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Wie man mit MASV, Zapier und Monday.com Footage-Upload-Anfragen automatisiert

von | 22.9.2023

Bei der Videoproduktion gilt: Je schneller ein Redaktionsteam Zugang zu den Medien hat, desto eher kann es mit der Arbeit beginnen. Dazu müssen die Videoteams am Set die Medien von den Kamerakarten in die Hände des Redakteurs bringen. Bei der Videoproduktion ist dies leichter gesagt als getan, da die Teams am Set oft lange arbeiten und extrem knappe Fristen einhalten müssen.

Sie müssen sich merken, an welchem Tag und mit welcher Kamera bestimmte Szenen gedreht wurden, und sie müssen mit enormen Dateigrößen umgehen, deren Übertragung mühsam ist. Das führt zu Terminverzögerungen, die zu Kostenüberschreitungen und unzufriedenen Kunden führen können.

Der folgende automatisierte Arbeitsablauf kann jedoch helfen. Er kombiniert MASV mit Montag.com und Zapier um Erinnerungs-E-Mails für Videoteams am Drehort zu automatisieren, komplett mit vorausgefüllten Projektinformationen, um Fehler zu vermeiden, und einem Dateisammelportal, in dem Dateien abgelegt werden können.

Entworfen von einem Video-Editor Kyle VenbergDer Workflow nutzt die MASV Application Programming Interface (API) und kann Post-Teams bei der Skalierung unterstützen, einen schnelleren Zugriff auf das Filmmaterial ermöglichen und eine neue Ebene der Anpassung für die Erstellung von Portalen für Dateianfragen und Erinnerungs-E-Mails zum Hochladen von Filmmaterial freischalten.

Inhaltsübersicht

Große Dateien ohne Komprimierung versenden

MASV kann jede Dateigröße verarbeiten, so dass Sie Ihre Zeit mit der Erstellung und nicht mit der Komprimierung verbringen können.

Monday.com-Zapier-MASV Arbeitsablaufdiagramm

Monday.com-Zapier-MASV Arbeitsablaufdiagramm

Warum Erinnerungs-E-Mails zum Hochladen von Filmmaterial verwenden?

Erinnerungs-E-Mails sind kurze Nachrichten, die die Teams am Set auffordern, das am Vortag aufgenommene Material hochzuladen. Dies ist für den Postproduktions-Workflow von entscheidender Bedeutung, da die Redaktionsteams so früher mit der Sichtung des wichtigen Materials beginnen und den Zeitplan einhalten können.

Drehtage können hektisch sein, da kann es schon mal vorkommen, dass einige Dinge durch die Maschen fallen: Das rechtzeitige Hochladen von Filmmaterial ist eines davon. In diesem Workflow sind diese E-Mails mit den von einem Koordinator bereitgestellten Projektinformationen gefüllt werden und einen Link zu einem eindeutigen MASV-Portal enthalten.

Monday.com-Zapier-MASV Workflow erklärt

Was ist Zapier?

Zapier ist eine webbasierte Automatisierungsplattform, die es ihren Nutzern ermöglicht, verschiedene Anwendungen über Webhooks nahtlos miteinander zu verbinden, so dass sie miteinander kommunizieren können, und die es den Nutzern erlaubt, automatisierte Workflows einzurichten, die mehrere Anwendungen umfassen. Diese Automatisierungen tragen dazu bei, die Belastung durch sich wiederholende Aufgaben zu verringern, so dass sich die Benutzer auf wertschöpfungsintensivere Arbeiten konzentrieren können.

Webhaken sind leistungsstarke Hilfsmittel, die Anwendungen miteinander verbinden und den nahtlosen Austausch von Daten zwischen Anwendungen durch benutzerdefinierte Rückrufe ermöglichen. Sie werden in der Regel durch eine externe Aktion ausgelöst, z. B. den Empfang von Daten. Sie liegen in der Regel im JSON-Format vor und verwenden die Anforderungsmethode HTTP POST.

Die Plattform verwendet APIs, um diese Automatisierungen zu erleichtern und Daten zwischen den Anwendungen hin und her zu schieben. Zapier arbeitet mit Über 6.000 Anwendungen und enthält KI-Tools, mit denen Benutzer Automatisierungen - bei Zapier als "Zaps" bekannt - mithilfe natürlicher Sprache erstellen können.

In diesem Workflow wird Zapier verwendet, um Footageanfragen zwischen Monday.com und MASV-Portale.

