Cómo compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa

Pandemia. Trabajo a distancia. La nueva normalidad. Ya lo has oído antes. Si compartir archivos a distancia en la nube era una experiencia nueva para muchos hace un par de años, ahora es un hecho para millones de profesionales.

En MASV, hemos notado especialmente este paradigma entre los profesionales del vídeo y la postproducción que necesitan compartir gran archivos de vídeo desde el plató a través de una cadena de departamentos de producción (editorial, VFX, coloración, sonido, etc.).

Pero el hecho de que llevemos un tiempo compartiendo archivos a distancia no significa que no haya cosas nuevas que aprender.

Por eso hemos reunido esta lista de los formas más importantes de compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casajunto con las mejores prácticas para mantener tus datos seguros, protegidos y siempre disponibles para quienes más los necesitan.

Considere esto como una forma de compartir archivos. Puedes agradecérnoslo después.

Índice de contenidos

1. MASV
2. Dropbox
3. Google Drive
4. Microsoft Teams
5. WeTransfer
6. Aspera y Signiant
7. Mejores prácticas: 5 consejos para compartir eficazmente archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa
8. Conclusión

1. MASV

Vamos a quitarnos esto de encima antes: no vamos a fingir que no somos parciales aquí, aunque MASV realmente es lo mejor aplicación de transferencia de archivos puedes usar.

Pero si tuviéramos que analizar MASV objetivamente, estaríamos muy impresionados con la fiabilidad de nuestras transferencias de archivos, que se recuperan automáticamente de las caídas de Internet y se reanudan cuando vuelves a estar conectado. Estaríamos contentos con nuestra sencilla interfaz de usuario, que cualquiera puede utilizar, y con nuestra transferencia de archivos de pago. Y estaríamos encantados con la seguridad y el cifrado integrados en MASV para forma segura de compartir archivos.

Pero, sobre todo, nos encantaría contar con nuestro protocolo de transferencia de archivos basado en la nube en nuestra red global acelerada de más de 300 servidores, que ofrece hasta 15 TB de forma rápida y fiable, pero tiene muchas menos probabilidades de ser bloqueado por cortafuegos que la transferencia basada en UDP.

Pros

• Velocidades de carga y descarga líderes en el sector (hasta 10 Gbps)
• Sólo se cobra a los usuarios por las descargas, lo que significa que todas nuestras transferencias tienen que ser entregadas - o no se paga
• Reintentos de transferencia automáticos en caso de conexiones deficientes o interrumpidas
• Construido con la seguridad como prioridad con cifrado TLS seguro y certificación Gold Shield de Trusted Partner Network.
• Control total sobre quién puede acceder a su cuenta y archivos con autenticación multifactor (MFA), SSO basado en SAML, configuraciones de funciones y permisos de usuario, transferencias de archivos protegidas por contraseña, límites de caducidad/descarga de archivos y notificaciones de descarga.
• Integración sencilla de flujos de trabajo, como nuestro Integración con Dropbox y Integración con Google Drive

Cons

• Sinceramente, es difícil pensar en alguna. Hemos oído que nuestra tarifa plana de pago puede resultar un poco cara cuando se transfieren terabytes de datos, por lo que también ofrecemos planes personalizados.

Precio

• Pago por uso: $0,25 por cada gigabyte descargado
• Descuentos por volumen disponible

2. Dropbox

A estas alturas, Dropbox es prácticamente conocido por todos los usuarios de Internet como una forma sencilla de sincronizar archivos. Puedes empezar gratis, aunque sólo tienes 2 GB de almacenamiento con Dropbox Basic. Y aunque la versión web tiene algunos límites de tamaño de archivo escasos, no hay límite en los archivos subidos a través de las aplicaciones de Dropbox.

Sin embargo, para archivos realmente masivos, Dropbox puede a veces causar frustraciónlo que ha impulsado a algunos usuarios a buscar un Alternativa a Dropbox. Esto se debe en gran medida a que, aunque algunos usuarios utilizan Dropbox para compartir archivos, en realidad es un servicio de sincronización de archivos.

