Wie Sie Dateien mit Ihrem Team austauschen, während Sie von zu Hause aus arbeiten

Pandemie. Fernarbeit. Die neue Normalität. Sie haben es schon oft gehört. War die gemeinsame Nutzung von Dateien in der Cloud vor ein paar Jahren noch eine neue Erfahrung für viele, so ist sie heute für Millionen von Berufstätigen eine Selbstverständlichkeit.

Bei MASV haben wir dieses Paradigma vor allem bei Video- und Postproduktionsprofis bemerkt, die Folgendes teilen müssen groß Videodateien vom Set über mehrere Produktionsabteilungen hinweg (Redaktion, VFX, Farbgebung, Ton usw.).

Aber nur weil wir schon seit einiger Zeit Remote-Filesharing betreiben, heißt das nicht, dass es keine neuen Dinge zu lernen gibt.

Aus diesem Grund haben wir diese Liste mit den Die wichtigsten Möglichkeiten für die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Ihrem Team bei der Arbeit von zu Hause ausund bewährte Verfahren, damit Ihre Daten sicher sind und denjenigen zur Verfügung stehen, die sie am dringendsten benötigen.

Betrachten Sie dies als Dateifreigabe 101. Sie können uns später danken.

Inhaltsübersicht

1. MASV
2. Dropbox
3. Google Drive
4. Microsoft Teams
5. WeTransfer
6. Aspera & Signiant
7. Beste Praktiken: 5 Tipps zum effektiven Austausch von Dateien mit Ihrem Team bei der Arbeit von zu Hause aus
8. Schlussfolgerung

1. MASV

Um es gleich vorweg zu nehmen - wir werden nicht so tun, als wären wir nicht voreingenommen, obwohl MASV ist wirklich das Beste Dateiübertragungs-App können Sie verwenden.

Aber wenn wir MASV objektiv betrachten würden, wären wir sehr beeindruckt von der Zuverlässigkeit unserer Dateiübertragungen, die sich automatisch von Internetabbrüchen erholen und wieder aufgenommen werden, wenn Sie wieder online sind. Wir würden uns über die kinderleichte Benutzeroberfläche freuen, die jeder bedienen kann, und über unsere Gebührenpflichtige Dateiübertragung. Und wir wären begeistert von der in MASV integrierten Sicherheit und Verschlüsselung für sichere Dateiübertragung.

Vor allem aber lieben wir unser Cloud-basiertes Dateiübertragungsprotokoll auf unserem globalen, beschleunigten Netzwerk mit mehr als 300 Servern, das bis zu 15 TB schnell und zuverlässig überträgt, aber weit weniger wahrscheinlich von Firewalls blockiert wird als die UDP-basierte Übertragung.

Profis

• Branchenführende Upload- und Download-Geschwindigkeiten (bis zu 10 Gbit/s)
• Wir berechnen den Nutzern nur Downloads, was bedeutet, dass alle unsere Übertragungen zugestellt werden müssen - oder Sie zahlen nicht.
• Automatische Übertragungswiederholungen bei schlechten oder unterbrochenen Verbindungen
• Gebaut mit Sicherheit als oberstes Gebot mit starker TLS-Verschlüsselung und Trusted Partner Network Gold Shield-Zertifizierung.
• Vollständige Kontrolle darüber, wer auf Ihr Konto und Ihre Dateien zugreifen kann, mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), SAML-basiertem SSO, Benutzerrollen und Berechtigungskonfigurationen, passwortgeschützten Dateiübertragungen, Dateiablauf-/Downloadlimits und Download-Benachrichtigungen
• Einfache Workflow-Integrationen wie unser Dropbox-Integration und Google Drive-Integration

Nachteile

• Ehrlich gesagt ist es schwer, da etwas zu finden. Wir haben gehört, dass unsere PAYG-Flatrate bei der Übertragung von Terabytes an Daten ein wenig teuer werden kann, weshalb wir auch maßgeschneiderte Pläne anbieten.

