Wie man Dateien sicher hochlädt: Best Practices für den sicheren Datei-Upload

Beim Hochladen und Empfangen von Dateien ist es entscheidend, dass die Daten vor Bedrohungen und unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies ist besonders wichtig für Remote-Videoproduktionsteams, die große Mediendateien von externen Mitarbeitern zur Überprüfung und Genehmigung über Zeitzonen hinweg anfordern, ohne die Sicherheitsvorkehrungen ihrer Partner aus erster Hand zu kennen.

Sind Sie sicher, dass Ihre Server und Netzwerke vor Datenschwachstellen geschützt sind? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Sicherheit beim Hochladen von Dateien oder großen Datensätzen verbessern können.

• Die Risiken von unsicheren Dateiuploads
  • Die Vorteile von Secure File Uploads
• 12 Best Practices zum sicheren Hochladen von Dateien
  1. Benutzer authentifizieren
  2. Implementierung von Zugangs- und Download-Kontrollen
  3. Regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen
  4. Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
  5. Fortlaufende Mitarbeiterschulungen zum sicheren Umgang mit Dateien
  6. Implementierung von Dateitypbeschränkungen
  7. Speichern von Dateien in einem sicheren Cloud-Speicher
  8. Verschlüsseln Sie Ihre Dateien
  9. Scannen von Dateien auf Malware
  10. Software aktualisieren und patchen
  11. Aufzeichnung von Aktivitätsprotokollen und Prüfpfaden
  12. Dateinamen säubern
• MASV: Die sicherste Art, große Dateien hochzuladen

Die Risiken von unsicheren Dateiuploads

Quelle: BenQ

Hacker, Malware und Sicherheitslücken, oh je! Angesichts der unzähligen Möglichkeiten, wie Ihre Daten in ungesicherte Umgebungen gelangen können, ist es schwer, sich keine Sorgen um die Sicherheit zu machen, vor allem in Anbetracht der großen Datenschutzverletzungen von große selbst gehostete Dateiübertragungsplattformen oder Technologieunternehmen wie LinkedIn, Twitter, Weibo, Adobe und Canva.

Für die Medien- und Unterhaltungsbranche (M&E) sind Hacker nicht minder ein Problem. Die sensible und äußerst wertvolle Natur des geistigen Eigentums der Branche, die langen Aufbewahrungsketten bei vielen Projekten, die Abhängigkeit von dezentralen Arbeitsabläufen und die hohe Abhängigkeit von Drittanbietern machen M&E zu einem besonders attraktiven Ziel für böswillige Akteure.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, müssen Sie jedoch alles in Ihrer Macht Stehende tun, um Ihre Daten zu schützen.

Das bedeutet, dass Sie Tools zum Hochladen von Dateien mit unsicheren Funktionen wie uneingeschränktem öffentlichem Zugriff, fehlender Zugriffskontrolle und fehlender Kontrolle über hochgeladene Dateitypen vermeiden sollten, da sie zu Sicherheitslücken führen können. Unsichere Datei-Upload-Methoden wie E-Mail-Anhänge oder das Dateiübertragungsprotokoll (FTP) können Ihr System für Malware- oder Ransomware-Infektionen oder andere schädliche Ereignisse öffnen, wie z. B.:

• Angriffe auf die Infrastruktur oder Angriffe, die es böswilligen Akteuren ermöglichen, die Kontrolle über Benutzergeräte zu erlangen.
• Überschreiben von Dateien, um serverseitige Angriffe zu starten (z. B. Herunterfahren der Website oder Ändern der Sicherheitseinstellungen).
• Client-seitige Angriffe, wie z.B. Phishing.
• Bösartige Dateien, die das normale Verhalten von Anwendungen verändern.
• Abschaltung oder Übernahme des Systems.