Pros

• Empieza gratis (para un almacenamiento limitado de hasta 2 GB)
• Aplicaciones de escritorio y móviles para todos los sistemas operativos
• Capacidades fuera de línea
• Puede sincronizar sus archivos automáticamente
• Archivos en reposo protegidos con el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits; autenticación multifactorial disponible

Cons

• Límite de carga de archivos de 50 GB a través del sitio web o de 100 GB a través de la versión gratuita
• Suele ser lento y poco fiable cuando se suben archivos grandes
• Requiere un espacio importante en el disco duro local
• Interfaz de usuario poco intuitiva

Precio

 Personal

• Básico: gratuito
• Plus: $11,99/mes, $9,99/mes con suscripción anual
• Familia: $19,99/mes, $16,99/mes con suscripción anual

Negocios

• Estándar: $15/mes, $12,50/mes con suscripción anual
• Profesional: $19,99/mes, $16,57/mes con suscripción anual
• Avanzado: $25/mes, $20/mes con suscripción anual

3. Google Drive

La omnipresencia de Google significa que la mayoría de nosotros estamos familiarizados con Google Drive. También es compatible con muchas otras aplicaciones y sistemas (incluyendo Windows, iOS, macOS y Android), y es una forma súper fácil y cómoda de compartir documentos ligeros para compartir archivos empresariales.

Sin embargo, se sabe que provoca dolores de cabeza (lee el estudio de caso: Estudio Think Out Loud) entre los que transfieren archivos de vídeo supergrandes, y su límite de carga diaria de 750 GB es poco realista para la mayoría de los profesionales del vídeo en el mundo 4K.

Si no estás familiarizado con las marcas Google One y Google Workspace, no pasa nada. Google One solía ser el almacenamiento de pago de Google Drive, mientras que Workspace se conocía anteriormente como G Suite, que antes era Google for Work, que antes era Google Apps for Your Domain. No te preocupes por memorizar nada de esto: es probable que se produzcan más cambios de nombre.

Pros

• Interfaz de usuario sencilla, fácil de empezar
• Plataforma flexible y compatible con muchas otras aplicaciones y sistemas
• La cuenta gratuita proporciona 15 GB de almacenamiento (200 GB de espacio son $30/año)
• Fuerte encriptación SSL

Cons

• Los usuarios sólo pueden cargar hasta 750 GB al día
• Límites de tamaño de los archivos: Hasta 50 GB por documento de texto o 100 MB para presentaciones
• Puede ser lento y poco fiable cuando se suben archivos grandes (la velocidad de subida/bajada depende totalmente de la potencia de la conexión a Internet)
• Las subidas de archivos grandes suelen fallar

Precio

Google One

• 15 GB: gratis
• 100 GB: $2/mes ($20 anual)
• 200 GB: $3/mes ($30 anual)
• 2 TB: $10/mes ($100 anual)
• 10 TB: $100/mes
• 20 TB: $200/mes
• 30 TB: $300/mes

Espacio de trabajo de Google

• Business Starter: $6/usuario/mes
• Estándar empresarial: $12/usuario/mes
• Business Plus: $18/usuario/mes
• Empresa comercial: Contacto con ventas

4. Microsoft Teams

MS Teams superó la marca de 270 millones de usuarios activos hace apenas unos meses, aunque existe la preocupación de que el crecimiento de usuarios de la plataforma puede haberse estancado. En cualquier caso, desde la pandemia, Teams se ha convertido en una plataforma de colaboración empresarial estándar, sobre todo para las grandes empresas vinculadas a Microsoft. Pero, ¿es adecuada para compartir archivos en equipo?

La respuesta es: Más o menos. Aunque Teams es una potente herramienta de colaboración, Compartir archivos en Microsoft Teams puede causar cuestiones relacionados con la organización de los archivos, los permisos y la seguridad de los datos. El límite de tamaño de los archivos que se pueden subir a Internet también es muy limitado para los profesionales del vídeo.