Preisgestaltung

• Umlageverfahren: $0,25 für jedes heruntergeladene Gigabyte
• Mengenrabatte verfügbar

2. Dropbox

Mittlerweile ist Dropbox unter Internetnutzern so gut wie überall als einfache Möglichkeit zur Synchronisierung von Dateien bekannt. Die Nutzung ist kostenlos, obwohl Sie mit Dropbox Basic nur 2 GB Speicherplatz erhalten. Und obwohl die Webversion einige knappe Dateigrößenbeschränkungen hat, gibt es keine Begrenzung für Dateien, die über die Dropbox-Apps hochgeladen werden.

Bei wirklich großen Dateien kann Dropbox jedoch manchmal Frustration verursachenwas einige Nutzer dazu veranlasst hat, sich nach einem Dropbox-Alternative. Das liegt vor allem daran, dass Dropbox, auch wenn einige Nutzer es für die gemeinsame Nutzung von Dateien verwenden, eigentlich ein Dateisynchronisierungsdienst ist.

Profis

• Kostenlose Nutzung (bei begrenztem Speicherplatz von bis zu 2 GB)
• Desktop- und mobile Anwendungen für jedes Betriebssystem
• Offline-Fähigkeiten
• Kann Ihre Dateien automatisch synchronisieren
• Dateien im Ruhezustand mit 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) geschützt; Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar

Nachteile

• Begrenzung der Dateigröße auf 50 GB über die Website oder 100 GB über die kostenlose Version
• In der Regel langsam und unzuverlässig beim Hochladen großer Dateien
• Benötigt viel Speicherplatz auf der lokalen Festplatte
• Nicht sehr intuitive Benutzeroberfläche

Preisgestaltung

 Persönlich

• Basic: Frei
• Plus: $11.99/Monat, $9.99/Monat mit Jahresabonnement
• Familie: $19.99/Monat, $16.99/Monat mit Jahresabonnement

Business

• Standard: $15/Monat, $12,50/Monat mit Jahresabonnement
• Professional: $19.99/Monat, $16.57/Monat mit Jahresabonnement
• Fortgeschrittene: $25/Monat, $20/Monat mit Jahresabonnement

3. Google Drive

Aufgrund der schieren Allgegenwart von Google sind die meisten von uns mit Google Drive vertraut. Es ist auch mit vielen anderen Apps und Systemen (einschließlich Windows, iOS, macOS und Android) kompatibel und ist eine super einfache und bequeme Möglichkeit, leichtgewichtige Dokumente für die gemeinsame Nutzung von Dateien im Unternehmen zu teilen.

Es ist jedoch bekannt, dass es Kopfschmerzen verursachen kann (lesen Sie die Fallstudie: Think Out Loud Studio) unter denjenigen, die sehr große Videodateien übertragen, und sein tägliches Upload-Limit von 750 GB ist für die meisten Videoprofis in der 4K-Welt unrealistisch.

Wenn Sie mit den Markennamen Google One und Google Workspace nicht vertraut sind, ist das kein Problem. Google One war früher der kostenpflichtige Google Drive Storage, während Workspace früher als G Suite bekannt war, davor als Google for Work, davor als Google Apps for Your Domain. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie sich das alles merken müssen - es werden wahrscheinlich noch mehr Namensänderungen folgen.