Die Vorteile des sicheren Hochladens von Dateien

Zum Glück gibt es mehrere Möglichkeiten, die Chancen eines erfolgreichen Cyberangriffs oder einer Datenverletzung drastisch zu verringern. Sichere Lösungen für den Datei-Upload, wie zum Beispiel Cloud-verwaltete Dateiübertragung (MFT) helfen Ihnen, Ihre Daten und die Ihrer Benutzer zu schützen. Die Verwendung von Lösungen für den sicheren Datei-Upload bietet zahlreiche Vorteile:

• Sicherheit der Daten: Schützen Sie Ihre Daten vor Diebstahl, unberechtigtem Zugriff und Beschädigung.
• Integrität der Daten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt, konsistent und gültig sind.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Kontrollieren Sie, wer auf Ihre Daten zugreifen kann (um Diebstahl oder Missbrauch von sensiblen Dateien und Datenlecks zu verhindern).
• Einhaltung von Compliance-Standards: Die Einhaltung von Vorschriften hilft Ihnen, sensible Daten zu schützen und Ihr Unternehmen vor finanziellen Strafen und rechtlichen Problemen zu bewahren.
• Steigern Sie das Vertrauen in Ihre Marke: Die Betonung der Datensicherheit schafft Vertrauen und Loyalität bei Ihren Kunden.

12 Best Practices zum sicheren Hochladen von Dateien

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Datei-Uploads sicher und geschützt sind.

1. Benutzer authentifizieren

Dies ist wichtig, um den Datenschutz zu gewährleisten und Identitätsdiebstahl zu verhindern. Sie sollten mindestens eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einführen, die zwei Arten der Authentifizierung erfordert (z. B. ein Anmeldepasswort und einen per Text gesendeten Code). Für mehr Sicherheit sollten Sie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die in der Regel mindestens drei Arten der Authentifizierung erfordert.

2. Implementierung von Zugangs- und Download-Kontrollen

Schränken Sie ein, wer bestimmte Dateien je nach Rolle und Berechtigung herunterladen kann, um zu verhindern, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten. So können Sie beispielsweise festlegen, dass nur Personen der Geschäftsleitung auf hochgeladene Dateien zugreifen können. Zu den Arten der Zugriffskontrolle gehören die obligatorische Zugriffskontrolle (MAC), die diskretionäre Zugriffskontrolle (DAC), die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), die regelbasierte Zugriffskontrolle und die attributbasierte Zugriffskontrolle (ABAC).

3. Durchführung regelmäßiger Sicherheitsaudits

Führen Sie regelmäßig Sicherheitsprüfungen in Ihrem System durch, um Schwachstellen beim Hochladen von Dateien zu ermitteln und zu beheben. Wenn Sie für die Dateiübertragung Software von Drittanbietern verwenden, stellen Sie sicher, dass diese ebenfalls eine solche Prüfung durchführen. Dazu gehören die Überprüfung der Dokumentation, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, die Überprüfung der Zugangskontrollen, die Bewertung der Sicherheitskontrollen und vieles mehr. Diese Audits können mit Penetrationstests durch Dritte kombiniert werden.

4. Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Systeme, Prozesse und Anbieter mit den Datenschutz- und Datenverwaltungsvorschriften wie GDPR und SOC 2 konform sind. Dies schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen der Kunden zu stärken, da große Datenlecks und Datenschutzverletzungen immer wieder in den Nachrichten erscheinen.

5. Fortlaufende Mitarbeiterschulungen zum sicheren Umgang mit Dateien

Selbst wenn Sie über die richtige Technologie und die richtigen Prozesse verfügen, können Ihre Systeme anfällig für Angriffe sein, wenn Ihre Benutzer nicht über sichere Verfahren zum Hochladen von Dateien informiert sind. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens regelmäßig an Schulungen zum Thema Sicherheit teilnehmen, um zu lernen, wie man Daten richtig schützt, das Herunterladen von Malware vermeidet und sichere Passwörter einrichtet.

6. Einführung von Dateitypbeschränkungen

Beschränken Sie Uploads nur auf notwendige Dateitypen, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass schädliche Inhalte auf Ihre Server hochgeladen werden. Angreifer können zum Beispiel versuchen, Malware in Ihr System einzuschleusen, indem sie ausführbare Dateien mit Erweiterungen wie .exe, .dll, .bat oder .sh verwenden. Die Beschränkung des Hochladens dieser Dateitypen durch die Benutzer kann helfen Sichere Uploads. Ein Datei-Upload-Portal, das es Ihnen ermöglicht, Dateitypen mit nur wenigen Klicks zu beschränken, kann eine große Hilfe sein.