Pros

• Interfaz fácil de usar y aplicación sencilla
• Consolida varias herramientas en una sola plataforma, como el chat, el calendario, las aplicaciones empresariales y las videollamadas
• Sin coste adicional si ya tienes una suscripción a Microsoft 365 (antes Office 365)
• La versión gratuita de MS Teams viene con 5 GB de almacenamiento individual por usuario

Cons

• Límite de carga de archivos de 250 GB (en todos los productos de MS, incluidos OneDrive y SharePoint)
• Velocidades de carga lentas para archivos grandes
• Estructuras de archivos a veces confusas, incluyendo canales y carpetas raíz
• Los enlaces de las conversaciones a los archivos se rompen fácilmente si los archivos se reorganizan
• Los permisos por defecto pueden crear riesgos de seguridad (cualquiera puede crear un equipo, subir un archivo o volver a compartir un archivo)
• La falta de notificaciones facilita la creación de equipos duplicados

Precio

• MS Teams (5 GB de almacenamiento individual): gratis
• MS Teams Essentials (10 GB): $5/mes
• MS 365 Business Basic (1 TB): $7,70/mes (Cdn)
• MS 365 Business Standard: $16/mes (Cdn)

5. WeTransfer

WeTransfer es uno de los servicios de intercambio de archivos más populares entre los creativos, y no es difícil ver por qué: Es fácil de registrar y utilizar, es relativamente barato y tiene un ambiente claramente creativo. Los usuarios que quieran enviar archivos pequeños sin problemas también pueden inscribirse en el servicio gratuito de WeTransfer, que permite transferencias de hasta 2 GB.

Esas son las buenas noticias. La mala noticia es que la mayoría de los planes de WeTransfer tienen duros límites de tamaño de archivo, y su rendimiento es lento según muchas pruebas de velocidad de transferencia de archivos. Es por estas y otras razones que muchos usuarios acaban buscando un Alternativa a WeTransfer.

Pros

• Fácil de usar, asequible
• Los remitentes reciben un correo electrónico de confirmación
• Las propiedades web tienen un toque claramente creativo
• La opción gratuita permite transferencias de hasta 2 GB

Cons

• Propenso a las ralentizaciones y a los fallos
• Límites de tamaño de los archivos: 2 GB gratuitos, 200 GB de pago en WeTransfer Pro
• No hay reanudación automática de las transferencias interrumpidas
• Las transferencias de archivos caducan a los pocos días
• Prohibido en la India desde principios de 2020 por motivos de seguridad

Precio

 WeTransfer Pro

• 12 euros/mes (IVA incluido) dentro de Europa o $12/mes fuera de Europa
• Suscripción anual 120 euros/año (IVA incluido) dentro de Europa o $120/año fuera de Europa

WeTransfer Premium

• 23 euros al mes (IVA incluido) dentro de Europa o $23 al mes fuera de Europa
• Suscripción anual 228 euros/año (IVA incluido) dentro de Europa o $228/año fuera de Europa.

6. Aspera y Signiant

Hemos agrupado estas soluciones en la misma lista porque ambas ofrecen una transferencia de archivos de nivel empresarial gestionada por UDP. De hecho, son tan intercambiables en algunos aspectos que incluso Signiant dice que son bastante similares.

Tanto Signiant como IBM Aspera ofrecen una tecnología de aceleración basada en UDP que, según dicen, puede dar cabida a conexiones de 10 Gbps (si tu ISP y tu red pueden soportarlo). Sin embargo, los mayores problemas de Signiant y Aspera son que no son especialmente fáciles de usar, están respaldados por la protocolo de transferencia de archivos UDP, notoriamente poco fiabley son innecesariamente costosas.

Además, su implantación requiere mucho tiempo, sobre todo en entornos informáticos restrictivos. Por eso, muchos usuarios se lanzan a la caza de un alternativa a Aspera o un alternativa a Media Shuttle.