Profis

• Einfache Benutzeroberfläche, leichter Einstieg
• Flexible Plattform, die mit vielen anderen Anwendungen und Systemen kompatibel ist
• Das kostenlose Konto bietet 15 GB Speicherplatz (200 GB Speicherplatz kosten $30/Jahr)
• Starke SSL-Verschlüsselung

Nachteile

• Nutzer können nur bis zu 750 GB pro Tag hochladen
• Begrenzung der Dateigröße: Bis zu 50 GB pro Textdokument oder 100 MB für Präsentationen
• Kann beim Hochladen großer Dateien langsam und unzuverlässig sein (die Up-/Download-Geschwindigkeit hängt ganz von der Stärke Ihrer Internetverbindung ab)
• Uploads großer Dateien schlagen oft fehl

Preisgestaltung

Google Eins

• 15 GB: kostenlos
• 100 GB: $2/Monat ($20 jährlich)
• 200 GB: $3/Monat ($30 jährlich)
• 2 TB: $10/Monat ($100 jährlich)
• 10 TB: $100/Monat
• 20 TB: $200/Monat
• 30 TB: $300/Monat

Google Arbeitsbereich

• Business Starter: $6/Benutzer/Monat
• Business Standard: $12/Benutzer/Monat
• Business Plus: $18/Benutzer/Monat
• Unternehmen: Kontakt Vertrieb

4. Microsoft Teams

MS Teams hat erst vor wenigen Monaten die Marke von 270 Millionen aktiven Nutzern überschritten, obwohl es Bedenken gibt, dass das Nutzerwachstum der Plattform kann ins Stocken geraten sein. Wie auch immer, seit der Pandemie ist Teams zu einer Standardplattform für die Zusammenarbeit in Unternehmen geworden, insbesondere für größere Unternehmen, die an Microsoft gebunden sind. Aber ist sie für die gemeinsame Nutzung von Dateien im Team geeignet?

Die Antwort ist: Mehr oder weniger. Teams ist zwar ein leistungsfähiges Tool für die Zusammenarbeit, Microsoft Teams Dateifreigabe können verursachen Ausgaben im Zusammenhang mit der Dateiorganisation, den Berechtigungen und der Datensicherheit. Die harte Begrenzung der Dateigrößen für den Upload ist auch für Videoprofis sehr einschränkend.

Profis

• Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Implementierung
• Konsolidiert mehrere Tools in einer Plattform, darunter Chat, Kalender, Geschäftsanwendungen und Videoanrufe
• Keine zusätzlichen Kosten, wenn Sie bereits ein Microsoft 365 (früher Office 365) Abonnement haben
• Die kostenlose Version von MS Teams verfügt über 5 GB individuellen Speicherplatz pro Benutzer

Nachteile

• Upload-Limit für Dateien von 250 GB (für alle MS-Produkte, einschließlich OneDrive und SharePoint)
• Langsame Upload-Geschwindigkeiten für große Dateien
• Manchmal verwirrende Dateistrukturen, einschließlich Kanäle und Stammordner
• Links von Konversationen zu Dateien werden leicht unterbrochen, wenn Dateien neu organisiert werden
• Standardberechtigungen können zu Sicherheitsrisiken führen (jeder kann ein Team erstellen, eine Datei hochladen oder eine Datei erneut freigeben)
• Das Fehlen von Benachrichtigungen macht es leicht, doppelte Teams zu erstellen

Preisgestaltung

• MS Teams (5 GB individueller Speicher): kostenlos
• MS Teams Essentials (10 GB): $5/Monat
• MS 365 Business Basic (1 TB): $7.70/Monat (Cdn)
• MS 365 Business Standard: $16/Monat (Cdn)

5. WeTransfer

WeTransfer ist einer der beliebtesten File-Sharing-Dienste für Kreative, und es ist nicht schwer zu erkennen, warum: Es ist einfach, sich anzumelden und zu nutzen, ist relativ preiswert und hat eine ausgeprägt kreative Ausstrahlung. Benutzer, die kleine Dateien ohne Probleme versenden möchten, können sich auch für den kostenlosen Service von WeTransfer anmelden, der Übertragungen bis zu 2 GB ermöglicht.

Das ist die gute Nachricht. Die schlechte Nachricht ist, dass die meisten WeTransfer-Tarife harte Dateigrößenbegrenzungen haben und die Leistung bei vielen Tests zur Geschwindigkeit der Dateiübertragung langsam ist. Aus diesen und anderen Gründen suchen viele Nutzer schließlich nach einem WeTransfer Alternative.