7. Speichern von Dateien in einem sicheren Cloud-Speicher

Wählen Sie eine Cloud-Speicher Anbieter, der Ihre Kriterien hinsichtlich Geschwindigkeit, Einfachheit, Zuverlässigkeit, Kosten und natürlich Sicherheit erfüllt. Er sollte über starke Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung (während der Übertragung und im Ruhezustand), Tools zur Benutzerauthentifizierung, Zugangskontrollen, Schwachstellen-Scans und Aktivitätsprotokolle/Rechnungsprüfungsprotokolle verfügen. Die Integration Ihrer Dateiübertragungslösung in einen Cloud-Speicher zur Automatisierung von Up- und Downloads kann die Sicherheit ebenfalls verbessern, da sich dadurch die Wahrscheinlichkeit eines manuellen Fehlers im Dateiübertragungsprozess verringert.

8. Verschlüsseln Sie Ihre Dateien

Bei der Datenverschlüsselung werden Nachrichten oder Dateien durch Algorithmen, die die Daten verschlüsseln, in einen unlesbaren Code umgewandelt. Sollten Ihre Dateien in die falschen Hände geraten, werden die Daten durch eine Kette komplexer Zeichen verborgen. Achten Sie auf eine starke Verschlüsselung, wie z. B. AES-256 und TLS 1.2, für Daten im Flug und im Ruhezustand.

9. Scannen von Dateien auf Malware

Bevor Sie Dateien hochladen, sollten Sie sie mit Hilfe von Tools wie Antiviren-Software, Befehlszeilenschnittstellen (CLIs) oder Software Development Kits (SDKs) auf Trojaner, Viren oder andere Malware überprüfen. Achten Sie darauf, dass Sie die Software regelmäßig aktualisieren, um sich vor neuen Bedrohungen zu schützen. Wenn Sie einen Dateiübertragungsdienst nutzen, stellen Sie sicher, dass dieser bei allen Dateiübertragungen regelmäßig auf Malware überprüft.

10. Software aktualisieren und patchen

Durch die Durchführung dieser Aktualisierungen wird sichergestellt, dass Ihre Software auf der neuesten Version läuft, was zur Optimierung der Leistung beiträgt und bekannte Sicherheitslücken behebt. Bedenken Sie, dass Selbst gehostete Dateiübertragungslösungen kann Ihr System in dieser Hinsicht anfälliger machen als die Cloud, da Sie diese Aktualisierungen selbst vornehmen müssen (ein Prozess, der sich oft verzögert oder vergessen wird, wenn er manuell durchgeführt wird). Cloud-Nutzer hingegen können sich darauf verlassen, dass ihre Anbieter die Aktualisierungen schnell und automatisch vornehmen.

11. Aufzeichnung von Aktivitätsprotokollen und Prüfpfaden

Verfolgen Sie, wer Dateien hoch- und herunterlädt und wer auf Ihre Softwaresysteme zugreift, und wann diese Vorgänge stattfinden. Anhand dieser Aufzeichnungen können Sie Ihre Systeme auf verdächtige Aktivitäten und unbefugten Zugriff überwachen. Wenn Sie einen Dateifreigabedienst nutzen, stellen Sie sicher, dass dieser eine zentrale Verwaltungskonsole enthält, über die Sie die Nutzung an einem Ort verfolgen können, um den Überblick zu behalten und bei Bedarf eine Überprüfung zu ermöglichen.

12. Dateinamen bereinigen

Geben Sie keine sensiblen Daten oder Informationen in Dateinamen an (z. B. Adressen, Kontonummern, vollständige Namen). Das Erstellen einer Dateibenennungskonvention die von allen befolgt wird, könnte dabei helfen, den Überblick zu behalten. Hochgeladene Dateien, die nicht Ihren Namenskonventionen entsprechen, können Sie umbenennen, um Angreifer daran zu hindern, bösartigen Code oder Skripte in einen Dateinamen einzuschleusen. Entfernen Sie potenziell gefährliche Zeichen oder Muster.

Jeder von Ihnen genutzte Dateifreigabedienst sollte es Ihnen ermöglichen, in seinem Datei-Uploader Dateinamenskonventionen festzulegen, so dass die Mitarbeiter keine andere Wahl haben, als Ihre Dateinamensregeln zu befolgen.