Pros

• La tecnología de aceleración ofrece velocidades más rápidas que la transferencia FTP tradicional
• Funciona con nubes privadas o públicas, o con almacenamiento local

Cons

• Muy costoso para las empresas medianas y pequeñas
• Puede ser sorprendentemente lento a veces, a pesar de la tecnología de aceleración
• Interfaces difíciles de usar y poco intuitivas que a menudo requieren formación y tutoriales
• Basado en UDP, que es un protocolo poco fiable: si un paquete de datos (llamados datagramas) se pierde por el camino, hay que volver a enviarlo manualmente y notificarlo al remitente
• Requiere la descarga de software, la instalación de plugins, el ajuste del cortafuegos y una cantidad considerable de conocimientos técnicos de informática.

Precio

Signiant

• Vuelo: A partir de $35k/año
• Lanzadera de medios - No disponible (solicitar presupuesto)
• Jet - No disponible (solicitar presupuesto)

Aspera

• Pago por uso: A partir de $1.24/GB
• Estándar: A partir de $934,80/año para un volumen de transferencia de 1 TB
• Avanzado: A partir de $13.608/año para un volumen de transferencia de 6 TB
• Empresa: No disponible (solicitar presupuesto)

Mejores prácticas: 5 consejos para compartir eficazmente archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa

La tecnología no es suficiente para compartir vídeos grandes eficazmente y sin incidentes. Varias prácticas recomendadas pueden ayudar a mantener las cosas rápidas, eficientes y cerradas desde el punto de vista de la seguridad para compartir archivos de forma segura para los negocios.

¿No sabe por dónde empezar? Lea nuestro Flujo de trabajo remoto seguro lista de control.

1. No utilices correos electrónicos personales ni programas de intercambio de archivos para consumidores

Te estás buscando problemas si compartir archivos grandes por correo electrónico sin utilizar un servicio de transferencia acelerada de archivos. Esto se debe a que la mayoría de las cuentas de correo electrónico personales son relativamente inseguras, y sus límites de tamaño de archivo restrictivos significan que no puedes enviar grandes archivos de vídeo como adjuntos sin una gran frustración.

Del mismo modo, hay que evitar el software de uso compartido de archivos para consumidores, que a menudo almacenan los datos como texto sin cifrar. Las plataformas de nivel empresarial suelen tener mejores controles de seguridad y cumplimiento, desde herramientas de gestión de acceso a la identidad (IAM) hasta cifrado avanzado y certificación SOC 2 Tipo II.

2. Seguir el principio del menor privilegio

Si los clientes, socios o empleados no necesitan acceder a datos específicos, no les des acceso. De lo contrario, te arriesgas a que se produzca una filtración de datos debido al acceso de personas no autorizadas.

Mantener los permisos granulares y aplicar el principio de mínimo privilegio es una parte importante de una postura de seguridad de Cero Confianza. Por razones de escalabilidad y seguridad adicional, a menudo tiene sentido desarrollar un conjunto estándar de permisos estrictos que se aplican automáticamente a todas las carpetas compartidas del equipo.

3. Recibir formación en materia de seguridad

Lo ideal es que todas las personas que trabajan con usted tengan al menos un conocimiento práctico de las mejores prácticas de seguridad informática. La formación en materia de seguridad garantiza que todos sepan qué hacer cuando se enfrentan a una posible infracción y cómo prevenir incidentes de seguridad en primer lugar, desde la detección de ataques de phishing por correo electrónico hasta la importancia de mantener las contraseñas seguras y difíciles de piratear.

Las organizaciones pueden trabajar con un tercero para organizar la formación formal, coordinar la formación con su grupo de TI o utilizar la información disponible públicamente para llevar a cabo la educación informal de los empleados. Las evaluaciones sólidas de la seguridad de los contenidos, como la Trusted Partner Network, son una excelente forma de garantizar la seguridad de los archivos. Muy pocas soluciones de compartición de archivos en la nube están validadas por la TPN, y aún menos tienen la categoría Gold Shield, pero MASV es una de ellas.