Profis

• Einfach zu bedienen, erschwinglich
• Absender erhalten eine Bestätigungs-E-Mail
• Web-Eigenschaften haben einen ausgeprägt kreativen Touch
• Die kostenlose Option ermöglicht Übertragungen von bis zu 2 GB

Nachteile

• Anfällig für Verlangsamungen und Ausfälle
• Dateigrößenbeschränkungen: 2 GB kostenlos, 200 GB kostenpflichtig WeTransfer Pro
• Keine automatische Wiederaufnahme bei unterbrochenen Übertragungen
• Dateiübertragungen verfallen nach ein paar Tagen
• In Indien seit Anfang 2020 wegen Sicherheitsbedenken verboten

Preisgestaltung

 WeTransfer Pro

• 12 €/Monat (einschließlich MwSt.) innerhalb Europas oder $12/Monat außerhalb Europas
• Jahresabonnement 120 €/Jahr (einschließlich MwSt.) innerhalb Europas oder $120/Jahr außerhalb Europas

WeTransfer Premium

• 23 € pro Monat (einschließlich Mehrwertsteuer) innerhalb Europas oder $23 pro Monat außerhalb Europas
• Jahresabonnement €228/Jahr (einschließlich MwSt.) innerhalb Europas oder $228/Jahr außerhalb Europas.

6. Aspera und Signiant

Wir haben diese Lösungen in einer Liste zusammengefasst, weil sie beide UDP-verwaltete Dateiübertragungen auf Unternehmensniveau bieten. In der Tat sind sie in mancher Hinsicht so austauschbar, dass sogar Signiant sagt, dass sie sich verdammt ähnlich sind.

Sowohl Signiant als auch IBM Aspera bieten eine UDP-basierte Beschleunigungstechnologie an, die angeblich 10-Gbit/s-Verbindungen unterstützen kann (sofern Ihr ISP und Ihr Netzwerk damit umgehen können). Die größten Probleme mit Signiant und Aspera sind jedoch, dass sie nicht besonders benutzerfreundlich sind und auf der Grundlage des das notorisch unzuverlässige UDP-Dateiübertragungsprotokollund sind unnötig kostspielig.

Sie sind auch sehr zeitaufwändig zu implementieren, insbesondere in restriktiven IT-Umgebungen. Deshalb sind viele Anwender jetzt auf der Suche nach einem Aspera-Alternative oder eine Media Shuttle alternativ.

Profis

• Die Beschleunigungstechnologie bietet höhere Geschwindigkeiten als herkömmliche FTP-Übertragungen
• Funktioniert mit privaten oder öffentlichen Clouds oder lokalem Speicher

Nachteile

• Sehr kostspielig für mittlere und kleinere Unternehmen
• Kann erstaunlich langsam sein manchmal trotz Beschleunigungstechnik
• Schwer zu bedienende, unintuitive Schnittstellen, die oft Schulungen und Tutorials erfordern
• UDP-basiert, ein unzuverlässiges Protokoll - wenn ein Datenpaket (Datagramme genannt) auf dem Weg verloren geht, muss es manuell erneut gesendet und der Absender benachrichtigt werden
• Erfordert das Herunterladen von Software, die Installation von Plug-ins, die Anpassung der Firewall und ein beträchtliches Maß an technischen IT-Kenntnissen

Preisgestaltung

Signifikant

• Flug: Beginnt bei $35k/Jahr
• Media Shuttle - Nicht verfügbar (Angebot anfordern)
• Jet - Nicht verfügbar (Angebot anfordern)

Aspera

• Pay-As-You-Go: Beginnt bei $1.24/GB
• Standard: Ab $934,80/Jahr für 1 TB Übertragungsvolumen
• Fortgeschrittene: Ab $13.608/Jahr für 6 TB Übertragungsvolumen
• Unternehmen: Nicht verfügbar (Angebot anfordern)

