere Überwachung.

Leistung und Geschwindigkeit

Durch die Einrichtung eines automatisierten Arbeitsablaufs, der nahtlos mit dem Hoch- oder Herunterladen von Medien beginnt, sobald diese verfügbar sind, muss kein Mensch mehr in der Nähe sein, um auf "Los" zu drücken oder zu bemerken, dass alles angekommen ist, was zu sofortigen und häufigen Zeit- (und Kosten-)Einsparungen führt.

In unserem Szenario für den Transfer von der Produktion zur Post kann der Assistent seinen Arbeitstag mit Medien beginnen, die bereits auf ihre Verarbeitung warten, anstatt mit dem Herunterladen von Medien zu beginnen, was eine weitere Zeitersparnis bedeutet. Ein Beispiel für einen automatisierten Dateitransfer-Workflow sieht wie folgt aus:

• Sie können das Upload-Portal, das Medien vom DIT empfängt, so konfigurieren, dass die Dateien an einen bestimmten Speicherort (z. B. einen Cloud-Speicherdienst oder ein NAS) übertragen werden, wobei das Zielverzeichnis als Überwachungsordner festgelegt wird. Ein Überwachungsordner ist ein Ordner, der so eingerichtet ist, dass er automatisch zu Portalen oder bestimmten Empfängern hochgeladen wird, sobald ein Ordner abgelegt wird.
• Der Überwachungsordner kann so eingestellt werden, dass er automatisch Medien auf eine lokale Festplatte herunterlädt, Dateien mit einer bestimmten Dateinamenskonvention umbenennt oder Metadaten-Tags hinzufügt. All das spart dem Redaktionsassistenten Zeit, Mühe und letztlich auch Geld.

Skalierbarkeit

Ein weiterer Vorteil eines automatisierten, sicheren Datentransfer-Workflows ist die Möglichkeit, den Datentransfer sofort zu vergrößern oder zu verkleinern, um wilde Schwankungen des Datenvolumens zu bewältigen, ohne dass sich die Leistung oder Zuverlässigkeit verschlechtert (anders als bei einem gestressten Menschen, der mit einem plötzlichen Anstieg der Arbeitslast konfrontiert wird).

Wenn der Prozess automatisiert ist, spielt es keine Rolle, wie viele Daten Sie einspeisen; das System wird sie alle verarbeiten.

Produktivität

Wenn Sie den Dateitransfer automatisieren, können Kreativteams produktiver arbeiten und Tag für Tag mehr Effizienz erzielen. Die Cloud-basierte verwaltete Dateiübertragung kann in wenigen Minuten und ohne Programmieraufwand eingerichtet werden.

Auf diese Weise können sich talentierte Künstler auf die gewinnbringende kreative Arbeit konzentrieren, für die sie bezahlt werden, anstatt sich mit banaler Dateiverwaltung und Administration herumzuschlagen.

MASVs einzigartige Automatisierungsfähigkeiten

MASV ist eine große, sichere Dateiübertragungsplattform, die einzelne Dateien bis zu 15 TB (oder unbegrenzte Dateipakete) verarbeiten kann und modernste Technologien für die automatische Dateiübertragung bietet, die auf die besonderen Anforderungen der M&E-Branche zugeschnitten sind, wie z. B. benutzerfreundliche Upload-Portale und skriptfähige Watch Folders.

Uhrenordner

Mit den Watch Folders von MASV können Sie Zeit und Mühe sparen:

• Automatischer Versand von Dateien in den Ordner an bestimmte E-Mail-Adressen gesendet werden, z. B. endgültige Ergebnisse für Kunden oder Dailys für Produzenten.
• Automatisches Herunterladen von Dateien auf ein MASV-Portal zum Überwachungsordner erhalten - perfekt, um den Tag mit der Dateiübertragung der letzten Nacht zu beginnen.
• Automatisches Hochladen neuer Dateien im Überwachungsordner an ein MASV-Portal, das selbst so eingestellt ist, dass es an eine oder mehrere Cloud-Speicher-Integrationen übertragen wird, ideal für sofortige externe Backups und Bereitstellung.

Leistungsstarke Portale & API-Zugang

MASV bietet zwar eine robuste und leistungsfähige API um intelligente Dinge zu tun, wie zum Beispiel automatisch ein neues Upload-Portal einrichten Für jeden neuen Kunden liegt einer der Hauptvorteile von MASV in den no-code Automatisierungswerkzeugen.

Selbst fortgeschrittene Portale lassen sich einfach über die Desktop- oder Browser-Benutzeroberfläche einrichten und konfigurieren, so dass nicht darauf gewartet werden muss, dass die IT-Abteilung etwas zusammenkodiert - was bei der Verwendung einer anderen verwalteten Dateiübertragungslösung oft der Fall ist.

Codefreie MAM- und Cloud-Integrationen

MASV ist auch eine ideale Lösung für die schnelle Integration in bestehende Postproduktions-Workflows, da es Ihre Medientransfers in und aus gängigen Media Asset Management (MAM) Systemen und Cloud Video Collaboration Plattformen wie LucidLink und Frame.io. MASV bietet auch ähnliche Integrationen mit Cloud-Speicherplattformen wie Amazon S3 und Google Drive.