4. Mantener los datos bien organizados e integrados

Mantener una estructura de carpetas bien organizada y sencilla es siempre importante, pero es especialmente vital cuando las personas trabajan a distancia y necesitan encontrar archivos rápidamente. En lo que respecta a las convenciones de nomenclatura de los archivos, acuerda un sistema de nomenclatura y fechado común y coherente, y mantén la disciplina.

El paso al trabajo remoto es también un momento oportuno para integrar todos los datos en una plataforma en la nube en lugar de almacenarlos en varios discos duros físicos, ordenadores portátiles y costosas (y envejecidas) bases de datos locales.

5. Elige el servicio de intercambio de archivos adecuado

Porque no hay nada que haga perder más tiempo que tener que responder constantemente a preguntas del tipo "¿cómo hago esto? servicio de intercambio de archivos para el trabajo a distancia es especialmente importante. Debe ser asequible, fácil de configurar y ejecutar, fácil de usar para los empleados y socios, y fácil de integrar en tus flujos de trabajo actuales.

Conclusión

En esta guía, hemos analizado las formas de compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa. Hemos analizado las soluciones de transferencia en la nube más populares y hemos enumerado los pros y los contras. A modo de resumen:

• MASV:
  ✅ Tamaño de archivos ilimitado, rápido, fiable, seguro, fácil de usar y flexible
  ❌ El gran rendimiento y las rápidas velocidades de transferencia tienen un precio más elevado
• Dropbox:
  ✅ Gratis para empezar, disponible sin conexión, con transferencias y almacenamiento encriptados
  ❌ Límites de tamaño de archivo bajos, normalmente lentos y poco fiables cuando se mueven archivos grandes.
• Google Drive:
  ✅ Fácil de empezar, seguro, con un precio de almacenamiento justo.
  ❌ No está pensado para almacenar y compartir archivos de gran tamaño: límite de 750 GB al día.
• Microsoft Teams:
  ✅ Buena para la colaboración
  ❌ Seguridad defectuosa, límites de carga de archivos bajos, velocidades lentas, propensión a errores.
• WeTransfer:
  ✅ Gratis para empezar, fácil de usar y asequible
  ❌ Propenso a ralentizaciones y fallos, límites de tamaño de archivos por cuenta, se ha visto comprometido en el pasado
• Aspera/Signiant:
  ✅ Increíblemente rápido
  ❌ Muy caro, torpe, requiere instalación informática, no está hecho para la colaboración externa

También hemos analizado cinco prácticas recomendadas para el intercambio de archivos a distancia, concretamente la seguridad:

1. No utilice cuentas de correo electrónico personales para compartir archivos
2. Sólo se permite el acceso a los archivos a aquellos que lo necesiten
3. Recibir formación en materia de seguridad
4. Acordar las convenciones de nomenclatura de los archivos y organizarse
5. Elige el servicio de intercambio de archivos adecuado

Compartir mejor los archivos del equipo es la clave para aumentar la productividad y la sinergia entre los empleados. Para ello es necesario contar con una solución de transferencia de archivos que sea fácil de configurar, rápida, fiable, segura y lo suficientemente sencilla como para que todos los miembros de tu equipo y los destinatarios de terceros puedan colaborar de forma eficaz y sin demora.

MASV es todo eso y mucho más. Nuestra sólida plataforma de transferencia de archivos ofrece a los usuarios la velocidad y la fiabilidad de un servicio empresarial de primera calidad con los costes y la sencillez de una aplicación en la nube. MASV es utilizado por equipos de todo el mundo para mover petabytes de datos, rápidamente. MASV se ha creado específicamente desde el principio teniendo en cuenta la seguridad y las transferencias de archivos de gran tamaño, lo que significa que puede entregar contenido sensible con confianza, independientemente del tamaño del archivo.

Para empezar a utilizar el MASV, registras y te regalamos 20 GB.