Beste Praktiken: 5 Tipps zum effektiven Austausch von Dateien mit Ihrem Team bei der Arbeit von zu Hause aus

Technologie ist nicht genug, um große Videos teilen effektiv und ohne Zwischenfälle. Einige bewährte Praktiken können dazu beitragen, dass die Dinge schnell und effizient ablaufen und vom Standpunkt der Sicherheit aus abgeschlossen sind für sicherer Dateiaustausch für Unternehmen.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lesen Sie unser Sicherer Remote-Workflow Checkliste.

1. Verwenden Sie keine persönlichen E-Mails oder Software für den Dateiaustausch für Verbraucher

Sie riskieren Ärger, wenn Sie große Dateien per E-Mail weitergeben ohne einen beschleunigten Dateiübertragungsdienst zu verwenden. Der Grund dafür ist, dass die meisten persönlichen E-Mail-Konten relativ unsicher sind und dass Sie aufgrund der begrenzten Dateigrößen keine großen Videodateien als Anhang versenden können, ohne dass es zu großen Frustrationen kommt.

Vermeiden Sie auch Dateifreigabe-Software für Verbraucher, die Daten oft als unverschlüsselten Text speichern. Unternehmenstaugliche Plattformen verfügen in der Regel über bessere Sicherheits- und Compliance-Kontrollen, von IAM-Tools (Identity Access Management) über erweiterte Verschlüsselung bis hin zur SOC 2 Typ II-Zertifizierung.

2. Befolgen Sie den Grundsatz des geringsten Privilegs

Wenn Kunden, Partner oder Mitarbeiter keinen Zugang zu bestimmten Daten benötigen, sollten Sie ihnen keinen Zugang gewähren. Andernfalls riskieren Sie eine Datenschutzverletzung aufgrund des Zugriffs durch Unbefugte.

Die Granularität Ihrer Berechtigungen und die Durchsetzung des Prinzips der geringsten Privilegien ist ein wichtiger Bestandteil einer Zero-Trust-Sicherheitsposition. Aus Gründen der Skalierbarkeit und der zusätzlichen Sicherheit ist es oft sinnvoll, einen Standardsatz strenger Berechtigungen zu entwickeln, die automatisch auf alle freigegebenen Teamordner angewendet werden.

3. Schulung zum Sicherheitsbewusstsein

Jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, sollte idealerweise zumindest über Kenntnisse der besten IT-Sicherheitspraktiken verfügen. Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein stellen sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist, wenn er mit einem potenziellen Sicherheitsverstoß konfrontiert wird, und wie Sicherheitsvorfälle von vornherein verhindert werden können - vom Erkennen von E-Mail-Phishing-Angriffen bis hin zur Bedeutung sicherer und schwer zu knackender Passwörter.

Unternehmen können mit Dritten zusammenarbeiten, um formelle Schulungen zu organisieren, Schulungen mit ihrer IT-Gruppe koordinieren oder öffentlich zugängliche Informationen nutzen, um informelle Mitarbeiterschulungen durchzuführen. Zuverlässige Bewertungen der Inhaltssicherheit wie das Trusted Partner Network sind eine gute Möglichkeit, die Dateisicherheit zu gewährleisten. Nur sehr wenige Cloud-Filesharing-Lösungen sind TPN-validiert, und noch weniger haben den Gold Shield-Status, aber MASV ist eine davon.

4. Daten gut organisiert und integriert halten

Eine gut organisierte und übersichtliche Ordnerstruktur ist immer wichtig, aber sie ist besonders wichtig, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und Dateien schnell finden müssen. Wenn es um die Benennung von Dateien geht, sollten Sie sich auf ein gemeinsames und einheitliches Benennungs- und Datierungssystem einigen - und diszipliniert bleiben.