MASV-Portale sind sichere File-Sharing-Hubs, die von MASV-Nutzern in unbegrenzter Zahl und kostenlos eingerichtet werden können. Portale ermöglichen es Ihren Uploadern, Material durch Ziehen und Ablegen der Dateien hochzuladen - auch wenn sie kein MASV-Konto haben.

Was ist MASV?

MASV ist eine sichere und automatisierte Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien in der Cloud, die entwickelt wurde, um schwere Mediendateien schnell weltweit zu übertragen und so schnelle Produktionspläne einzuhalten. Eines der herausragenden Merkmale ist ein MASV-Portalein Portal für Dateianfragen, um Inhalte von Drittanbietern wie Kunden oder beauftragten Teams zu sammeln.

Jeder, der Zugang zu einem Portal-Link hat, kann Filmmaterial hochladen, auch wenn er kein MASV-Konto hat. Dies macht es ideal für den Empfang von Medien von großen Crews, ohne dass jeder ein Login haben muss.

Was ist Monday.com?

Montag.com ermöglicht es Unternehmen, alle Arbeitsprozesse, Tools und Dateien in einem einzigen Betriebssystem zu zentralisieren und so eine unternehmensweite Datenkonsistenz zu schaffen, die über interaktive Dashboards angezeigt und nachverfolgt werden kann. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, praktisch jeden Unternehmens-Workflow anzupassen, von der Softwareentwicklung über Marketing und Vertrieb bis hin zu Aufgabenmanagement, Personalwesen, Betrieb und - in diesem Fall - Medienmanagement.

In diesem Workflow wird Monday.com als "Single Source of Truth" Backend-Datensatzzentrale für das Medienmanagement verwendet. Sie enthält wertvolle Informationen wie Projekt-IDs, Auftragsnamen, E-Mail-Adressen, Filmbeschreibungen, Daten und andere Metadaten.

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Vorteile des Monday.com-Zapier-MASV Workflows

Die meisten Videoeditoren und Postproduktionshäuser haben ein sehr ähnliches Problem: Sie müssen mit folgenden Komponenten arbeiten (und diese verwalten) große Mengen an Videoinhalten in einem kurzen Zeitrahmenohne dass der Inhalt fragmentiert wird oder in die Irre geht.

1. Wirkungsgrad

"Und das erfordert eine wirklich gute Effizienz in Bezug auf Workflow und Datenmanagement", erklärt Venberg. Er brauchte eine zentrale Datenquelle für sein gesamtes Rohmaterial und seine Projekte - eine, die es ihm außerdem ermöglichte, Anfragen zum Hochladen von Material schnell und mit möglichst wenig Dateneingabefehlern an Mitarbeiter am Drehort oder vor Ort weiterzugeben.

Der Workflow nutzt eine Kombination aus Webhooks und APIs, um am Tag nach jedem Dreh automatisch Erinnerungen an die Anforderung von Filmmaterial an die Dreharbeiten vor Ort zu senden. Die Erinnerungen enthalten vorausgefüllte Informationen des jeweiligen Projektkoordinators, um Fehler bei der zeitlichen Planung bestimmter Drehs zu vermeiden.

2. Fehlerreduzierung

Projekt-Metadaten und -Identifikatoren aus dem Monday.com Media Management Board werden automatisch in jedes MASV-Portal übertragen, wenn sie erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Metadaten des Portals mit der einzigen Quelle der Wahrheit übereinstimmen. Diese Daten sind im MASV-Portal auf schreibgeschützt gesetzt. Dies trägt dazu bei, Dateneingabefehler beim Hochladen von Filmmaterial zu vermeiden, die Projekte unnötig verzögern können.

"Wir haben MASV eingesetzt, um Daten von unseren freiberuflichen Fotografen mit möglichst wenig Fehlern und auf dem schnellsten Weg zu erhalten", erklärt Venberg, der sagt, dass der Workflow regelmäßig Hunderte von Anfragen und Portalen gleichzeitig bearbeitet. "Die Reduzierung von Fehlern trägt zur Effizienz bei."

3. Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit

Monday.com kümmert sich um die Medienverwaltung und Zapier automatisiert das Senden von Webhooks an die MASV-API (auf die wir weiter unten noch näher eingehen werden). MASV kümmert sich um das Ingest-Element dieses Medien-Workflows, indem es automatisch ein neues Portal für jede Footage-Anfrage erstellt.

Das alles geschieht in Sekundenschnelle und spart den Postproduktionsteams Zeit und Geld, da ein schneller Prozess sicherstellt, dass die Erinnerungsmails (und Uploads) nicht vergessen werden und keine Fehler enthalten.