Überwindung von Herausforderungen und Hindernissen

Als professioneller Redakteur bin ich oft überrascht, wie umständlich und funktionsschwach manche Branchenstandards sind. File-Sharing-Plattformen (oft die etablierten Marktteilnehmer) mit neueren, wendigeren Lösungen verglichen werden können.

Obwohl die Vorteile von Software zur Automatisierung der Dateiübertragung eindeutig überzeugend sind, kann die Implementierung einer robusten Lösung zur automatisierten Dateiübertragung manchmal kompliziert sein.

Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung der meisten Software zur Automatisierung von Dateiübertragungen, selbst bei solchen mit Automatisierung, gehören:

• Unterbrechung der etablierten Arbeitsabläufe.
• Komplexe IT-Integrationsanforderungen.
• Der Umgang mit veränderungsresistenten Menschen und Organisationen.
• Nicht unterstützte Althardware-Systeme.

Um diese Hindernisse zu überwinden, lohnt es sich, eine MFT-Lösung zu wählen, die bietet nahtlose Integrationen mit gängigen Cloud-Speicherprodukten wie Google Cloud oder Amazon S3 und bietet einen rationalisierten Einrichtungs- und Konfigurationsprozess.

Automatisierungswerkzeuge mit No-Code- oder Low-Code-Integrationsfunktionen können die Einrichtung und Einführung automatischer Dateiübertragungen erheblich vereinfachen, so dass weniger externes Programmierwissen erforderlich ist und bestehende Arbeitsabläufe möglichst wenig gestört werden.

Automatisieren von MFT und FTP

Es ist auch wichtig zu wissen, dass die Automatisierung des File Transfer Protocol (FTP) zwar möglich ist, diese Technologie aber oft lästige Komplikationen mit sich bringt, z. B. veraltete FTP-Client-Software, Befehlszeilenschnittstellen und unnötige Sicherheitsrisiken, wenn Ihr FTP- oder SFTP-Server nicht richtig konfiguriert ist.

Moderne Lösungen für die automatisierte Dateiübertragung, die für Sie in Frage kommen, sollten vor allem benutzerfreundliche Oberflächen, robuste Sicherheitsfunktionen, sichere Dateifreigabe und eine nahtlose Integration mit gängigen Cloud-Speicherplattformen bieten, um die Dateifreigabe einfach einzurichten und zu nutzen.

Erste Schritte: Praktische Schritte für automatisierte Arbeitsabläufe

Wie können Sie also Ihre Arbeitsabläufe bei der Dateiübertragung automatisieren?

Hier ist ein Entwurf:

1. Eine Prüfung durchführen

Erstellen Sie eine genaue Übersicht über den aktuellen Prozess der Dateiübertragung in Ihrem System, um Engpässe, zeitraubende Ineffizienzen und Stellen zu ermitteln, an denen die Automatisierung die größte Wirkung erzielen könnte.

2. Berührungspunkte finden

Beachten Sie die Personen, Plattformen und Verfahren, die eine Datei auf ihrem Weg durch Ihre Pipeline berührt. Die Möglichkeiten zur Automatisierung liegen oft in den Verbindungen zwischen diesen Elementen.

3. Branchenspezifisch sein

Es gibt heute viele Plattformen für die Dateiübertragung. Wählen Sie eine, die Kunden aus der Medien- und Unterhaltungsbranche aktiv einbindet und die einzigartigen technischen Anforderungen unserer hochvolumigen, zeitkritischen und urheberrechtssensiblen Medien unterstützt.

4. Jedes Szenario testen

Testen Sie eine Plattform, die eine skalierbare, sichere und benutzerfreundliche Lösung für die Dateiübertragung bietet, die alle Ihre Anforderungen an eine sichere Dateifreigabe erfüllt, z. B. den Empfang von Hunderten von Gigabytes an Tagesdateien oder die Präsentation des fertigen Projekts beim Kunden.

5. Bewerten Sie das Unternehmen

Gehen Sie sorgfältig vor und wählen Sie ein Produkt, das regelmäßig mit neuen Funktionen und Integrationen aktualisiert wird, um mit der raschen Entwicklung der Postproduktionsbranche Schritt zu halten. Testen Sie den Kundenservice und fordern Sie Support an, um zu sehen, wie hilfsbereit die Mitarbeiter sind.

6. Erneut testen

Wenn Sie Ihren automatisierten Arbeitsablauf einrichten, sollten Sie ihn sorgfältig testen, bevor Sie ihn für alle Kunden oder Ihr gesamtes Team einführen. Entdecken Sie nicht offensichtliche Probleme, indem Sie das technisch am wenigsten versierte Teammitglied einen Testlauf durchführen lassen.

Ein automatisierter Arbeitsablauf erfordert vielleicht ein gewisses technisches Fachwissen, um ihn hinter den Kulissen einzurichten, aber er sollte dann unglaublich einfach zu bedienen sein.