Der Wechsel zur Telearbeit ist auch ein günstiger Zeitpunkt, um alle Daten in eine Cloud-Plattform zu integrieren, anstatt sie auf verschiedenen physischen Festplatten, Laptops und teuren (und veralteten) Datenbanken vor Ort zu speichern.

5. Wählen Sie den richtigen File-Sharing-Dienst

Denn nichts ist zeitraubender als die ständige Beantwortung von Fragen wie "Wie mache ich das"? File-Sharing-Dienst für die Fernarbeit ist besonders wichtig. Sie sollte erschwinglich, einfach einzurichten und zu betreiben, für Mitarbeiter und Partner leicht zu bedienen und leicht in Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu integrieren sein.

Schlussfolgerung

In diesem Leitfaden haben wir uns angesehen, wie Sie Dateien mit Ihrem Team austauschen können, während Sie von zu Hause aus arbeiten. Wir haben uns die beliebtesten Cloud-Übertragungslösungen angesehen und die Vor- und Nachteile aufgelistet. Als Zusammenfassung:

• MASV:
  ✅ Unbegrenzte Dateigrößen, schnell, zuverlässig, sicher, benutzerfreundlich und flexibel
  ❌ Starke Leistung und schnelle Übertragungsgeschwindigkeiten zu einem höheren Preis
• Dropbox:
  ✅ Kostenlos zu starten, offline verfügbar, mit verschlüsselter Übertragung und Speicherung
  Geringe Dateigrößenbeschränkungen, in der Regel langsam und unzuverlässig bei der Übertragung großer Dateien
• Google Drive:
  ✅ Einfacher Einstieg, sicher, mit fairen Speicherpreisen
  ❌ Nicht geeignet für die Speicherung und Freigabe großer Dateien - Obergrenze von 750 GB pro Tag
• Microsoft Teams:
  ✅ Gut für die Zusammenarbeit
  Unzureichende Sicherheit, niedrige Datei-Upload-Grenzen, langsame Geschwindigkeiten, Fehleranfälligkeit
• WeTransfer:
  ✅ kostenloser Einstieg, benutzerfreundlich und erschwinglich
  ❌ Anfällig für Verlangsamungen und Ausfälle, Begrenzung der Dateigröße pro Konto, wurde in der Vergangenheit beeinträchtigt
• Aspera/Signiant:
  ✅ Unglaublich schnell
  ❌ Sehr teuer, klobig, erfordert IT-Installation, nicht für externe Zusammenarbeit geeignet

Außerdem haben wir uns fünf bewährte Verfahren für die gemeinsame Nutzung von Dateien per Fernzugriff angesehen, insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit:

1. Verwenden Sie keine persönlichen E-Mail-Konten für den Austausch von Dateien
2. Nur denjenigen Zugang zu Dateien gewähren, die ihn benötigen
3. Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein
4. Einigen Sie sich auf Dateinamenskonventionen und organisieren Sie sich
5. Wählen Sie den richtigen File-Sharing-Dienst

Eine bessere gemeinsame Nutzung von Dateien im Team ist der Schlüssel zu mehr Produktivität und Synergie unter den Mitarbeitern. Dies erfordert eine Dateiübertragungslösung, die leicht einzurichten, schnell, zuverlässig, sicher und einfach genug zu bedienen ist, damit alle Mitglieder Ihres Teams und Empfänger von Drittanbietern effektiv und ohne Verzögerung zusammenarbeiten können.

MASV ist all diese Dinge und noch einiges mehr. Unsere robuste Dateiübertragungsplattform bietet Nutzern die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit eines Premium-Unternehmensdienstes mit den Kosten und der Einfachheit einer Cloud-App. MASV wird genutzt von Teams aus aller Welt um Petabytes an Daten schnell zu übertragen. MASV wurde von Grund auf mit Blick auf die Sicherheit und die Übertragung großer Dateien entwickelt. Das bedeutet, dass Sie vertrauliche Inhalte unabhängig von der Dateigröße sicher übertragen können.

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