Durch umfangreiche Anpassungen und Automatisierungen können Benutzer ihren Dateiübertragungs-Workflow auf die nächste Stufe heben. Sie können die MASV-API verwenden, um Dateien zu senden und zu empfangen, Verteilerlisten und Teams festzulegen und unbegrenzte Datenmengen zu übertragen, wobei die Datei- und Ordnerstrukturen vollkommen intakt bleiben.

"Wir wollten ein Tool, das einfach zu bedienen und schnell zu implementieren ist und das über Automatisierungen und Funktionen verfügt, die wir nutzen können, sobald es einsatzbereit ist", fügt Venberg hinzu, "denn einige der anderen Tools benötigten mehr Zeit für die Einrichtung. Und wir wollten unbedingt etwas Cloud-basiertes.

4. Verlässlichkeit

Venberg sagt, dass einer der Hauptgründe für den Einsatz von MASV in diesem Workflow einfach ist: Weil er sich auf die Plattform verlassen kann. Schließlich ist Zuverlässigkeit der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das gesamte benötigte Filmmaterial rechtzeitig und korrekt hochgeladen wird.

"MASV ist auch viel zuverlässiger als andere Lösungen", sagt er. "Vor allem der erste Upload, der bei anderen Lösungen fehleranfällig sein kann."

Die Monday.com-Zapier-MASV Arbeitsschritte

Der automatisierte Arbeitsablauf von Monday.com-Zapier-MASV zur Erinnerung an das Hochladen von Filmmaterial sieht folgendermaßen aus:

  1. Vor dem Dreh füllt der Koordinator ein Monday.com-Formular mit Angaben zur Crew aus.
  2. Am Tag nach dem Shooting sendet eine Automatisierung von Monday.com der Crew einen eindeutigen MASV-Portal-Link per E-Mail. Diese Aktion wird über einen Webhook in Zapier protokolliert.
  3. Zapier sendet seinen eigenen Webhook an die MASV-API, die personalisierte Portale für jedes Crew-Mitglied erstellt.
    • Um die Konsistenz zu gewährleisten, enthalten die Portalnamen die Projekt-ID und die Zeilen-ID.
  4. Filmer vor Ort können ihr Filmmaterial ganz einfach auf das MASV-Portal hochladen, ohne ein Konto zu haben. Das Filmmaterial wird vorübergehend in MASVs Sicherer Cloud-Speicher als Backup für entweder 10 Tage kostenlos oder länger (gegen Aufpreis).

Die Postbote Anwendung wurde auch verwendet, um einen API-Schlüssel zu generieren und die MASV-API und andere Elemente des Arbeitsablaufs zu testen, einschließlich der automatischen Erstellung von MASV-Portalen.

Ein flexibler Workflow, der leicht wiederverwendet werden kann

Venberg sagt, dass dieser Workflow auch für andere Probleme genutzt werden kann. Er könnte andere Arten von E-Mails oder Erinnerungen generieren und versenden, z. B. Arbeitsblätterdie die gleichen automatisch generierten Portale und vorausgefüllten Informationen von Monday.com enthalten. Die automatisierten E-Mails mit den Abruflisten müssten lediglich am Tag vor dem Dreh verschickt werden, wie es sich für die Verteilung von Abruflisten gehört, und nicht am Tag danach.

Es kann auch mit jedem anderen Projektmanagement-Tool oder -Programm wie Airtable oder sogar einer Tabellenkalkulation verwendet werden.

MASV hilft, automatisierte Arbeitsabläufe zu ermöglichen

MASV wurde entwickelt, um besonders schwere Dateien zu verarbeiten zuverlässig und sicherDamit ist sie die perfekte Ingest-Plattform für einen Workflow, der Übertragungsfehler reduzieren und die Produktivität sowohl des Post-Teams als auch der Kollegen vor Ort steigern soll.

MASV ist ein benutzerfreundlicher Service für die Übertragung großer Dateien, mit dem Dateien von bis zu 15 TB in die ganze Welt übertragen werden können, wenn eine Internetverbindung besteht. Er ist schneller, zuverlässiger und viel einfacher einzurichten und zu nutzen als so ziemlich jede andere Lösung für die Übertragung großer Dateien auf dem Markt.

Das bedeutet, dass es für alle Projektbeteiligten, vom Videoeditor bis zum Kameramann, einfach und leicht zu handhaben ist.

"Wir haben selten von unseren Uploadern gehört, dass sie technische Fehler hatten", erklärt Venberg.

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